Pagamento em duplicidade: Saiba o que fazer

Boa sorte nos negócios é ter as finanças equilibradas e um faturamento que lhe possibilita a realização de muitos sonhos.

Isso tudo resulta em uma vida ainda mais feliz para o empreendedor. Veja como:

Ter organização financeira é uma premissa básica para o sucesso das empresas.

Se as grandes necessitam manter esse controle para garantir sua saúde financeira, as pequenas precisam dela para crescerem e se manterem sustentáveis.

Um erro comum oriundo da falta de planejamento financeiro é o pagamento em duplicidade de compromissos.

Nesses casos, como proceder? Reunimos algumas orientações sobre como lidar com casos em que, por descuido ou um outro acontecimento, o pagamento de um compromisso é feito duas vezes. Confira o que deve ser feito!

Quando os erros de pagamento ocorrem

Um dos motivos principais do pagamento em duplicidade é a falta de organização financeira.

Por isso, o planejamento das contas evita consideravelmente esse tipo de problema.

Se um empresário ou empreendedor não mantém um controle rígido e organizado de seus boletos e comprovantes de pagamento, por mais comando que tenha de sua conta e de seus extratos, é muito possível que, vez por outra, incorra nesse problema.

Sobretudo nos negócios em que mais de uma pessoa é responsável pelos pagamentos.

A organização unificada das contas a pagar e seus respectivos comprovantes é a única forma de evitar esse erro.

Os sistemas de controle financeiro, como o Flua, permitem ver que o pagamento foi agendado, evitando que você esqueça que já o programou anteriormente.

Realizar o agendamento de um pagamento através do Internet Banking poderá ser um dos motivos para que um pagamento seja realizado em duplicidade.

Você pode esquecer que já o fez e realizá-lo novamente.

Com o Flua é possível visualizar na aba de contas a pagar todos os pagamentos que estão agendados, assim evita que erros possam acontecer, o gestor não perde tempo conferindo o que foi pago ou tentando resolver um erro de duplicidade.

Claro, sabemos que algumas vezes ocorre um problema de emissão da empresa credora, que duplica a cobrança em boleto ou cartão de crédito, por exemplo.

Contudo, mas o controle prévio do pagamento de contas por meio da verificação dos lançamentos futuros, mesmo em débito em conta ou cartão, pode impedir a efetivação do pagamento.

Acredite: pode ser mais fácil evitar a cobrança do que reaver o valor pago.

O primeiro passo é negociar com o credor

Se isso aconteceu em seu negócio, saiba que há solução.

Independentemente de o erro de pagamento em duplicidade ter sido de responsabilidade do setor responsável na sua empresa, você não deve ser onerado por isso. 

A empresa credora tem a obrigação de reaver o valor pago ou descontar o correspondente em contas a vencer.

A negociação direta pode ser a melhor forma de evitar dores de cabeça maiores, e não é necessário recorrer a meios judiciais. 

Entretanto, se a empresa se negar a devolver o valor, a justiça garante seus direitos e, de modo algum, vai puni-lo por ter efetuado um pagamento duas vezes.

O que a justiça diz sobre pagamento em duplicidade

De acordo com órgãos como a Aneel e Anatel, que regulam, respectivamente, os serviços de fornecimento de energia elétrica e telefonia (incluindo serviços de internet e TV a cabo), nos casos em que a empresa se recuse a ressarcir o valor pago a maior ao consumidor, a penalidade é reavê-lo em duplicidade, com juros e correção monetária. 

O Código de Defesa do Consumidor também oferece ampara nesses casos, garantindo o mesmo direito, independentemente de o cliente ser pessoa física, jurídica ou mesmo um microempreendedor individual (MEI).

É importante registrar todos os protocolos de atendimento que a empresa é obrigada a fornecer sempre que você a contatar e quaisquer comunicações ou cobranças trocadas com o credor.

Assim, é possível comprovar as tentativas amigáveis de recuperação amigável do valor.

Os benefícios da organização financeira

“É melhor prevenir do que remediar”.

Esse sábio e antigo conselho vale mais do que nunca para essas situações. 

O melhor remédio para solucionar pagamentos em duplicidade é evitar que eles sejam efetivados.

Não somente relativo a essas situações, mas para garantir a saúde financeira do seu negócio, é fundamental ter uma boa gestão financeira, prever suas contas a pagar e a receber e evitar esse tipo de problema.

Conheça os melhores recursos para evitar pagamento em duplicidade

Já falamos muito sobre como proceder em casos de pagamentos em duplicidade e oferecemos alguns apontamentos sobre como não incorrer nesse tipo de erro.

Agora, nos propomos a dar ainda mais atenção à segunda questão.

Acompanhe os tópicos a seguir e conheça algumas dicas preciosas!

Organize a área contábil de sua empresa

A organização da área contábil de sua empresa está intimamente ligada à organização de seus negócios, mas como proceder em relação a isso?

Primeiramente, devemos esclarecer que é importante profissionalizar esse setor de seu negócio.

Com isso, queremos expor que, se possível, você deve contar com um serviço especializado em contabilidade.

Isso contribuiu muito para a criação de práticas eficientes em gestão financeira, de modo a diminuir o pagamento de juros e multas por atraso e, claro, os pagamentos em duplicidade.

Nunca misture suas finanças pessoais com as de seu negócio

Um dos grandes problemas relacionados a qualquer pequeno negócio diz respeito à mistura das finanças pessoais com as da empresa.

Qual pequeno empreendedor nunca cometeu esse equívoco, não é mesmo?

Nesse sentido, o melhor a se fazer é criar uma conta corrente exclusivamente para a sua organização.

Isso facilita qualquer tipo de transação e permite que você tenha maior controle sobre a real situação financeira de seu negócio.

E, mais uma vez, o tão indesejado pagamento em duplicidade e todo o trabalho que envolve reaver essa receita perdida terão menos chances de ocorrer.

Implemente um software de gestão financeira

Pequenos e microempresários, profissionais liberais e afins, atualmente, já podem pensar em ter o próprio software de gestão financeira.

Isso porque o investimento necessário para se adquirir esse tipo de sistema, com suas multifuncionalidades, felizmente são mais baixos quando comparados a tempos atrás.

O Flua oferece soluções personalizadas nessa área para todos os tipos de negócios.

Assim, além de se evitar os pagamentos em duplicidade, você e seu negócio poderão usufruir das seguintes funcionalidades:

• gestão de fluxo de caixa a partir da visualização de todos os lançamentos realizados por período;

• relatórios financeiros com inúmeras variáveis atreladas a receitas e despesas, o que inclui a geração de gráficos;

• diversos tipos de filtros para maior controle sobre os lançamentos, como receitas provenientes de cartões de crédito e débito, vendas parceladas e afins;

• previsão de entradas e saídas por período, de modo a facilitar o planejamento financeiro de seu negócio;

• importação de lançamentos via planilha. Assim, toda a memória de relatórios que você mantém off-line, poderão ser incorporadas ao software, facilitando sua organização;

• disponibilização de demonstrativos de contas a pagar, com agendamento de pagamentos ou pagamentos parciais. Há inclusive o informe periódico de faturas a vencer por meio de lembretes.

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Fonte: FLUA