O futuro das empresas que aderiram ao eSocial

O eSocial vai mais além do que apenas a prestação de informações on line. É a cultura organizacional da empresa e em especial o modo de se fazer Segurança e Saúde no Trabalho que terá de ser repensado

Com a proposta de unificar a prestação das informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, o eSocial chegou em 2014 com uma proposta bastante robusta. Enquanto algumas empresas já começaram a prestar atenção na novidade e a estruturar uma nova maneira de trabalhar e prestar informações ao fisco, outras, não deram muita importância ao assunto. Talvez até torcendo para que o novo formato `não vingasse’. Mas, apesar de alguns adiamentos e ajustes, o sistema está funcionando sejam elas para micros, pequenas, médias ou grandes empresas.

Primeiro é preciso entender que o eSocial não é um bicho de sete cabeças, e nem veio para burocratizar mais a relação corporativa com o governo. Muito pelo contrário, o eSocial serve como um canal direto para envio de dados à Receita, e assim agiliza a fiscalização sobre essas informações usadas para garantir os direitos trabalhistas e a transparência corporativa com o Fisco.

Segundo, é importante considerar que a tecnologia é a chave para resolver todas as pendências pertinentes ao sistema de escrituração digital. Isso porque o eSocial demanda muito o uso de plataformas de gestão de RH e rede, já que os relatórios, como o nome do programa diz, devem ser preenchidos e enviados de forma digitalizada, eliminando o uso do papel e estimulando a transformação digital nos ambientes organizacionais.

O que para muitas companhias acaba sendo um momento de mudanças drásticas em relação às áreas de TI, pois elas, em geral vivem sobrecarregadas com as demandas internas e sofrem com equipes enxutas precisarão se envolver ativamente nos processos de implantação dos sistemas fiscais, além de prestar suporte e monitoria a esses novos sistemas que não podem parar de funcionar, para não gerar atrasos na entrega dos documentos exigidos pelo governo, e que possuem datas específicas para serem entregues.

Sem falar das mudanças que ocorreram ao longo deste ano onde foi possível observar alguns problemas, o que era esperado devido à magnitude do projeto que visa adequar o programa à realidade das empresas aderentes, como aprimoramento dos layouts dos documentos, tipos de informações a serem preenchidas, e formato dos arquivos digitais a serem enviados, que hoje é XML, o mesmo da NF-e.

Afinal de contas, independente da quantidade de testes realizados, é quando a lei começa a vigorar que surgem gargalos e obstáculos não vistos antes, e mesmo com um período de avaliações mais abrangente para companhias de médio e pequeno porte, uma vez que a obrigatoriedade do eSocial atingirá todas as empresas privadas.

Tendo tudo isso em vista, é comum que as empresas tenham dúvidas sobre como devem se portar diante das demandas do programa. Mas o fato é que o eSocial veio para ficar, e ao longo dos próximos anos só deve aumentar a vigilância do Governo sobre as informações trabalhistas das companhias brasileiras.

Ou seja, não há para onde correr, e para aqueles que pensam que podem maquiar o envio dos dados, com poucos detalhes ou informações faltando, atrasar as entregas dos relatórios ou mesmo não enviá-los, as consequências podem ser devastadoras para os negócios, especialmente no que diz respeito à Segurança e Medicina do Trabalho (que tem data programada do início de envio das informações a partir de Janeiro de 2019 para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões), e cotas para pessoas com deficiência, que podem gerar multas salgadas caso as novas regulações não sejam atendidas.

Para ajudar os gestores que ainda têm dúvidas sobre a melhor forma de garantir que não haja falhas, e nem atrasos na entrega das informações do eSocial, seguem abaixo três passos simples que podem ser aplicados em empresas de todos os tamanhos:

Automatize

Programar os processos de recolhimento e preenchimento dos dados trabalhistas, por meio de plataformas de gestão capazes de suportar toda a demanda do eSocial, elimina a intervenção humana, evita erros, aumenta a agilidade, e assim evita surpresas desagradáveis no final de cada período fiscal.

A mudança cultural de processos

Conhecer prazos, regras do eSocial e a própria legislação trabalhista e previdenciária, é fundamental para que as empresas tenham sucesso na implementação do eSocial.

No caso dos escritórios de contabilidade, é importe a criação de prazos internos. Se o prazo do envio da admissão é de até um dia antes do início da atividade do trabalhador, o ideal é que esta informação chegue ao escritório com no minuto uma semana de antecedência. Desta forma será possível prevê possível problemas e resolvê-los em tempo hábil.

É necessário planejamento, organização e comunicação entre os setores da empresa, pois as informações enviadas ao eSocial é de alguma forma responsabilidade de todos.

Se a empresa tem possibilidade de ter um apoio jurídico, vale o investimento para evitar multas, penalidades fiscais e até mesmo ações trabalhistas.

Se não há esta possibilidade, a internet é uma boa fonte de informação se usada com controle e bom senso, sempre verificando a confiabilidade das informações.

Organize toda a documentação

A transmissão de informações sobre os funcionários para o eSocial exige extremo cuidado do operador. Uma vez que o sistema é integrado com a base de dados da Receita Federal, da Caixa Econômica Federal, do Ministério do Trabalho e da Previdência Social, qualquer incorreção no lançamento ou ausência de informações adequadas não serão aceitas pelo sistema.

Sabendo disso, é fundamental, antes do início do cadastramento no sistema, que se faça uma organização geral de toda a papelada referente aos funcionários como contrato de trabalho, atestados médicos, cópias de documentos, banco de horas, cartão de ponto, enfim, tudo que estiver associado a ele.

Feito isto, designe alguém ou alguma equipe, considerando a quantidade de funcionários que a sua empresa possui e o grau de complexidade do trabalho em função disso, para verificar os dados já obtidos. Trata-se de uma tarefa analítica, que envolve concentração e manuseio de documentos, é necessário ser criterioso na definição do(s) colaborador(es) a quem a tarefa será delegada. Finalizada esta parte, metade do processo de implementação já terá sido concluído (e bastante espaço físico terá sido liberado).

Você também pode terceirizar uma parte do serviço.

Profissionalize e capacite

A mão de obra envolvida nos processos de eSocial, uma vez que este programa irá substituir o envio de impostos, como a DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte), precisa ter bom entendimento sobre o sistema do governo e as tecnologias utilizadas para atender todas as especificidades requeridas pela Receita Federal, que somam cerca de 45 layouts que precisam ser preenchidos.

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Conteúdo por Jornal Contábil – referência bibliográfica a artigos do executivo Alexandre Muniz – Head de Soluções HCM na Cast group