O que é CAEPF e para que serve essa obrigatoriedade?

Desde o dia 15 de janeiro de 2019 entrou em vigor uma nova obrigação para os contribuintes brasileiros: o CAEPF. Porém, você sabe o que é o CAEPF e para que ele serve? Se a sua resposta foi negativa, não se assuste: estamos aqui para contar todos os detalhes para você.

Felizmente, a nova obrigação é uma substituição à uma obrigatoriedade já existente e não apenas uma adição à lista já extensa de documentos que contribuintes e empresas precisam entregar ao governo. Saiba agora o que fazer para manter a sua situação regularizada e não incorrer em nenhum tipo de multa ou taxa administrativa.

O que é o CAEPF?

CAEPF é uma sigla para Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física. Essa nova obrigação chega para substituir o CEI (Cadastro Específico do INSS). O principal objetivo desse novo documento é permitir a coleta, a identificação, a gestão e o acesso aos dados cadastrais relacionados a todas as atividades de um grupo de contribuintes.

As suas diretrizes foram formuladas em 2018 e divulgadas por meio da Instrução Normativa RFB 1.828 de 10 de setembro de 2018. De acordo com o texto, são cinco os grupos de pessoas físicas que estão obrigados a emitir esse documento desde o dia 15 de janeiro de 2019.

• O contribuinte que tiver pelo menos um funcionário prestando serviço para ele; médicos e dentistas também se enquadram nesse item.
• Os proprietários de cartórios; nesse caso, a inscrição no CAEPF deve ser feita em nome do proprietário.
• As pessoas físicas que adquirem produção rural para venda; fique atento pois essa regra não se aplica, necessariamente, somente aos produtores rurais.
• Ao produtor rural contribuinte individual.
• Aos segurados especiais, conforme a Lei 8.212 de 1991.

Como fazer a sua inscrição no CAEPF?

Se você conferiu a lista acima e se enquadra em qualquer uma dessas categorias, então é preciso fazer a sua inscrição no CAEPF. Para isso, acesse o site da Receita Federal e o portal e-CAC. Outra opção é fazer o seu cadastro pessoalmente, diretamente nas unidades de atendimento da Receita Federal.

Note que, com a chegada do CAEPF o CEI deixou de ter validade. Portanto, caso o contribuinte ainda não tenha se regularizado, então é preciso fazer essa inscrição em até 30 dias após o início do exercício de uma atividade econômica remunerada.

E não é só isso: é possível que um mesmo contribuinte tenha mais de uma inscrição junto ao CAEPF. Isso se aplica àqueles produtores rurais que possuam mais de uma propriedade rural. Nesse caso, para cada fazenda deve haver uma inscrição distinta. O mesmo se aplica àqueles que têm mais de um estabelecimento comercial em áreas urbanas: deve haver uma inscrição para cada um.

Esse detalhe é importante e costuma passar batido, portanto redobre a atenção nesses casos.

Se você precisar, é possível alterar os registros, incluindo ou excluindo informações. Tudo isso pode ser feito diretamente nos mesmos locais: site da Receita Federal, portal e-CAC ou pessoalmente em uma unidade de atendimento da Receita Federal.

Vale lembrar ainda que desde outubro de 2018 as informações referentes ao CAEPF integram o evento S-1005 – Tabela de Estabelecimentos, Obras ou Unidades de Órgãos Públicos do eSocial.

Instrução Normativa RFB 1.828 de 10 de setembro de 2018

O SECRETÁRIO DA RECEITA FEDERAL DO BRASIL, no uso da atribuição que lhe confere o inciso III do art. 327 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil, aprovado pela Portaria MF nº 430, de 9 de outubro de 2017, e tendo em vista o disposto na Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991, resolve:

Art. 1º O Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF) será administrado em conformidade com o disposto nesta Instrução Normativa.

Art. 2º O CAEPF é o cadastro da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) com informações das atividades econômicas exercidas pela pessoa física, quando dispensadas de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

CAPÍTULO I

DOS ATOS PRATICADOS NO ÂMBITO DO CAEPF

Art. 3º No âmbito do CAEPF são praticados os seguintes atos:

I – inscrição;

II – alteração de dados cadastrais;

III – paralisação;

IV – suspensão;

V – cancelamento;

VI – baixa;

VII – declaração de nulidade; e

VIII – restabelecimento.

Parágrafo único. No âmbito do CAEPF, os atos podem ser praticados pela pessoa física ou de ofício, pela RFB, à exceção dos relacionados nos incisos IV, VII e VIII do caput, que somente serão praticados de ofício.

CAPÍTULO II

DA INSCRIÇÃO

Seção I Da Obrigatoriedade de Inscrição

Art. 4º Estão obrigadas a inscrever-se no CAEPF as pessoas físicas que exercem atividade econômica como:

I – contribuinte individual, observado o disposto na Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991, e na Instrução Normativa RFB nº 971, de 13 de novembro de 2009:

• a) que possua segurado que lhe preste serviço;
• b) produtor rural cuja atividade constitua fato gerador da contribuição previdenciária;
• c) titular de cartório, caso em que a matrícula será emitida no nome do titular, ainda que a respectiva serventia seja registrada no CNPJ; e
• d) pessoa física não produtor rural que adquire produção rural para venda, no varejo, a consumidor pessoa física, nos termos do inciso II do § 7º do art. 200 do Decreto nº 3.048, de 6 de maio de 1999 – Regulamento da Previdência Social (RPS);

II – segurado especial; e

III – equiparado à empresa desobrigado da inscrição no CNPJ e que não se enquadre nos incisos I e II.

Art. 5º A inscrição no CAEPF será efetuada da seguinte forma:

I – pela pessoa física:

• a) no portal do Centro Virtual de Atendimento (e-CAC); ou
• b) nas unidades de atendimento da RFB, independente da jurisdição; e

II – de ofício, por decisão administrativa ou por determinação judicial.

• 1º A inscrição no CAEPF a que se refere o inciso I deverá ser efetuada no prazo de 30 (trinta) dias, contado do início da atividade econômica exercida pela pessoa física.
• 2º Na hipótese prevista na alínea “a” do inciso I do caput, o acesso poderá ser feito por meio do portal do Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
• 3º A inscrição realizada conforme disposto no inciso II do caput será comunicada à pessoa física interessada.

Seção II Da Inscrição do Produtor Rural Pessoa Física e Segurado Especial

Art. 6º Para efeitos do disposto nesta Instrução Normativa, considera-se segurado especial o definido na Lei nº 8.212, de 1990.

Art. 7º Deverá ser emitida uma inscrição para cada propriedade rural de um mesmo produtor, ainda que situadas no âmbito do mesmo município.

• 1º O escritório administrativo de empregador rural pessoa física, que presta serviços somente à propriedade rural do empregador, deverá utilizar a mesma inscrição vinculada à propriedade rural para registrar os empregados.
• 2º Deverá ser atribuída uma inscrição para cada contrato com produtor rural, parceiro, meeiro, arrendatário ou comodatário, independente da inscrição do proprietário.

Seção III Da Comprovação da Inscrição e Situação Cadastral

Art. 8º A comprovação da inscrição e situação cadastral no CAEPF será feita mediante:

I – “Comprovante de Inscrição no CAEPF”, impresso por meio do portal do e-CAC; ou

II – “Comprovante de Situação Cadastral no CAEPF”, impresso por meio do portal do e-CAC ou do sítio da RFB.

Parágrafo único. Os comprovantes previstos nos incisos I e II do caput:

I – poderão ser emitidos por meio do aplicativo “APP Pessoa Física” para dispositivos móveis;

II – serão emitidos conforme os modelos constantes dos Anexos I e II desta Instrução Normativa; e

III – somente produzirão efeitos mediante confirmação de autenticidade no sítio da RFB na Internet.

Seção IV Da Quantidade de Inscrições

Art. 9º A pessoa física poderá ter mais de uma inscrição no CAEPF.

• 1º No caso de atividade de natureza rural, a pessoa física obrigada à inscrição no CAEPF deverá gerar uma inscrição para cada imóvel rural em que exerça atividade econômica.
• 2º No caso de atividade de natureza urbana, a pessoa física obrigada à inscrição no CAEPF deverá gerar uma inscrição para cada estabelecimento em que exerça atividade econômica, desde que mantenha empregado vinculado a cada um deles.
• 3º A pessoa física, na condição de segurado especial, poderá efetuar mais de uma inscrição no CAEPF, desde que a área total dos imóveis rurais inscritos não seja superior a 4 (quatro) módulos fiscais.

Art. 10. Para cada inscrição no CAEPF, será admitida a vinculação de apenas um número no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF).

Art. 11. A inscrição no CAEPF pode ter mais de um código da Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE) vinculado, sem prejuízo do disposto nos §§ 1º e 2º do art. 9º.

Parágrafo único. No caso de haver inclusão ou alteração de código na CNAE, a inscrição no CAEPF deve ser alterada.

CAPÍTULO III

DA ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS

Art. 12. A alteração de dados cadastrais no CAEPF será efetuada:

I – pela pessoa física:

• a) no portal do e-CAC; ou
• b) nas unidades de atendimento da RFB, independente da jurisdição; e

II – de ofício, por decisão administrativa ou por determinação judicial.

• 1º Na hipótese prevista na alínea “a” do inciso I do caput, o acesso poderá ser feito por meio do portal do eSocial.
• 2º A alteração de dados cadastrais realizada conforme o disposto no inciso II do caput será comunicada à pessoa física interessada.
• 3º Fica dispensada a apresentação de documentos que comprovem a alteração de endereço.

CAPÍTULO IV

DA SUSPENSÃO DA INSCRIÇÃO

Art. 13. A suspensão da inscrição no CAEPF será realizada pela RFB quando houver inconsistência cadastral.

Parágrafo único. A informação da suspensão será disponibilizada para a pessoa física por meio da consulta ao:

I – “Comprovante de Inscrição no CAEPF”, acessado por meio do portal do e-CAC ou pelo aplicativo “APP Pessoa Física” para dispositivos móveis; e

II – “Comprovante de Situação Cadastral no CAEPF”, acessado por meio do portal do e-CAC ou do sítio da RFB na Internet ou pelo aplicativo “APP Pessoa Física” para dispositivos móveis.

CAPÍTULO V

DA PARALISAÇÃO DA INSCRIÇÃO

Art. 14. A inscrição no CAEPF será enquadrada na situação paralisada a partir do momento em que a pessoa física informar à RFB que houve a interrupção temporária de sua atividade econômica.

Parágrafo único. A inscrição retornará à situação ativa a partir do momento em que a pessoa física informar à RFB que houve o reinício do exercício da atividade econômica.

Art. 15. A paralisação da inscrição no CAEPF poderá ser efetuada pela pessoa física:

I – no portal do e-CAC; ou

II – nas unidades de atendimento da RFB, independente da jurisdição.

Parágrafo único. Na hipótese prevista no inciso I do caput, o acesso poderá ser feito por meio do portal do eSocial.

CAPÍTULO VI

DA BAIXA DA INSCRIÇÃO

Art. 16. A inscrição no CAEPF será baixada:

I – a pedido:

• a) no encerramento da atividade;
• b) na ocorrência de venda da propriedade rural à qual a inscrição esteja vinculada, observado o disposto no § 3º; ou
• c) por falecimento do responsável, observado o disposto no § 4º; e

II – de ofício, por decisão administrativa ou por determinação judicial.

• 1º A baixa da inscrição no CAEPF a que se refere o inciso I do caput poderá ser efetuada:

I – no portal do e-CAC; ou

II – nas unidades de atendimento da RFB, independente da jurisdição.

• 2º Na hipótese prevista no inciso I do § 1º, o acesso poderá ser feito por meio do portal do eSocial.
• 3º Na hipótese prevista na alínea “b” do inciso I do caput, o adquirente deverá providenciar outra inscrição no CAEPF vinculada à propriedade adquirida, caso exerça atividade econômica.
• 4º Na hipótese de sucessão por herança, o herdeiro deverá providenciar nova inscrição no CAEPF, caso exerça atividade econômica.
• 5º A baixa realizada conforme o disposto no inciso II do caput será comunicada à pessoa física interessada.

CAPÍTULO VII

DO CANCELAMENTO DA INSCRIÇÃO

Art. 17. O cancelamento da inscrição ocorrerá:

I – quando for verificada a existência de erro; ou

II – no caso de multiplicidade de inscrições no CAEPF não prevista no art. 9º.

• 1º O cancelamento poderá ocorrer:

I – a pedido da pessoa física, nas unidades de atendimento da RFB; ou

II – de ofício, por decisão administrativa ou por determinação judicial.

• 2º No caso de cancelamento de CPF vinculado a inscrição no CAEPF, esta será cancelada de ofício.
• 3º No caso de multiplicidade de inscrições no CAEPF a que se refere o inciso II do caput, a RFB elegerá a inscrição no CAEPF a ser mantida ativa e cancelará as demais.

CAPÍTULO VIII

DA DECLARAÇÃO DE NULIDADE DA INSCRIÇÃO

Art. 18. Será declarada nula, pela RFB, a inscrição no CAEPF quando:

I – realizada com fraude; ou

II – houver sido declarada nula a inscrição da pessoa física no CPF.

• 1º A declaração de nulidade da inscrição no CAEPF será realizada pelo titular da unidade da RFB que constatar a fraude, por meio de Ato Declaratório Executivo (ADE), publicado no sítio da RFB na Internet, que indicará o motivo da nulidade.
• 2º A declaração de nulidade da inscrição no CAEPF produzirá efeitos retroativos à data de inscrição.
• 3º No caso de multiplicidade de inscrições fraudulentas para a mesma pessoa física, ficarão elas vinculadas à inscrição legítima, desde que comprovado, em processo administrativo em que se assegure o contraditório e a ampla defesa, que a pessoa tinha ciência da fraude e dela se aproveitou.
• 4º Constatada a fraude ao final do processo administrativo, o fato deverá ser comunicado aos órgãos responsáveis pela persecução penal.

CAPÍTULO IX

DO RESTABELECIMENTO DA INSCRIÇÃO

Art. 19. O restabelecimento da inscrição no CAEPF é o ato praticado pela RFB, para reverter a baixa, o cancelamento ou a nulidade da inscrição por erro, decisão judicial ou administrativa.

CAPÍTULO X

DA SITUAÇÃO CADASTRAL

Art. 20. A inscrição no CAEPF será enquadrada, quanto à situação cadastral, como:

I – ativa;

II – paralisada;

III – suspensa;

IV – baixada;

V – cancelada; ou

VI – nula.

Parágrafo único. Será enquadrada na situação cadastral ativa, a inscrição no CAEPF que não se enquadre nas situações previstas nos incisos II a VI do caput.

Art. 21. A regularidade da situação cadastral do CAEPF independe da regularidade dos pagamentos dos tributos administrados pela RFB.

CAPÍTULO XI

DA PESQUISA AO NÚMERO DE INSCRIÇÃO

Art. 22. O número de inscrição no CAEPF poderá ser consultado no portal do e-CAC.

Parágrafo único. A informação sobre o número de inscrição no CAEPF também poderá ser obtida em uma unidade de atendimento da RFB pelo titular da inscrição ou por seu representante legal ou procurador.

CAPÍTULO XII

DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS

Art. 23. No período de 1º de outubro de 2018 a 14 de janeiro de 2019 o Cadastro Específico do INSS (CEI) coexistirá com o CAEPF.

Parágrafo único. No período referido no caput, a inscrição no CAEPF será facultativa.

CAPÍTULO XIII

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 24. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação no Diário Oficial da União e produz efeitos a partir de 1º de outubro de 2018.

JORGE ANTONIO DEHER RACHID

Parceiro Sage