Posso trocar de contador: É possível? Como?

Afinal, posso trocar de contador?

Muitos empreendedores ficam em dúvida ao perguntarem “posso trocar de contador?”. A contabilidade é uma área fundamental para o negócio, garantindo que todas as obrigações legais sejam cumpridas, mas sem acabar pagando mais impostos do que seriam necessários.

Por isso é imprescindível contar com um serviço de qualidade e que atenda às particularidades da empresa. Porém, nem sempre isso acontece. É aí que o empreendedor se depara com a dúvida: posso mudar de contador? A resposta é sim, você pode trocar de contador! 

Qual o melhor momento para fazer essa troca? Como mudar de contabilidade e será que isso é um processo complicado?

Vamos responder essas e mais perguntas que você tenha sobre mudar de escritório contabilidade, além de trazer dicas para escolher um serviço melhor para sua empresa!

A importância da contabilidade

Agora que você já sabe a resposta para “posso trocar de contador”, é fundamental entender a importância dessa transição para o sucesso do seu negócio.

Todas as empresas — exceto MEIs — têm a obrigação de ter um contador. Isso não é à toa: este profissional ou escritório terceirizado é responsável por regularizar todas as obrigações fiscais do negócio, como impostos e folha de pagamento, cuidar de questões envolvendo seu patrimônio, identificar e evitar problemas e manter toda documentação destas áreas organizadas e atualizadas.

Além disso, esse serviço ainda pode contribuir nas tomadas de decisões estratégias, ajudando no planejamento de despesas e na previsibilidade de crescimento e lucro. 

A contabilidade é importante em todas as fases de uma empresa — da sua abertura, expansão a seu encerramento — resolvendo todas as questões fiscais e pendências de cada etapa.  

Considerando a complexidade do sistema tributário e fiscal praticado no Brasil, ter alguém para cuidar destas questões e se atentar às constantes mudanças legais é fundamental para cumprir cada dever e deixar o empreendedor tomar conta de outras necessidades do negócio.

No entanto, quando o serviço de contabilidade de uma empresa não atende às expectativas ou até mesmo não cumpre corretamente suas obrigações, diversos problemas podem ocorrer:

• Não pagar impostos importantes e ter que responder ao Fisco mais tarde;
• Pagar mais tributos do que são necessários;
• Não optar pelo regime de tributação mais adequado ao negócio;
• Não declarar corretamente os bens da empresa e acabar caindo na malha fina;
• Não contribuir com as decisões estratégicas, prejudicando o planejamento do negócio;
• Não manter os livros e documentos contábeis organizados ou atualizados, afetando o controle e gestão das informações;
• Não acompanhar as mudanças na legislação e continuar adotando práticas desatualizadas.

Mesmo que o trabalho seja assinado por um contador, ainda sim o empreendedor e sua empresa podem ser responsabilizados por irregularidades fiscais, incluindo até respondê-las na esfera penal. Por isso é fundamental acompanhar as ações da contabilidade, certificando-se de que está tudo sendo feito corretamente.

Mas, quando isso não acontece? Ou quando o serviço dos contadores não atende às expectativas, seja por qual motivo for? O que o empreendedor pode fazer? Vamos responder todas as suas dúvidas agora!

Posso trocar de contador: é possível? Como?

Muitas são as responsabilidades sob os ombros de um contador. Se este parceiro não corresponde às expectativas e obrigações da empresa, corre-se um grande risco de ter problemas com o Fisco mais tarde e acabar tendo que desembolsar uma quantia significativa para corrigir as irregularidades. 

Mas não é só problemas com o Fisco que motivam a troca de contabilidade. Outras questões também fazem com que as empresas mudem de contador: 

• péssimo atendimento;
• dificuldade de comunicação;
• descumprimento de prazos;
• uso de ferramentas desatualizadas;
• falta de proatividade;
• não acompanhamento das mudanças de legislação;
• entre outras situações que, aos poucos, vão minando o relacionamento com este parceiro.

Então fica claro que escolher um serviço de contabilidade é uma decisão séria e que trará consequências para a empresa. Entretanto, se o empreendedor não estiver satisfeito com o trabalho, existem saídas para resolver essa situação.

Posso trocar de contador?

A resposta é sim! Quando, por algum motivo, você não estiver satisfeito com o seu serviço de contabilidade — seja interno ou terceirizado — pode procurar outro profissional ou parceiro para cuidar melhor desta área. 

Claro, todo processo deverá ser formalizado por meio de contratos e distratos (o documento de rescisão contratual), e o antigo acordo deverá ser respeitado até o seu encerramento oficial.

Trocar de contador: existe hora certa?

Neste caso a resposta é não. Esta mudança deve ser feita de acordo com a necessidade da empresa. Se o atual serviço de contabilidade não está cumprindo as obrigações, é possível que este problema fique cada vez maior com o passar do tempo. 

Não é uma boa ideia esperar o Fisco bater na sua porta para daí mudar de contador: o estrago já terá sido feito e você deverá arcar com as consequências das irregularidades.

Quando mais cedo for descoberto os problemas, e eles não conseguirem ter sido resolvidos pelo atual contador, melhor é logo mudar de escritório de contabilidade.

Como mudar de contador?

Trocar de serviço de contabilidade é um processo mais simples do que se imagina. E vamos provar isso com este passo a passo:

Consultar o contrato atual

A primeira coisa a se fazer ao pensar em trocar de contador é conferir o atual contrato de serviço. Alguns profissionais e empresas usam cláusulas que preveem multa no caso de rescisão ou a obrigação de um aviso prévio.

É preciso ficar atento a este e outros pontos que estejam no documento, evitando ter problemas legais mais tarde por descumprimento do acordo — inclusive caso o atual serviço de contabilidade tenha deixado pendente algo que estava previsto no contrato. 

Verificar pendências

Esse é um ponto importante: verifique se há alguma pendência que o seu atual contador deixou passar ou então situações ainda em processo de serem resolvidas, como parcelamento de débitos municipais, estaduais e federais. 

Uma dica é analisar os documentos de até 5 anos atrás, verificando se há erros ou situações pendentes que ainda possam afetar a sua empresa. É um trabalho árduo, mas necessário: assim evita-se surpresas no processo de trocar de contabilidade.

Mas é importante lembrar: mesmo após a mudança, todo e qualquer erro anterior ainda é de responsabilidade do escritório de contabilidade que atuou na época. 

Comunicar a decisão ao atual contador

É preciso oficializar a decisão, seja por e-mail ou carta registrada em correio, comunicando ao atual serviço de contabilidade que você está dispensando seu trabalho. Este contato deve deixar explícito:

• O pedido de encerramento do contrato;
• A data final de término do serviço — em geral, pode-se definir 30 dias após o pedido.
• Requerer toda a documentação (física e digital), senhas e logins em posse do contador atual;
• Pedir um relatório de situação cadastral, para verificar se há mais pendências nas diferentes esferas governamentais;
• Solicitar que toda documentação seja enviada ao profissional/empresa que irá assumir a contabilidade após o encerramento oficial do contrato.

Uma dica para quando mudar de contador é formalizar no distrato a data de encerramento do contrato no fim do mês, para que o novo serviço de contabilidade comece a atuar no período seguinte. 

Alguns serviços, como a Contabilizei, podem dar o apoio e orientação necessárias nesse momento de solicitar o histórico contábil. 

Contratar um novo serviço de contabilidade

Logo no início do processo de mudar de contador você já deve estar de olho em um novo profissional ou serviço de contabilidade. Apesar de ainda não ser possível oficializar nada até o encerramento do contrato com o antigo prestador, é possível verificar quais são as suas possibilidades e o que sua empresa precisa em relação a sua contabilidade.

Nesse processo é preciso assinar o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica, um documento que formaliza a troca da obrigação contábil de um escritório/profissional para outro; e também assinar o Contrato de Prestação de Serviços Contábeis com quem irá assumir essa função.

Outras questões referentes ao processo de troca de contador podem ser resolvidas pelo serviço de contabilidade recém-contratado, que será o seu novo parceiro.

Viu como mudar de escritório de contabilidade não é tão complicado assim?

Caso ainda tenha dúvidas, sugerimos que baixe gratuitamente nosso Guia Definitivo para Trocar de Contador!

Como encontrar um bom serviço de contabilidade?

Pronto, questão “posso trocar de contador” respondida e você decidiu mudar de escritório. Mas quem irá assumir este papel para a sua empresa? Agora é a hora de pesquisar qual profissional ou serviço irá atender às suas expectativas. Por isso fique de olho em várias questões, incluindo:

• Preço praticado;
• Registro junto ao Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região de atuação;
• Serviços e facilidades oferecidas;
• Bom atendimento ao cliente;
• Recomendação de quem usa o serviço;
• Uso de soluções tecnológicas.

Neste último caso tem uma opção ainda mais vantajosa para micro e pequenas empresas: a contabilidade online

Este serviço torna as operações contábeis mais ágeis e práticas, pois tudo pode ser feito virtualmente: em vez ter que se deslocar até o escritório ou esperar que venham pegar os documentos, você pode resolver suas pendências sem sair de casa ou do trabalho, mandando as informações por meio de uma plataforma.

A contabilidade online alia a praticidade do digital com a confiança de profissionais experientes, ajudando a simplificar e até reduzir gastos com os serviços contábeis — isso tudo sem perder a qualidade. 

A Contabilizei é o melhor exemplo de de contabilidade online e foi pioneira no setor, sendo hoje o maior escritório de contabilidade do país! Com mais de 300 profissionais preparados para cuidar da sua empresa! Nós falamos a sua língua para que não se confunda entre tantas questões contábeis e tenha certeza de que estará sempre em dia.

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Fonte: Contabilizei