Você provavelmente já ouviu falar no termo “holerite”, certo? O holerite, também conhecido como contracheque, é um documento importante no cotidiano das empresas, pois demonstra tudo que o funcionário recebeu da empresa em um determinado período e, geralmente, é responsabilidade do departamento de Recursos Humanos elaborá-lo.
No entanto, sabemos que em pequenas empresas ou negócios autônomos é comum que não haja um departamento de RH para lidar com a elaboração de tais documentos, logo, tais atividades passam a ser feitas por alguém sem tanta experiência no assunto ou nem mesmo chegam a serem realizadas.
Isso pode gerar alguns problemas tanto para empregadores, que precisam dessa documentação mensalmente, quanto para os colaboradores, pois é comum que o documento seja feito de maneira confusa e que os funcionários não entendam exatamente como as quantias recebidas são registradas nos holerites, se estas estão sendo pagas corretamente e para onde vai o dinheiro.
Essa dificuldade gera dores de cabeça por todas as partes da empresa.
Pensando em solucionar as dúvidas relacionadas ao que é um holerite e como esse documento funciona, a mywork elaborou esse artigo com as informações mais importantes a respeito do holerite! Continue a leitura para saber mais!
O que é o holerite?
Bom, como mencionamos anteriormente, o holerite é um documento, feito geralmente pelo departamento de RH das empresas, que contem todos os valores recebidos por um funcionário durante um período de tempo.
Também conhecido como contracheque, o holerite é um documento obrigatório e que deve ser elaborado mensalmente nas empresas e entregue aos colaboradores, contendo, por exemplo, os valores devidos ao trabalhador e valores retirados do salário por questões legais e fiscais, como plano de saúde, vale-transporte, auxílio alimentação, etc.
Qual a importância do holerite para o colaborador e para a empresa?
O holerite deve ser elaborado e atrelado à folha de pagamento dos funcionários da empresa mensalmente.
Para os colaboradores, o holerite é importante para que seja possível verificar se a empresa está cumprindo com as obrigações trabalhistas relacionadas ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e também é relevante para o preenchimento do Imposto de Renda, para a realização de pedidos de empréstimos bancários, financiamentos e abertura de contas, por exemplo.
Em outras palavras, o holerite é uma garantia legal que descreve o que o colaborador recebe, o que deixa de receber e os motivos de tais movimentações em sua remuneração.
Por outro lado, para as empresas, o holerite é um documento muito importante, pois tem relevância em vários departamentos da organização.
O departamento Jurídico, por exemplo, pode utilizar esse documento para se defender em eventuais processos trabalhistas depois de uma demissão, por exemplo, utilizando-o como um respaldo documental, já que a empresa pode utilizar o holerite para provar que cumpriu adequadamente com todas as obrigações trabalhistas e tributárias relacionadas tanto ao período em que o colaborador estava vinculado à empresa, quanto ao momento do desligamento.
O departamento Financeiro também pode utilizar o holerite como uma forma de controlar os pagamentos de salário feitos aos colaboradores e para manter um histórico das despesas mensais relacionadas aos funcionários.
O que diz a legislação sobre esse documento?
Como explicamos anteriormente, o holerite não é apenas um documento de comprovação de pagamentos, por assim dizer, mas também é um documento obrigatório para as empresas. Em relação a essa obrigatoriedade, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina o seguinte:
O pagamento do salário deverá ser efetuado contrarrecibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997)
Conforme o texto apresentado na lei, a assinatura do funcionário é aplicável mesmo em casos em que ele seja analfabeto, logo, esse documento caracteriza-se como um direito do trabalhador, não um benefício.
No entanto, embora o holerite tenha esse caráter de obrigatoriedade, hoje em dia são raras as situações em que a empresa deve recolher a assinatura de seus colaboradores no momento de entrega do holerite, pois, de acordo com a lei, a assinatura referente ao recebimento não é necessária quando o pagamento é feito via depósitos bancários (que são as formas de pagamento mais comuns atualmente).
Assim, o holerite é, fundamentalmente, um documento de comprovação de uma relação trabalhista.
Como elaborar e ler um holerite?
Para elaborar um holerite, a recomendação é que uma folha de pagamento seja utilizada como base, para evitar erros com dados registrados e valores. No documento, devem estar descritos os vencimentos (ou seja, valores que são devidos aos funcionários) e as quantias que foram descontadas dos pagamentos pela empresa.
Além disso, o holerite precisa apresentar as informações cadastrais da empresa e do funcionário, como nome, cargo, endereço, natureza da função e número e série da carteira de trabalho. Também é necessário que o holerite tenha outras informações pessoais dos colaboradores, como:
- CPF;
- RG;
- Planos de saúde;
- Planos odontológicos (se houver);
- Provisões de férias;
- Auxílio alimentação;
- Vale-transporte;
- Imposto de Renda;
- PIS;
- Data de admissão;
- Contribuições do INSS;
- Contribuições sindicais;
- entre outros dados e benefícios.
Além de tais informações, o holerite deve indicar o valor bruto do salário recebido pelo colaborador, registrado em carteira, a quantidade de dias trabalhados, faltas, horas extras, adicionais noturnos e adiantamentos.
Uma vez que os dados tenham sido inseridos, o duas vias do holerite devem ser impressas e enviadas aos colaboradores e cobradores, pessoalmente, por correios ou sistemas.
O modelo visual do holerite deve conter:
- Cabeçalho: contendo os dados do funcionário, mencionados anteriormente, e o período a que o pagamento indicado no documento se refere. Após a elaboração do cabeçalho, costuma-se dividir o documento em outras 5 colunas;
- Códigos: cada empresa tem seu próprio código para utilizar em todos os holerites de seus funcionários, então não existe um padrão nesse caso;
- Lista de códigos: é preciso explicar o que cada um dos códigos mencionados anteriormente significam, para que os funcionários possam entender o documento (por exemplo, se o código 001 se refere ao desconto do vale-refeição, isso deve ser indicado nesta lista);
- Referências: aqui, o holerite deve indicar dias trabalhados, percentual de valores abatidos, etc, sempre seguindo a ordem dos códigos anteriormente explicados.
- Vencimentos: como explicamos, os vencimentos se referem ao valor bruto do salário do colaborador (ou seja, o valor que ele receberia caso não houvesse deduções). No entanto, alguns holerites apresentam algumas especificações, como os adiantamentos salariais, comissões, horas extras, adicionais, etc.
- Descontos: essa coluna é a que costuma gerar mais dúvidas entre os colaboradores, pois é onde se indica todo valor que foi descontado do salário do colaborador. Isto é, impostos, INSS, benefícios corporativos, contribuições sindicais etc. Além disso, neste espaço também são indicados os descontos não obrigatórios, como, por exemplo, pensão alimentícia e vale-transporte.
O holerite se aplica ao pró-labore?
Quando a relação de trabalho numa empresa é regida pela CLT, a remuneração é feita por meio de salários fixados. No entanto, existem situações em que o pagamento é feito através do pró-labore, que é uma forma de pagamento destinado aos sócios, não aos funcionários e celetistas.
Embora o pagamento por meio do pró-labore possa ser contabilizado como se fosse um salário, na realidade, esse pagamento se caracteriza como uma despesa administrativa, pois, os sócios que recebem pró-labore, na grande maioria das vezes, não têm direito a outras remunerações e benefícios, como 13° salário, férias, descanso semanal remunerado, PAT, etc.
A diferença central, portanto, entre o salário e o pró-labore é a necessidade de emissão do holerite, já que a finalidade deste documento não se aplica de modo obrigatório para os sócios das empresas. De qualquer forma, os sócios podem comprovar sua renda e elaborar Imposto de Renda, por exemplo, através de uma declaração de pró-labore, emitida pela contabilidade.
Como ter em mãos todos os dados para a emissão dos holerites?
Ao longo do artigo você deve ter percebido que, para gerar um holerite, é necessário ter em mãos uma série de documentos referentes às rotinas dos colaboradores, como horas trabalhadas, adicionais noturnos, de insalubridade e periculosidade, valores de vale-refeição, faltas, abonos, etc.
Para que esses documentos sejam facilmente acessados pelo departamento de RH, responsável pela elaboração dos holerites, é interessante que a empresa tenha sistemas que permitam o registro de tais dados.
O sistema de controle de ponto online da mywork é uma solução muito eficiente para esse cenário, uma vez que, com a plataforma, os gestores podem acessar os pontos registrados pelos funcionários, os bancos de horas, faltas, abonos, horas extras e diversos outros dados que compõem a estruturação dos holerites dos colaboradores. Além disso, com a solução da mywork, a empresa pode contar com uma ferramenta de registro de ponto que permite que os colaboradores batam o ponto em qualquer lugar e diversos dispositivos, como computadores, tablets e celulares.
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Por: Beatriz Candido Di Paolo
Fonte: mywork
