O processo de admissão de funcionários é um conjunto de etapas e atividades que integram o time de Recursos Humanos e Departamento Pessoal. Afinal, ele dá início a uma série de outras atividades que impactam no trabalho dessas equipes.
É o caso da concessão de benefícios, do fornecimento de equipamentos de proteção individual e também do planejamento das férias, entre outras.
Ter atenção neste processo é garantia que todo o restante não falhará. Portanto, é preciso ficar de olho no que é necessário fazer na admissão de um empregado.
Para te ajudar, criamos um guia completo em que falamos de todas as principais etapas do processo de admissão de funcionários.
O departamento de RH, responsável pelo processo de admissão, precisa estar atento a todas as suas etapas. Afinal, é ideal que a empresa encontre um colaborador que traga bons resultados e possa agregar valor.
Este processo engloba várias momentos, que devem ser executados de forma cuidadosa. Veja como funciona o processo de admissão de um funcionário passo a passo:
O processo de admissão do empregado começa ainda na fase de recrutamento e seleção, conduzida pela área de Recursos Humanos.
A equipe de RH é a responsável por todas as etapas dessa fase, que vai da divulgação e descrição das vagas até avaliações e testes de candidatos.
Com base nas competências exigidas pelo cargo, os recrutadores selecionam alguns perfis mais adequados à vaga e fazem entrevistas com os candidatos, a fim de escolher aquele que reúna o maior número de qualificações e características desejadas para a função.
Cada empresa adota procedimentos distintos de recrutamento e seleção. É preciso ter atenção para que a fase de recrutamento tenha foco em encontrar um funcionário que se identifique com as atividades a serem desenvolvidas.
Para isso, as empresas podem utilizar algumas das seguintes etapas:
As ferramentas de avaliação dependem muito do que o cargo exige. Além disso, elas devem ser empregadas de forma a avaliar o fit do funcionário com a empresa e sua cultura organizacional.
Apesar de ainda ser a prática mais utilizada para a admissão de novos colaboradores, a contratação através das regras da CLT não é a única forma utilizada pelas empresas atualmente.
Uma das alternativas mais populares é a contratação por meio de contratos com Pessoas Jurídicas. Assim, os trabalhadores podem se cadastrar como Pessoas Jurídicas, no formato que se adequa às necessidades dos prestador. A partir disso, eles podem realizar suas atividades e emitir as notas referentes ao salário e benefícios mensais.
Assim que terminado o processo seletivo, a empresa deve instruir o candidato aprovado sobre todas as próximas etapas. É de responsabilidade da equipe de RH solicitar documentos e informações necessárias para a criação do vínculo empregatício.
Neste momento, a empresa deve ter certeza de suas escolhas, avaliando todas as informações coletadas durante o processo.
É fundamental que a equipe responsável pelo processo seletivo também dê o feedback para os candidatos que não foram aprovados durante o processo. Isso mostra que a empresa respeita todas as pessoas que se candidataram, e é importante para manter a boa reputação da sua marca.
O funcionário deve fornecer todas as informações solicitadas pela empresa. Esses documentos devem ser enviados de acordo com a instrução da equipe de RH em até 48 horas úteis, para que o processo de admissão possa seguir sem problemas.
Os principais documentos exigidos para a contratação do funcionário pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) são:
A empresa pode pedir outros documentos e informações pertinentes ao processo de admissão. Além disso, algumas empresas solicitam a realização de um exame admissional.
Esse procedimento é administrado de acordo com a função a ser exercida pelo colaborador, como por exemplo audiometria, válida para atendentes de telemarketing.
Essa etapa do processo de admissão também engloba responsabilidades por parte da empresa.
Após a entrega dos documentos, o empregador registra todas as informações relativas à admissão do empregado na CTPS, inclusive as de jornada de trabalho, e envia as informações ao Ministério do Trabalho e à Caixa Econômica Federal, que administra o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).
Assim, o colaborador já pode assinar seu contrato de trabalho e iniciar suas atividades. A empresa também pode comunicar o vínculo empregatício pelo sistema do eSocial, mesmo antes do início das atividades. Basta ter todos os dados do novo colaborador. Se desejar, você pode saber mais sobre o eSocial em nosso artigo dedicado.
Essa é a parte burocrática, que deve garantir que a contratação do funcionário esteja de acordo com a CLT e outras leis trabalhistas.
Além de regulamentar essa situação e seguir com o processo de admissão, a empresa deve garantir outros direitos e benefícios cruciais ao desenvolvimento das atividades.
O principal benefício a ser oferecido ao funcionário para o início de suas atividades é o vale transporte. Assim, o empregador garante que o colaborador possa se deslocar até o local de trabalho.
Entre outros benefícios oferecidos pelas empresas podem estar:
Estes outros benefícios devem ser explicados de forma clara durante o processo de admissão. Assim, o funcionário fica por dentro de tudo que tem direito e a empresa pode garantir uma relação e confiança desde o início das atividades.
O trabalho das equipes de RH e Departamento Pessoal não termina na parte burocrática do processo de admissão. Essa é a hora de alinhar todos detalhes e garantir que o funcionário possui as ferramentas e conhecimentos corretos para começar.
Dessa forma, os resultados esperados podem ser atingidos.
Para que as atividades possam ser realizadas, existem alguns processos a serem realizados pela empresa.
É preciso que a equipe crie todas as contas e acessos que serão utilizadas pelo trabalhador, como por exemplo o e-mail corporativo.
Além disso, é preciso criar as identificações do usuário dentro do sistema de ponto da empresa. Afinal, o controle de ponto é crucial para acompanhar as horas trabalhadas.
É muito importante que a empresa tenha um procedimento de integração e treinamento para auxiliar no ingresso do empregado.
Os gerentes podem — e devem — apoiar seus novos colaboradores nesse início, apresentando-os às equipes, mostrando as dependências do escritório, as ferramentas de trabalho, elaborando um plano de ação para os primeiros dias, comunicando sobre as principais regras e políticas da organização, entre outros.
Entre as principais responsabilidades do empregador após o processo de admissão estão:
Falando em comunicação, a chegada de um novo membro na equipe é algo importante que deve ser comunicada a todos independentemente do cargo que a pessoa ocupe.
Para isso, podem ser utilizadas as ferramentas de comunicação interna já existentes, como e-mail, intranet, jornal mural, grupos de WhatsApp, entre outras.
Além disso, é preciso apresentar e integrar o funcionário à cultura organizacional da empresa. O empregador deve alinhar os novos colaboradores quanto às expectativas sociais e os processos diários.
Dessa forma, é possível manter a harmonia entre toda a equipe e conseguir resultados ainda mais agradáveis.
Ainda que o funcionário contratado possua experiência com a forma de trabalho, é preciso apresentar as ferramentas e os processos internos da empresa.
O novo colaborador deve aprender todos os métodos e resultados esperados para que as expectativas sejam alinhadas. Assim, a empresa sabe o que esperar do funcionário, enquanto ele saberá como realizar todas as atividades.
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