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O sped contábil é uma importante ferramenta para a implementação de uma gestão fiscal moderna e eficiente, pois possibilita o armazenamento de documentos de modo digital. Com o avanço da tecnologia, é essencial que as empresas se adaptem e otimizem seus processos, afinal, quanto mais rigoroso for o controle contábil, melhores serão os resultados. Ademais, esse processo pode ser feito com praticidade e segurança.
Com o objetivo de ajudar você a entender o que é e qual a importância do sped contábil em relação a sua empresa, hoje vamos esclarecer dúvidas e apresentar as vantagens desse sistema para a administração de um negócio. Então, não deixe de continuar a leitura e acompanhar.
A sigla SPED significa Sistema Público de Escrituração Digital e corresponde a uma tecnologia para oficializar e padronizar o armazenamento de arquivos digitais, tanto na escrituração contábil quanto fiscal.
De acordo com a Instrução Normativa RFB Nº 1.774, o Sped é definido como uma ferramenta que une as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de documentos e livros. O sistema é responsável por integrar a escrituração fiscal e contábil dos empresários e das pessoas jurídicas.
O software é disponibilizado pela Receita Federal e permite que as empresas façam, enviem e mantenham as suas demonstrações contábeis, seus livros fiscais e seus dados previdenciários gerados com base na escrituração.
A validação dos dados é feita com a assinatura digital e a transmissão aos órgãos fiscalizadores é realizada totalmente online. O principal objetivo do speed contábil é promover a padronização e a integração dos fiscos municipais, estaduais e federais, garantindo, assim, maior eficiência e minimizando as possibilidades de erros.
Existem diferentes tipos de sped, portanto, é essencial que o gestor entenda bem as características de cada um para a execução de um planejamento realista e alinhado com a realidade e as obrigações da empresa. Confira a seguir as particularidades do modelo contábil e do fiscal.
Todas as empresas, exceto as que optam pelo Simples Nacional, são obrigadas a fazer a transmissão de informações à Escrituração Contábil Digital — ECD. Esse documento tem a função de substituir, em apenas um arquivo, os livros físicos impressos.
Nesse caso, o sped contábil substitui os livros Diário, Balancete Diário e Razão. Até o final do ano de 2013, apenas empresas com tributação sobre o lucro real tinham essa obrigação, porém, a partir do início de 2014, aquelas que se enquadram no lucro presumido também passaram a ser obrigadas a entregar a ECD.
Empresas que contribuem com ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) são obrigadas a apresentar o Sped Fiscal. Vale lembrar que a EFD (Escrituração Fiscal Digital) é o arquivo digital que reúne informações sobre todos os documentos fiscais de determinado período no qual os impostos ICMS e IPI foram apurados.
O sped fiscal substitui os Livros de Entradas e Saídas, usados na apuração dos tributos, proporcionando o armazenamento digital dos documentos. O programa utilizado para a execução desse processo é fornecido pela própria ferramenta e se chama Fcont — Programa Validador e Assinador.
O sistema proposto pelo sped contábil exige a entrega de documentos, sem os quais não é possível concluir a elaboração do arquivo digital. Ainda de acordo com a Instrução Normativa RFB Nº 1.744, de 22 de dezembro de 2017, em seu Art. 2, o ECD deve entregar as versões digitais dos itens abaixo:
O uso do software do sped contábil proporciona vantagens importantes para o negócio, tanto para otimizar os processos administrativos quanto para garantir a eficiência e minimizar erros que ocasionam perdas financeiras. Confira a seguir alguns benefícios.
A redução do uso de papel é um dos principais pontos positivos, uma vez que o sistema possibilita a reunião de vários documentos, anteriormente impressos, em apenas um arquivo digital.
O uso menor de papel contribui para uma gestão mais consciente e sustentável, além de reduzir custos de compra de papel, tinha, impressora e uma estrutura para armazenamento e manutenção desses documentos.
Com o uso do software, é possível padronizar os documentos e melhorar a gestão dos arquivos, com organização total. Com isso, o cumprimento das obrigações é realizado com foco e atenção, evitando problemas e redobrando o compromisso com o crescimento do negócio.
A uniformização dos procedimentos também garante maior eficiência e aumento na produtividade contábil, visto que as atividades serão centralizadas e tratadas com o rigor necessário.
O sped é um sistema disponibilizado por um Órgão Federal. Na prática, isso significa que todo o processo é feito com segurança e credibilidade, sendo vantajoso para o gestor. Lembre-se sempre de que uma boa gestão contábil é essencial para manter o controle sobre a administração da empresa e, a partir da realidade do negócio, definir um planejamento consistente e bem estruturado.
Quanto mais o gestor entender o funcionamento de sua empresa, maior será a sua capacidade de análise e definição de metas a serem atingidas no curto, médio e longo prazo. Sem o comprometimento com uma gestão contábil bem executada, a consolidação da empresa perde força, implicando até mesmo na manutenção das atividades do negócio, em casos mais graves.
Agora que você já sabe o que é a como funciona o sped contábil, pode implementar uma gestão eficiente em sua empresa, além de evitar problemas e erros nesse setor. Com o avanço da tecnologia, é possível otimizar processos e potencializar os resultados.
Se você gostou do conteúdo e quer se informar ainda mais sobre o tema, confira como melhorar a gestão de notas fiscais de sua empresa!
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