As empresas brasileiras sempre foram submetidas a uma série de obrigações legais e isso traz grande burocracia para os seus processos internos. Afinal, a legislação é muito extensa e, por vezes, também pode ser confusa e lacunosa. Periodicamente, vários documentos, informações e dados devem ser repassados para os órgãos de fiscalização.
Contudo, a forma de realizar essas obrigações sempre despertou muitas dúvidas e a necessidade de gerar esforços extras para cumprir com os prazos do Governo. Para resolver essa situação, o Decreto 8373/2014 criou o eSocial.
Neste post vamos falar sobre essa nova sistemática de trabalho criada pelo Governo e como ela impacta no cumprimento das obrigações trabalhistas pelas empresas brasileiras. Vamos conferir?
A regularidade jurídica é algo essencial para a saúde financeira das empresas. Afinal, ao atuar de maneira irregular elas ficam sujeitas a uma série de penalidades pecuniárias.
Já do ponto de vista do fisco, a grande informalidade das organizações impede a realização de uma fiscalização eficaz — o que, consequentemente, impacta negativamente na arrecadação tributária.
Além disso, os próprios trabalhadores também sofrem prejuízos com as irregularidades no fornecimento de informações pelas empresas, pois isso dificulta a comprovação dos seus direitos trabalhistas.
Visando solucionar esses problemas, o Governo Federal criou o eSocial, uma ferramenta eletrônica capaz de unificar a prestação de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas pelas empresas.
Por meio da construção coletiva e do compartilhamento das mais importantes informações empresariais, o eSocial visa conferir autonomia no tratamento e no uso dos dadosno limite das atribuições e competências de cada entidade participante.
Ele padroniza e facilita a transmissão, a forma de validação, o armazenamento e a distribuição de todos os dados relativos às obrigações trabalhistas, tributárias e previdenciárias a que estão submetidas as relações onerosas de trabalho. Essas informações serão organizadas em um cadastro único, denominado Ambiente Nacional do eSocial.
Como já foi dito, o eSocial foi criado com a finalidade de conferir padronização aos dados repassados pelas empresas e de otimizar a transmissão, o armazenamento, a distribuição e a validação das informações trabalhistas, tributárias e previdenciárias dessas organizações.
As informações podem se referir a relações regidas pela CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) ou não, como é o caso das relativas a segurados especiais, trabalhadores cooperados, demais prestadores de serviço e até mesmo estagiários, regidos pela Lei 11.788/08. Neste sentido, é muito importante traçar uma estratégia de adequação às exigências do eSocial para cumprir com seu cronograma.
Por meio do ambiente nacional do eSocial, as informações deverão ser registradas apenas uma vez, assim que ocorrerem. Com isso, haverá mais segurança no armazenamento e mais flexibilidade e simplicidade no seu envio e posterior ratificação pelos entes.
Quanto à forma de monitoramento eletrônico das informações, o sistema exige o registro de todos os eventos ocorridos no dia a dia dos empregados por um sistema na rede mundial de computadores. Assim, não há a instalação de nenhum programa nas máquinas da empresa, pois os dados são transmitidos por meio da página do eSocial na internet.
A escrituração unificada das informações legais, dentre elas, as obrigações trabalhistas, trará vários benefícios para as empresas.
Se antes da implementação desse novo sistema elas eram obrigadas a processar uma série de documentos e enviá-los aos mais diversos órgãos de fiscalização — como o MTE, a Caixa Econômica e o INSS —, agora basta um só envio, um único cadastramento e pronto. Estão em dia com as obrigações legais.
O eSocial veio para racionalizar os processos. Ele exige que os dados sejam inseridos apenas uma vez e que seja gerada uma única guia. Assim, essas informações serão compartilhadas virtualmente entre os entes consorciados.
Essa nova ferramenta eletrônica vai substituir diversos documentos, como o CAT (Comunicado de Acidente de Trabalho), o PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário), a Comunicação do Seguro-Desemprego, o GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS), a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) e vários outros.
Após implantado, o eSocial trará relevantes modificações nos procedimentos do setor de RH. Se antes os prazos de envio eram mais largos, agora a obrigatoriedade de cadastramento é instantânea, e pode dar margem a multa em caso de falta do cumprimento da declaração.
Em contrapartida, a empresa enviará uma única vez um evento ao ambiente nacional do eSocial, e caberá aos órgãos fiscalizadores buscar a informações deste ambiente.
Os prazos de remessa dessas informações são variáveis conforme a natureza delas, mas a regra é que elas sejam registradas com a maior brevidade possível. Vejamos as principais obrigações trabalhistas e seus respectivos prazos!
Aqui o envio deve ser até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço. O evento da admissão registra as informações cadastrais e do contrato do trabalhador, tratando-se do primeiro evento relativo a um determinado vínculo. A empresa que deixar de gerar esta informação pode ser notificada pela falta da regularização do vínculo de emprego de seus trabalhadores perante o Ministério do Trabalho.
As informações do desligamento devem ser repassadas logo após a sua ocorrência.Por ocasião de aviso-prévio trabalhado ou término de contrato por prazo determinado até o 1º dia útil seguinte ao dia do desligamento e nos demais casos, em até 10 dias. O evento do desligamento encerra definitivamente o vínculo trabalhista, portanto, pode ser considerado com o mesmo grau de importância que o evento da admissão.
As modificações ou alterações de jornada de trabalho ou de horários devem ser informadas sempre que ocorrerem, até mesmo para os trabalhadores que não estão sujeitos ao ponto eletrônico. Essa regra visa facilitar a comprovação de importantes direitos trabalhistas, sobretudo com relação ao cômputo e pagamento de horas extras, adicional noturno, sobreaviso, entre outros.
As alterações salariais deverão ser registradas no eSocial até o dia 07 do mês seguinte ao da competência informada no evento. Ou, antes do envio dos eventos relacionados a folha de pagamento que ocorreu a alteração, evitando desta forma, inconsistências entre o contrato de trabalho e a folha de pagamento. Aqui não importa a razão da modificação, seja em razão da convenção ou dissídio trabalhista, promoção na empresa ou mérito do empregado.
As informações relativas à ocorrência de acidentes de trabalho devem ser fornecidas ao sistema instantaneamente, tão logo ocorram. Caso essas informações sejam apresentadas de maneira incompleta ou incorreta, a empresa poderá sofrer fiscalizações do Governo e ser submetida a penalidades pelo descumprimento da legislação.
A folha de pagamento para o eSocial é composta de um conjunto de eventos periódicos que formam a remuneração do trabalhador na competência. São eventos compostos por informações da folha de pagamento e de apuração de outros fatos geradores de contribuições previdenciárias, bem como dos pagamentos de rendimentos do trabalho para apuração do IRRF.
Há hipóteses em que o pagamento da remuneração na competência pode ocorrer em mais de uma parcela. Por exemplo, um mesmo trabalhador que recebeu na competência 4 pagamentos referentes a demonstrativos de: adiantamento quinzenal, férias, PLR e folha mensal.
O prazo para a remessa de informações sobre a folha de pagamento dos empregados é até o dia 07 do mês subsequente.
O eSocial traz em sua concepção a premissa da unificação e harmonização das informações, bem como a prestação única das informações do ponto de vista do contribuinte. Esta inovação pode ser considerada o seu maior avanço, porque propõe a mudança de um cenário que existem diferentes obrigações a serem prestadas a diferentes órgãos do governo para um cenário de uma única forma de prestação de informações.
Como já mencionamos, este avanço elimina uma série de obrigações acessórias e a prestação de uma mesma informação através de um único canal que é o eSocial. Desta forma, irá facilitar o dia a dia das empresas na hora de prestar as informações exigidas, pois várias declarações serão substituídas e haverá redução no número de envio desses dados.
Do ponto de vista do Governo, o eSocial também poderá auxiliar no combate a sonegação fiscal e a informalidade empresarial, dado que após a entrada do eSocial aspira-se que haverão informações mais consistentes e integrais, a partir do entendimento do contribuinte de que estas informações estarão imediatamente a disposição do fisco. Logo haverá um cuidado e uma capacidade maior do fisco para monitorar e se as informações estão sendo efetivamente prestadas para garantir de forma mais segura e efetiva o direito dos trabalhadores.
Além disso, pretende-se facilitar a comprovação de direitos trabalhistas pelos colaboradores, já que o sistema impõe o cadastramento de todos os eventos do histórico laboral de cada empregado. Onde o próprio poderá monitorar suas informações através de um portal do trabalhador.
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