Obrigatoriedade da escrituração contábil nas empresas

A obrigatoriedade da escrituração contábil fiscal está registrada em diferentes dispositivos da legislação brasileira e se aplica todos os tipos de empresas, seja qual for o porte, o regime tributário ou a natureza da atividade desenvolvida.

A única exceção à essa regra reside no Microempreendedores Individuais (MEI), que possuem tributação ainda mais simplificada dentro do Simples Nacional e através das notas fiscais emitidas.

As partes da legislação brasileira que versam sobre cada aspecto do universo empresarial, tributário e contábil vêm evoluindo de forma considerável principalmente nas duas últimas décadas.

Este desenvolvimento veio acompanhado pela modernização da sociedade e pelo implemento de novas tecnologias e práticas que se tornaram benéficas para as próprias empresas. A principal motivadora de tantas mudanças foi, principalmente, a necessidade de um maior controle por parte do Estado, garantindo assim maior efetividade na arrecadação dos tributos.

Mas, afinal, o que é escrituração?

A escrituração, dentro do universo contábil, nada mais é do que uma técnica metódica e sistemática para se registrar todos os fatos administrativos, operacionais, tributários e financeiros de uma empresa nos livros próprios para estes fins.

A finalidade dessa técnica é fornecer um registro completo, preciso e confiável acerca de um negócio para fins de averiguação em diferentes âmbitos, como o judicial ou o tributário. A escrituração também é uma importante ferramenta de gestão e planejamento, que pode ser utilizada a favor da empresa.

Quais as vantagens da escrituração para a empresa?

A principal vantagem não diz respeito à uma obrigatoriedade ou a uma função legal da escrituração, porém é essencial por se referir à saúde financeira e à capacidade de desenvolvimento da empresa através do planejamento e do controle.

A visão tanto macro quanto detalhada que a escrituração da empresa fornece ao gestor, possibilita identificar gargalos e/ou sangrias antes que elas interfiram negativamente nas finanças.

Outra vantagem da realização adequada desta prática é que ao garantir a credibilidade dos registros fiscais e financeiros, a empresa está um passo à frente dos concorrentes no caso de desejar obter a aprovação de financiamentos e investidores.

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Além disso, os seus balancetes servirão como provas em casos que exijam perícia contábil, inclusive no caso de processos trabalhistas. A escrituração também é obrigatória em processos de pedido de recuperação judicial e garantem a comprovação da legalidade nos casos de falência.

Por último, mas não menos importante, a escrituração permite maior controle na apuração dos lucros para os sócios, inclusive serve como base de cálculo para a venda de alguma parte da sociedade. Em alguns casos, os registros contábeis são necessários para que haja a isenção de tributos sobre a distribuição de lucros.

O que é necessário para realizar a escrituração?

A perfeita execução deste trabalho, depende em proporções significativas da contribuição do proprietário ou gestor da empresa.

O empresário deve ser disciplinado na parte dos registros que cabe a si ou aos outros funcionários, e deve fornecer informações corretas sobre a empresa, sob pena de deslegitimar os documentos produzidos e ser responsabilizado civil e penalmente.

Alguns documentos são obrigatórios para a realização da escrituração, dentre os quais:

• Notas Fiscais de entrada e saída (compra e venda);
• Extratos bancários correntes que comprovem toda a movimentação financeira da empresa;
• Toda a documentação referente a empréstimos, linhas de crédito e financiamentos realizados pela empresa junto a quaisquer instituições financeiras;
• Comprovantes de pagamentos de todos os tributos devidos (impostos e contribuições);
• Comprovantes de pagamento de todos os gastos mensais fixos da empresa, como contas, gastos trabalhistas, aluguel, etc;

Existem diferentes níveis de complexidade e detalhamento exigidos pela Lei, variando de acordo com o tipo de empresa em questão. Portanto, de uma pequena empresa de sociedade limitada, não serão cobrados os mesmos níveis de informações de uma grande instituição financeira.

Independente do porte e da natureza da sua empresa, contar com um contador qualificado é essencial para os resultados esperados e a perfeita legitimidade dos seus registros fiscais, visto que são documentos que precisam ser anotados da forma correta, observando técnicas e legislações vigentes.

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