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Apesar dos ventos econômicos contrários provocados pela pandemia nos últimos anos, muitas empresas estão avançando com projetos de expansão global. Seja qual for o caminho que sua empresa está tomando para o crescimento internacional, orgânico, inorgânico ou uma mistura de ambos, em algum momento, você terá a tarefa de pagar a equipe que está realocando no exterior ou recrutando do zero em seus novos países.
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Ser capaz de pagar a equipe corretamente, em conformidade com as leis trabalhistas, é vital para a moral, a reputação e a retenção de talentos. Para isso acontecer, uma operação de folha de pagamento robusta deve estar em vigor desde o início. Somente assim podem ser entregues eficiências que permitam à empresa avançar nos novos mercados rapidamente. No entanto, um terço (33%) dos líderes de finanças, RH e folha de pagamento com quem falamos dizem não ter atualmente os sistemas de folha de pagamento necessários para apoiar seus planos de crescimento e expansão geográfica. Ao mesmo tempo, preocupa a informação que um número cada vez maior de funcionários relatamque são pagos a menos "sempre ou com frequência".
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Claramente, há muito trabalho pela frente. Para qualquer empresa que procura facilitar a folha de pagamento ao expandir internacionalmente, é importante otimizar os sistemas, incluir agilidade e ter uma visão única clara.
Primeiro, uma organização precisa simplificar seus sistemas para que se tornem totalmente otimizados. Ao fazer isso, ela pode cortar inconsistências e obter uma visão confiável e consolidada dos seus gastos com a folha de pagamento global.
Muitas vezes, quando um negócio se expande internacionalmente, ele herda diferentes sistemas de folha de pagamento legados ineficientes. Ao escolher um fornecedor, ela pode se livrar da necessidade de gerenciar contratos de vários fornecedores e da equipe de TI sofrer para gerenciar vários sistemas. Além disso, as empresas podem se beneficiar de uma experiência global única e unificada por não ser necessário juntar dados diferentes para ter uma perspectiva confiável da folha de pagamento. Dessa forma, é possível mitigar erros, pois se tornam mais fáceis de identificar.
Em seguida, é importante criar agilidade na folha de pagamento para que a empresa se adapte facilmente às novas formas de trabalho conforme se expande para novos mercados. Se a equipe de folha de pagamento puder oferecer rapidamente informações relacionadas ao pagamento a gerentes seniores, prever tendências de pagamento se torna muito mais simples, facilitando a tomada de decisões. Se essas informações puderem ser apresentadas visualmente para mitigar enganos, será ainda melhor.
O mesmo vale para a interface do usuário. Um painel de folha de pagamento dinâmico que detalha o desempenho por país e alerta o RH de áreas possivelmente problemáticas com antecedência significa que as equipes podem intervir para resolver os problemas antes que aumentem. Idealmente, podemos ir além e oferecer uma visão abrangente de conformidade para que a empresa recebam notificações assim que as regulações entrarem em vigor e atualizem as orientações em tempo real.
As empresas não podem controlar o que não podem ver. Somente com uma visão completa uma empresa pode avaliar os riscos totalmente. Para que garantir que ela tenha visibilidade total, é importante que qualquer solução de folha de pagamento escolhida seja totalmente integrada a todos os diferentes sistemas existentes, criando uma fonte única de dados confiáveis. Alguns fornecedores, como a ADP, têm parcerias de longa data com todos os principais fornecedores de tecnologia de RH, e investem continuamente em tecnologias de integração inovadoras, como APIs (Application Programming Interface, interface de programação de aplicações), que permitirão que as soluções mapeiem e traduzam dados de sistemas externos.
Com os sistemas integrados, executar uma folha de pagamento em conformidade se torna muito mais simples. Além disso, a habilidade de automatizar, agendar e enviar dados dos funcionários em intervalos regulares permite que as empresas se concentrem em outras tarefas essenciais, como a inserção em novos mercados.
Conforme uma empresa continua a se expandir internacionalmente, a dificuldade de executar uma folha de pagamento vai às alturas. A complexidade da conformidade nacional não pode ser subestimada. Porém, também há complexidade no gerenciamento de processos de montagem, funções de equipe e responsabilidades. Além de demandas de expectativas dos funcionários e gerenciamento de relatórios. Acrescente a isso a necessidade de entender a dinâmica de uma força de trabalho remota e híbrida, e fica claro que a sofisticação da tecnologia de folha de pagamento de uma organização é essencial para lidar com a expansão internacional.
Conforme uma empresa se prepara para entrar em novas regiões, é essencial que a função de folha de pagamento esteja totalmente equipada para ajudá-la a superar desafios de RH para que o início seja com o pé direito. Isso inclui garantir que tudo que é feito esteja de acordo com as leis e a conformidade locais para evitar multas dispendiosas.
É necessário garantir que a tecnologia não se torne um obstáculo ao sucesso. Ao escolher ferramentas, a empresa deve garantir que o fornecedor tenha experiência global, presença em vários países e uma tecnologia de processamento de folha de pagamento altamente escalável. Somente assim ele poderá apoiar a empresa e seus planos de expansão internacional.
Por Sirsha Haldar, General Manager da ADP no Reino Unido, na Irlanda e na África do Sul
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