Obrigações acessórias: o que são e qual a importância?

As obrigações acessórias variam conforme o regime tributário da empresa. No Brasil, há 3 tipos de regime tributário, a saber: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional. Esse regime pode ser alterado a cada novo ano.

Além das acessórias, existem as obrigações principais. Quem define as regras sobre essas obrigações é o Código Tributário Nacional. A obrigação principal consiste no pagamento em si do tributo (imposto, contribuição, taxa). Quanto à obrigação acessória, abordaremos melhor o assunto neste post. Leia e acompanhe!

O que são obrigações acessórias

As obrigações acessórias são, na verdade, um dever administrativo cuja finalidade é gerenciar o cumprimento da obrigação tributária que o tributo exige, fornecendo aos órgãos fiscalizadores informações que confirmem o pagamento da obrigações principais. Emitir notas fiscais, por exemplo, é uma obrigação acessória.

Desse modo, elas são necessárias para apurar, fiscalizar e arrecadar tributos. Mesmo que uma empresa esteja dispensada da obrigação principal, ela nunca estará livre de cumprir a obrigação acessória.

A importância do planejamento e da assessoria

Atualmente, as declarações são enviadas pela internet e os governos federais, estaduais e municipais recebem diariamente uma quantidade muito elevada de informações sociais e financeiras de todos os ramos da economia. Essas informações são cruzadas pelos órgãos competentes a fim de confirmar a regularidade das declarações.

Dessa forma, identificar falhas tributárias tornou-se muito mais fácil e as possibilidades de enganar a Receita Federal e a Secretaria da Fazenda reduziram drasticamente.

Por isso, a empresa que não deseja ter conflitos com o fisco precisa realizar um planejamento tributário eficiente. Como o gestor nem sempre é tão especializado no assunto e nem sempre conta com profissionais efetivamente capacitados para efetuar esse controle, recomenda-se a contratação dos serviços de uma empresa especializada em planejamento tributário para organizar e gerenciar os aspectos contábeis e fiscais do negócio.

Fazendo assim, a empresa evita altos custos com multas ou retificação de erros, gerando mais economia e otimizando os lucros. Mantendo sempre um bom relacionamento com os órgãos fiscalizadores, a empresa consegue se manter competitiva mesmo em épocas de crise e perante uma concorrência elevada.

As obrigações acessórias do Lucro Real

Toda empresa que adota o Lucro Real deve cumprir as seguintes obrigações acessórias:

As obrigações acessórias mensais

A DES (Declaração Eletrônica de Serviços) tem natureza municipal e é específica para empresas prestadoras de serviços. Sua finalidade é declarar à Receita Federal os serviços que foram prestados à empresa durante o mês.

A GIA (Guia de Informação e Apuração do ICMS) é uma declaração de natureza estadual relacionada às operações que se ajustam ao regime de substituição tributária do ICMS (ST-ICMS). O prazo para da GIA varia conforme o último dígito da inscrição estadual da empresa.

O SINTEGRA (Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) é uma obrigação estadual destinada a empresas que recolhem ICMS e fazem uso do PED (Pagamento Eletrônico de Dados) para emitir documentação fiscal e/ou escriturar os Livros Fiscais. Também é válida para contribuintes que utilizam ECF (Emissor de Cupom Fiscal). Mas, depois que a EFD ICMS/IPI foi implantada, o SINTEGRA tem sido menos utilizado. Prazo para entrega: até o dia 15 do mês seguinte ao da apuração.

A EFD ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital ICMS/IPI) é uma obrigação acessória de natureza estadual que compõe o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) em substituição à escrituração dos livros em papel. A empresa que envia essa declaração não precisa enviar o SINTEGRA a não ser em situações de regime especial. Prazo de entrega: até o dia 25 do mês seguinte ao da apuração.

A DCTF (Declaração de Débitos Tributários Federais) é de natureza federal e registra informações relacionadas a tributos como IRPJ, IRRF, IPI, CSLL. Prazo para entrega: até o 15] dia útil do segundo mês após o mês em que os tributos foram cobrados.

A EFD Contribuições (Escrituração Fiscal Digital Contribuições) é uma obrigação relativa ao SPED que deve ser enviada pela empresa na escrituração da contribuição ao PIS/PASEP e COFINS. Também é enviada na escrituração eletrônica da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (indústria, comércio e serviços) em relação ao CNAE, atividades, serviços, produtos (NCM). Prazo para entrega: até o 10º útil do segundo mês seguinte ao mês em que foi referida a escrituração.

O SEFIP/GEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) é uma declaração enviada digitalmente com informações trabalhistas, previdenciárias e relacionadas ao FGTS. A GFIP é gerada de forma automática quando se envia o SEFIP. Prazo para entrega: até o dia 7 de cada mês. A GPS (Guia da Previdência Social) também é gerada durante o envio do SEFIP e é usada para recolher o INSS dos funcionários. Prazo para pagamento: até o dia 20 de cada mês.

O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) é uma declaração digital que possui informações sobre admissões/demissões de empregados que estão registrados sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). É usada por programas sociais como o Programa Seguro-Desemprego. Prazo para entrega: até o 7º dia do mês seguinte ao do mês em que houve admissões/demissões.

As obrigações acessórias anuais

A ECD (Escrituração Contábil Digital) é uma obrigação de competência da União que integra o SPED cuja finalidade é substituir a escrituração de papel pela escrituração eletrônica dos seguintes livros: Livro Diário e seus auxiliares; Livro Razão e seus auxiliares; Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento. Prazo para entrega: até o último dia útil do mês de maio do ano subsequente ao ano-calendário a que se faz referência.

A ECF (Escrituração Contábil Fiscal) também é da competência da União e substitui a DIPJ desde 2014. Ela fornece informações sobre operações que interferem na base de cálculo e no valor devido do IRPJ e da CSLL. Prazo para entrega: até o último dia útil do mês de junho do ano que segue ao ano-calendário pertinente.

A DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retida na Fonte) informa à Receita Federal as retenções de impostos incidentes nos pagamentos e recebimentos da empresa. Prazo para entrega: até o último dia útil do mês de fevereiro de cada ano.

A RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) é a declaração que permite ao governo controlar as atividades trabalhistas no Brasil e identificar o trabalhador com direito ao PIS/PASEP. Prazo para entrega: até o começo do mês de cada ano.

A DIRPF (Declaração do Imposto de Renda Pessoa Física) é uma declaração dos sócios da empresa que deve ou não ser enviada, dependendo se os sócios se encaixam ou não nela. Prazo para envio: até o último dia útil do mês de abril.

Os livros comerciais e fiscais

Pertencem ao Lucro Real:

• Livro Diário;
• Livro Razão;
• Livro Caixa;
• Livro de Registro de Duplicatas;
• Livro Registro de Entradas;
• Livro Registro de Inventário;
• Livro para Registro Permanente de Estoques;
• Livro de Movimentação de Combustíveis;
• Livro de Apuração do Lucro Real (LALUR).

As obrigações acessórias do Lucro Presumido e do Simples Nacional

As empresas do Lucro Presumido trazem as mesmas obrigações acessórias mensais e anuais das empresas do Lucro Real, menos o LALUR.

A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Diferenciação (DEsTDA) é relativa ao ICMS, sendo obrigatória somente para as empresas do Simples Nacional desde 2016.

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