Os 10 Erros mais comuns na geração da EFD ICMS/IPI

A maioria das empresas ainda comete muitos equívocos ao preparar a EFD ICMS/IPI. Pensando nisso, a equipe de especialistas fiscais da e-Auditoria, empresa especializada na auditoria de arquivos eletrônicos, desenvolveu um estudo com base nos mais de 140 mil arquivos analisados internamente todo mês. A partir dessas estatísticas, preparamos uma lista com os erros mais comuns na entrega do SPED Fiscal. Confira:

1- Informar itens com códigos diferentes e mesma descrição ou códigos iguais para descrições diferentes.

Esta situação pode gerar diversos problemas, como questionamentos por parte do Fisco, descontrole no estoque (tendo a mesma descrição, corre-se o risco de que sejam registrada entradas e saídas incorretamente), autuações fiscais em virtude do descontrole e confusão gerencial, uma vez que não fica especificado o que é realmente o item, dificultando a tomada de decisões.

Segundo orientação do Guia Prático do SPED, o código de produto deve ser o mesmo na emissão dos documentos fiscais, na entrada das mercadorias ou em qualquer outra informação prestada ao fisco. Portanto, o código utilizado não pode ser duplicado ou atribuído a itens diferentes. Da mesma forma, não é permitida a reutilização de código que tenha sido atribuído para qualquer produto anteriormente.

2 – Não cadastrar o fator de conversão, quando necessário.

O registro 0220 (Fatores de conversão de unidades) tem por objetivo informar os fatores de conversão entre a unidade informada no registro 0200 e as unidades informadas nos registros dos documentos fiscais ou nos registros do controle da produção e do estoque – Bloco K.

Assim, se uma empresa adquire mercadorias com determinada unidade de medida e comercializa com outra, precisa cadastrar o fator de conversão para não ocorrer conflito no estoque. Por exemplo: na nota fiscal do fornecedor, a mercadoria é contabilizada em “caixa”, porém a empresa revende esta mercadoria como “unidade”. O produto deve ser cadastrado como “unidade” no Registro 0200, mas o fator de conversão para “caixa” deve ser informado no Registro 0220.

3 -Utilizar o Registro 0400 para cadastrar CFOP.

O Registro 0400 (TABELA DE NATUREZA DA OPERAÇÃO/PRESTAÇÃO) não se refere ao CFOP. Algumas empresas utilizam outra classificação além das apresentadas nos CFOP’s. Esta codificação se destina a facilitar estes tipos de agrupamentos e suas descrições são livremente criadas e mantidas pelo contribuinte

4 -Preencher o campo valor total do documento fiscal com valor que não confere com o somatório dos demais campos do Registro C100.

Conforme orientação do Guia Prático do SPED, nos registros de entrada, os valores de ICMS/ST e IPI destacados nos documentos fiscais, quando o informante não tem direito a crédito, devem ser incorporados ao valor das mercadorias. Nestes casos, os valores do ICMS/ST e/ou IPI destacados devem ser adicionados ao valor das mercadorias que é informado no campo 16 (VL_MERC) do registro C100, bem como no campo 07 (VL_ITEM) do registro C170, uma vez que compõem o custo das mercadorias. Uma vez que a empresa declarante não tem direito à apropriação do crédito, os campos “VL_ICMS_ST” e/ou “VL_IPI” dos registros C100, C170 e C190 não devem ser informados.

5 – Preencher indevidamente os campos base de cálculo, alíquota e valor do ICMS na escrituração para documentos de entrada nos Registro C100 e C170.

De acordo com orientação do Guia Prático da EFD ICMS/IPI,para documentos de entrada, os campos de valor de imposto, base de cálculo e alíquota só devem ser informados se o adquirente tiver direito à apropriação do crédito (enfoque do declarante).

6-Informar o Registro C170 na escrituração de notas fiscais de emissão própria.

As NF-e de emissão própria, regra geral, devem ser apresentados somente os registros C100 e C190. Apenas será admitida a informação do registro C170 (ITENS DO DOCUMENTO) quando também houver sido informado o registro C176, hipótese de emissão de documento fiscal quando houver direito a Ressarcimento de ICMS em Operações com Substituição Tributária.

7-Preencher incorretamente o campo Indicador de movimentação física do item do Registro C170 (ITENS DO DOCUMENTO (CÓDIGO 01, 1B, 04 e 55).

O campo “Indicador de movimentação física do item” deve ser preenchido para indicar a movimentação física do item ou produto. Será informado o código “1” (não) em todas as situações em que não houver movimentação de mercadorias (exemplo: notas fiscais complementares, simples faturamento, remessas simbólicas, etc.). Por outro lado, será informado o código “0” (sim), em operações que indicam movimentação física do item ou produto (exemplo: remessa para conserto, aquisição de uso e consumo, etc). É bom lembrar que este campo não está relacionado com o estoque da empresa.

8 – Preencher indevidamente os campos de base de cálculo, alíquota, valor e CST de IPI no Registro C170.

As empresas não enquadradas como contribuintes do IPI, na forma disposta no Regulamento do IPI, não apresentarão os registros de IPI, tampouco preencherão os campos respectivos.

9-Divergências de informações entre os Registros G130 e C100 para o mesmo documento fiscal.

O Registro G130 (IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO FISCAL) tem o objetivo de identificar o documento fiscal que acobertou a entrada ou a saída do bem ou componente do CIAP. Se o documento fiscal foi informado no Registro G130, deverá constar do rol de documentos informados nos Registros C100 e os dois registros devem possuir as mesmas informações para o mesmo documento fiscal.

10-Não abrir e fechar os blocos sem movimentação.

De acordo com a orientação do Guia Prático da EFD ICMS/IPI, cada bloco do arquivo tem um registro de abertura, registros de dados e um registro de encerramento. A apresentação de todos os blocos, na sequência, é obrigatória, sendo que, mesmo que não haja informação a declarar, a empresa deverá apresentar o registro de abertura e o registro de encerramento do bloco.