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Quais as principais responsabilidades fiscais de uma empresa?

Como um órgão de fiscalização tributária e arrecadação de impostos, a Receita Federal é um dos mais competentes do mundo.

Isso porque conta com uma rede de cruzamentos de dados e integrações com outros órgãos, além de rever e aperfeiçoar processos constantemente e investir muito em tecnologia de procedimentos e ferramentas fiscalizatórias.

Logo, não há espaço para que empresas descumpram suas responsabilidades fiscais — seja em atraso ou omissão — sem serem penalizadas por isso. E, de acordo com as aplicações em melhorias frequentes da Receita, as autuações hoje são muito mais rápidas do que eram poucos anos atrás; reação que ficará ainda mais ágil à frente.

Então, atente-se quanto às obrigações que sua empresa deve honrar com o Fisco para funcionar sem problemas — adimplente e com as Certidões Negativas de Débitos (CNDs) em dia.

Agenda tributária das responsabilidades fiscais

Acompanhar a agenda tributária da Receita Federal, do estado e do município não é em si uma obrigação das empresas, porém é fundamental ter seu acompanhamento como prática. São essas agendas que mostram as obrigações do negócio e seus prazos de transmissão ou pagamento.

Responsabilidades tributárias

Em relação à tributação, a primeira obrigação de um empreendimento é escolher o regime tributário. Além disso, também é uma grande decisão para os negócios, pois a escolha errada pode exigir da empresa pagamento de impostos desnecessários e burocracia desproporcional.

Nessa opção, a organização passa a adquirir responsabilidades fiscais com pagamentos e transmissões de declarações. Consequentemente, tem de cumprir com todas elas corretamente e dentro dos prazos estabelecidos na agenda tributária da Receita Federal.

Simples Nacional

O regime simplificado é o menos pesado em todos os aspectos — exige a entrega de apenas uma declaração anual e o pagamento de tributos uma vez ao mês.

O Documento de Arrecadação do Simples (DAS) compreende todas as siglas que um negócio deve pagar. Em média, são seis tributos, dependendo das atividades desenvolvidas e de quais anexos do Simples elas estão enquadradas.

A Declaração de Informações Fiscais e Socioeconômicas (Defis) é transmitida anualmente pelo próprio portal do Simples Nacional, dentro do site da Receita.

Nele, são exigidos dados de forma superficial, comparando com obrigações acessórias de outros regimes, como a composição societária da empresa, dinheiro em caixa e contas bancárias, compras efetuadas, estoques e número de funcionários.

DeSTDA

A Declaração de Substituição Tributária, do Diferencial de Alíquota e e da Antecipação de ICMS é obrigatória a optantes do Simples Nacional que comercializam e industrializam.

Por meio dela, os optantes informam as Secretarias da Fazenda dos estados sobre o pagamento de substituição tributária, de antecipação de tributo e de diferença de alíquota de ICMS em suas compras.

Regimes que tributam o lucro

Os dois principais regimes que tributam o lucro são o Lucro Real e o Presumido. A grande diferença entre eles é que um tributa o lucro líquido com os impostos federais e outro, o Presumido, faz essa tributação por meio de faixas de presunção do lucro por atividades.

Lucro Real

Optando por esse enquadramento, ou sendo a única opção da empresa por motivos que impeçam outra escolha, é possível apurar o lucro trimestral ou anualmente.

No primeiro caso, utiliza-se o resultado líquido antes do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) de cada trimestre, para aplicar justamente os percentuais desses dois impostos.

No método anual, o negócio é obrigado a recolher ambos os tributos mensalmente por estimativa e ao fim do ano, no encerramento contábil, fazer o ajuste deles com o lucro do ano em mãos.

Além desses do IRPJ e da CSLL, mensalmente é preciso pagar Pis e Cofins, ambos sobre a receita bruta de cada período.

Em relação às obrigações acessórias, em geral, são as seguintes para o regime:

Escrituração Fiscal Digital (EFD) — Contribuições: para transmissão de informações referentes a créditos, apurações e pagamentos de Pis e Cofins;
EFD — IPI e ICMS: para transmissão dos dados referentes ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e ao Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), além de documentos, caso a empresa comercialize ou industrialize;
Escrituração Contábil Digital (ECD): para transmissão da escrituração contábil do ano ao Fisco;
Escrituração Contábil Fiscal: para transmissão de todas as informações relativas às apurações de IRPJ e CSLL;
Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur);
Declaração referente ao Imposto Sobre Serviços (ISS) exigida pela prefeitura da cidade, caso a empresa seja uma prestadora;
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), cuja finalidade é informar à Receita Federal contribuições e tributos apurados, pagos, compensados, parcelados e recebidos em créditos.

Lucro Presumido

Esse enquadramento permite apenas a apuração trimestral de IRPJ e CSLL, com as alíquotas aplicadas na parte do faturamento — que é considerada lucro para a atividade da empresa.

Aqui, também há incidência de Pis e Cofins. Porém, os percentuais são menores do que a metade daqueles cobrados no Real.

Quanto às declarações, há pouca diferença para o regime acima. Das seis responsabilidades fiscais declaratórias que listamos no enquadramento anterior, apenas o Lalur não é obrigatório no Presumido, por ser exclusivo do Lucro Real.

Emissão de notas fiscais

Faturar sem emitir notas fiscais é proibido em qualquer ocasião, inclusive configurando crime de sonegação pela não declaração de transação e impostos envolvidos.

Para poder emiti-las, comércios e indústrias têm de se credenciarem no site da Secretaria da Fazenda estadual, nos ambientes de teste e homologação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

Já os prestadores de serviços devem se informar na prefeitura sobre o procedimento necessário, pois as cidades têm diferentes regras para a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-E).

Obrigações trabalhistas

Todas as ocorrências pontuais — como admissão, demissão e afastamento de funcionário por acidente ou doença — precisam ser informadas ao Fisco. Para a admissão, enquanto o e-Social ainda não é obrigatório, os procedimentos são mais internos.

Já uma demissão ou um afastamento, exigem processos específicos e transmissões de informações aos órgãos governamentais.

Mensalmente, no processamento da folha de pagamentos, as empresas devem informar ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), à Caixa Econômica Federal e a demais órgãos todos os dados processados. Além disso, têm de emitir as guias do Fundo de Garantia e da Previdência Social, pagando-as até os dias 7 e 20 posteriores à emissão.

Além disso, após a transmissão acima, é preciso enviar o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) ao MTE.

Quanto às obrigações anuais, temos o pagamento da guia de contribuição sindical — composta pelo valor de um dia de trabalho de cada funcionário — apurada na folha de março e paga até o último dia de abril. E também deve ser entregue a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), referente à folha de pagamentos do ano anterior.

Declaração de impostos retidos

Outra declaração anual muito importante é a Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF). Nela, todas as retenções de imposto de renda em pagamentos e recebimentos de pessoas físicas e jurídicas são informadas.

Escrituração contábil

Com exceção dos Microempreendedores Individuais (MEI), todas as empresas são obrigadas a fazerem a escrituração contábil. Isso significa lançar todos os fatos referentes à movimentação de valores ou mutação de patrimônio do negócio.

Além disso, mensalmente é preciso emitir o balancete contábil — que também serve para conferência de saldos de débito e crédito, para saber se há algum erro de lançamento. E ao fim do ano, no encerramento contábil, os ativos e passivos precisam ser conferidos para a correta emissão dos seguintes documentos: