Trabalhar com escritórios contábeis envolve alguns pontos que[restrict], se entendidos corretamente, podem fazer com que toda a atividade do setor se desenvolva de maneira mais eficaz, levando a resultados cada vez melhores.
Esses são pressupostos básicos que você precisa considerar. Afinal, boas práticas de gestão e o uso das tecnologias corretas podem funcionar como verdadeiros diferenciais para que o seu escritório seja bem-sucedido no mercado.
A seguir, confira o que é preciso para garantir que o seu escritório contábil tenha sucesso na área:
1. Trabalhar com segmentação
Como fazer para diferenciar os serviços de seu escritório dos prestados pela concorrência? É simples: basta segmentar — ou seja, ocupar um espaço específico no mercado e se concentrar em aperfeiçoar sua atuação dentro dele.
Hoje, podemos dizer que existem dois tipos de escritórios: os especialistas e os generalistas. As pessoas preferem os especialistas, pois sabem que profissionais especializados têm maiores conhecimentos sobre determinado assunto. Pense bem: você prefere levar seu carro a um profissional especializado ou a um mecânico qualquer?
Segmente sua atuação e invista para que seu escritório ofereça serviços qualificados e atualizados. Para isso, basta encontrar um nicho de mercado em que sua equipe tenha melhores condições para desenvolver seu trabalho e se certificar de que existem clientes interessados nesse serviço.
A segmentação é uma estratégia interessante para que o escritório tenha destaque ao oferecer serviços mais aprofundados e eficientes, dando aos clientes a possibilidade de ter soluções mais precisas para suas necessidades.
2. Valorizar a qualificação da equipe
Independentemente do tipo de segmentação escolhido ou até mesmo se seu escritório atua de maneira generalista, é preciso investir na qualificação dos profissionais envolvidos com a atividade. Tanto a estrutura interna quanto a equipe precisam estar preparados para oferecer o melhor serviço possível para os clientes.
Então, você deve valorizar soluções como treinamentos e capacitação para que os seus colaboradores tenham condições de alcançar os resultados desejados. Além disso, estar em dia com as informações de mercado é essencial para manter a equipe funcionando em alto nível.
Uma dica é criar campanhas de incentivos para metas atingidas. Isso ajuda muito a estimular a produtividade dos seus colaboradores e mantê-los sempre atualizados.
Quando os escritórios contábeis trabalham de maneira segmentada, por exemplo, seus colaboradores precisam ter a capacidade de atuar como verdadeiros especialistas no segmento escolhido.
Assim, sempre que o cliente tiver alguma dúvida ou quando surgir um novo prospect, os profissionais do seu escritório poderão demonstrar competência para resolver seus problemas. Por isso, não deixe de investir no aperfeiçoamento constante de sua equipe.
3. Prestar atendimento de qualidade
Não basta apenas estar preparado para satisfazer as necessidades da clientela. Um bom atendimento se sustenta em oferecer algo mais. É preciso ter a organização necessária para se antecipar a situações que exijam envolvimento maior tanto do cliente quanto da equipe. Cabe a você facilitar esse processo.
Assim, você consegue mostrar ao seu cliente que os interesses dele são prioridades para seu escritório. Isso garante fidelidade e maiores possibilidades de indicações.
Outro ponto fundamental em relação ao atendimento é a transparência. Procure facilitar o entendimento do cliente em relação a temas burocráticos, envolvendo suas obrigações. Isso, além de ser um importante suporte para sua equipe, também serve para mostrar ao cliente que você tem conhecimento de causa, justificando o investimento realizado por ele.
Não deixe de disponibilizar vários canais de comunicação. É importante que, diante de qualquer situação, o seu cliente perceba que pode contar com seu escritório. Para isso, ofereça mais de uma opção de contato, como e-mail, telefone e chat online.
Mantendo uma equipe treinada para responder e ajudar a solucionar problemas em tempo hábil, você mostra que está sempre pronto para resolver qualquer situação. Essa é uma boa maneira para ganhar a confiança do cliente, fazendo com que ele se sinta seguro em relação ao seu escritório.
4. Oferecer consultoria financeira
Uma forma de aperfeiçoar seus serviços é oferecendo consultoria financeira para seu cliente. Quando você faz isso, ajuda a empresa a obter benefícios e melhorar sua imagem diante do mercado. Consequentemente, é o seu escritório quem lucra com isso.
Como esse tipo de consultoria é algo que não está sempre inserido nos serviços prestados por um escritório, ela surge como um verdadeiro diferencial que pode fazer com que você conquiste muitos e qualificados clientes para o seu negócio.
Pense que seu escritório pode ganhar espaço no mercado ao ser reconhecido como um importante aliado das empresas nas tomadas de decisão. Gestores, independentemente do porte da empresa, costumam valorizar o conhecimento de mercado de profissionais contábeis, por estar aliado a uma visão ampla do funcionamento da parte burocrática de um empreendimento. Assim, quando você oferece essa parceria, a tendência é que eles vejam isso como um investimento do ponto de vista estratégico da organização.
Dessa forma, não deixe de preparar parte de sua equipe para atuar nessa função. Invista em treinamentos e, se possível, em novas contratações para reforçar esse setor.
5. Ter a tecnologia como uma aliada
É muito pouco provável que qualquer empresa consiga garantir maior eficiência nos seus serviços prestados e capacidade para superar a concorrência sem contar com o auxílio de recursos tecnológicos de qualidade.
É assim também quando se trata de escritórios contábeis. Ver a tecnologia como uma aliada permite acompanhar as novas tendências do mercado (acredite, elas surgem mais rapidamente do que se imagina) e aperfeiçoar seus procedimentos internos, algo importante para que a atividade profissional seja eficiente. Do contrário, cada etapa que faz parte desses procedimentos tende a se tornar mais lenta e desorganizada.
Grande parte dos escritórios contábeis já conta com sistemas modernos em seu dia a dia. Isso significa que ter a tecnologia como aliada deixou de ser um diferencial e se tornou uma verdadeira obrigação. Considerando as diversas opções presentes no mercado, é hora de pensar em como usar esse tipo de ferramenta da maneira mais correta.
Por isso, não abra mão de investir num software de gestão contábil realmente eficiente, capaz de fazer a organização de todos os documentos de maneira eletrônica, para garantir o aumento da produtividade da equipe.[/restrict]