Outsourcings de impressão: Fundamentais para a gestão e fluxo de informação dentro das empresas

É uma realidade que pegou muitas empresas de surpresa, mas que se revelou a única alternativa possível para manter a produtividade em dia.

De uma hora para a outra, grande parte dos colaboradores passou a trabalhar no regime home office, exigindo novas práticas e hábitos na rotina corporativa.

No meio dessas mudanças está o papel exercido pelas outsourcings de impressão, responsáveis pela gestão e pelo fluxo da informação dentro do escritório.

Mas, sem escritório, como adaptar esse importante serviço? A resposta passa pela forma como as corporações lidam com seus próprios documentos.  

É uma modalidade que cresceu durante a pandemia de covid-19, mas que se consolidou e está longe de ser efêmera.

A Fundação Instituto de Administração (FIA) mostra que quase metade das empresas brasileiras (46%) adotou o home office.

Já pesquisa realizada pela Robert Half, consultoria de recrutamento de profissionais especializados, 86% dos entrevistados gostariam de continuar trabalhando de casa com frequência mesmo quando as restrições impostas pelo coronavírus diminuírem.

Sendo o trabalho remoto algo consolidado, é preciso repensar a gestão da informação nesse cenário.  

A principal vantagem de um outsourcing de impressão, por exemplo, é a gestão eficiente de todos os equipamentos presentes no escritório, otimizando as impressões e reduzindo os custos.

Mas o que fazer quando cada profissional está em um local diferente? Não é viável mandar uma impressora para a residência de cada colaborador.

Afinal, isso resultaria em custos enormes e maior complexidade para realizar a manutenção em diferentes lugares espalhados. 

As impressões feitas nas casas dos colaboradores representam um custo a mais, exponencial, que colocaria em risco a própria operação da empresa.  

É preciso refletir: por que um funcionário em casa, sozinho, precisa imprimir um documento? Ele não tem para quem entregar o papel, pois justamente está trabalhando isolado em sua residência, tampouco vai se deslocar até ao escritório para isso – com risco de não encontrar ninguém por lá. 

O que está em jogo, portanto, é o debate sobre a função e a atuação da gestão de documentos da empresa. Quais informações precisam estar no papel, disponíveis para reuniões estratégicas e tomadas de decisão?

Quais podem ser armazenadas na nuvem para impressão futura e quais podem ser completamente digitalizadas?  

Dessa forma, é muito mais barato e funcional o serviço na nuvem que as melhores empresas de outsourcing de impressão oferecem a seus clientes.

Isso permite que o profissional possa enviar determinada informação que precisa ser impressa para a nuvem e imprimir na máquina localizada no escritório – para retirar posteriormente e em momento oportuno esse documento.

Outros serviços também se revelam essenciais, como gerenciamento eletrônico de documentos, gestão da informação e assinatura digital, possibilitando maior mobilidade e, principalmente, otimizando os custos da corporação em um período tão incerto como o que estamos vivendo.  

A pandemia de covid-19 realmente embaralhou as relações de trabalho e as formas como as empresas se estruturam. Novos hábitos estão surgindo e outros são suplantados por essas transformações.

Contudo, a gestão eficiente de impressões segue sendo um item estratégico para qualquer empresa que deseja se destacar em seus segmentos. Ter documentos e informações em mãos para a tomada de decisão sempre será um diferencial de sucesso no mundo dos negócios. 

Principalmente quando conta com uma parceira estratégica para adaptar o serviço de outsourcing deste departamento às novas demandas, rotinas e objetivos da organização.  

*Por Rodrigo Reis é Diretor comercial e sócio da Reis Office, empresa líder em outsourcing de impressão e soluções para digitalização, transmissão e armazenamento de documentos