RAIS 2020: Atenção aos prazos, formas de envio e substituição pelo eSocial

A RAIS 2020, uma das declarações mais importantes a ser entregues pelas empresas brasileiras está cheia de novidades. Apesar de muitos ainda estarem em dúvidas sobre o que e como fazer, o prazo para realizar a entrega já está contando.

O período para o envio da declaração se iniciou na segunda-feira dia 9 de março, e vai até o dia 17 de abril de 2020 conforme a Portaria 6.136/2020.

Mesmo com o cronograma apertado ainda dá tempo de se preparar. Nesse artigo tiraremos todas as suas dúvidas sobre o tema.

O que muda na RAIS 2020?

A principal novidade esperada para a RAIS 2020 (que na verdade é referente ao ano base 2019) era uma possível substituição pelo eSocial que vinha sendo mencionada há algum tempo. No entanto, diferente do que se esperava, esse ano essa substituição é parcial e está valendo apenas para algumas empresas.

De acordo com a Portaria 1.127/2019 do ministério da economia, devidamente interpretada pelo site oficial da RAIS, as empresas do grupo 1 e 2 do eSocial estão desobrigadas de entregar a RAIS esse ano, por já entregarem informações suficientes sobre seus empregados para satisfazer a obrigação via eSocial.

As empresas desobrigadas são, portanto, as com faturamento superior a R$ 78 milhões em 2019 e com faturamento inferior a R$ 78 milhões não optantes pelo Simples Nacional.

Para as demais empresas a obrigatoriedade da RAIS permanece. A seguir, falaremos a fundo sobre o que e como ela deve ser entregue.

O que é RAIS?

Instituída pelo Decreto 76.900, de 23/12/1975, a RAIS (Relação Anual de Informações Sociais) vinha sendo entregue todos os anos por qualquer empresa inscrita no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ). A declaração é composta por informações sobre o empregador e todos os seus empregados, incluindo salários, afastamentos, contratações e demissões.

É através da RAIS que o governo federal tem dados para elaboração de estatísticas relacionadas ao trabalho. Dados esses que auxiliam a construção de estratégias de diversos órgãos governamentais.

RAIS 2020: Objetivos

Oficialmente, a RAIS tem por objetivo:

• O suprimento às necessidades de controle da atividade trabalhista no País;
• O provimento de dados para a elaboração de estatísticas do trabalho;
• A disponibilização de informações do mercado de trabalho às entidades governamentais.

Sendo que seus dados atendem às necessidades:

• Da legislação da nacionalização do trabalho;
• De controle dos registros do FGTS;
• Dos Sistemas de Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;
• De estudos técnicos de natureza estatística e atuarial;
• De identificação do trabalhador com direito ao abono salarial PIS/PASEP.

Quem deve entregar a RAIS 2020

A RAIS 2020 (ano base 2019), cujo prazo de entrega vence dia 17 de abril de 2020 deve ser entregue por todas as empresas inscritas no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ). São pouquíssimas as exceções.

Ficam de fora as empresas do Grupo 1 e 2 do eSocial, como discutimos anteriormente, e os microempreendedores individuais que não têm empregados.

As demais empresas que não tem empregados devem entregar no mesmo prazo a RAIS Negativa.

Empresas obrigadas a entregar a declaração da RAIS 2020

Citando o texto legal na íntegra, são obrigados a entregar a declaração da RAIS 2020:

• inscritos no CNPJ com ou sem empregados – o estabelecimento que não possuiu empregados ou manteve suas atividades paralisadas durante o ano-base está obrigado a entregar a RAIS Negativa
• todos os empregadores, conforme definidos na CLT
• todas as pessoas jurídicas de direito privado, inclusive as empresas públicas domiciliadas no País, com registro, ou não, nas Juntas Comerciais, no Ministério da Economia/Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, nas Secretarias de Finanças ou da Fazenda dos governos estaduais e nos cartórios de registro de pessoa jurídica
• empresas individuais, inclusive as que não possuem empregados
• cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas
• empregadores urbanos pessoas físicas (autônomos e profissionais liberais) que mantiveram empregados no ano-base
• órgãos da administração direta e indireta dos governos federal, estadual ou municipal, inclusive as fundações supervisionadas e entidades criadas por lei, com atribuições de fiscalização do exercício das profissões liberais
• condomínios e sociedades civis
• empregadores rurais pessoas físicas que mantiveram empregados no ano-base;
• filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior
• grupos 3, 4, 5 e 6 definidos no eSocial

Quais empregados devem e quais não devem ser declarados na RAIS 2020

Novamente o texto legal é bem completo e engloba praticamente todos os empregados, mesmo os temporários, ao ponto de que é mais produtivo informarmos primeiro as exceções.

Não devem ser declarados na RAIS 2020:

• Diretores sem vínculo empregatício para os quais não é recolhido FGTS;
• Autônomos;
• Eventuais;
• Ocupantes de cargos eletivos (governadores, deputados, prefeitos, vereadores, Conselheiro Tutelar etc.), a partir da data da posse, desde que não tenham feito opção pelos vencimentos do órgão de origem;
• Estagiários regidos pela Portaria MTPS nº 1.002, de 29 de setembro de 1967, e pela Lei nº 11.788, de 25 de setembro de 2008;
• Empregados domésticos regidos pela Lei nº 11.324/2006;
• Cooperados ou cooperativados;
• Diretores e assessores de órgãos, institutos e fundações dos partidos, quando remunerados com valor mensal igual ou superior a 2 (duas) vezes o limite máximo do benefício do Regime Geral de Previdência Social.

Devem ser declarados:

• Empregados contratados por empregadores, pessoa física ou jurídica, sob o regime da CLT, por prazo indeterminado ou determinado, inclusive a título de experiência;
• Servidores da administração pública direta ou indireta, federal, estadual ou municipal, bem como das fundações supervisionadas;
• Trabalhadores avulsos;
• Empregados de cartórios extrajudiciais;
• Trabalhadores temporários, regidos pela Lei nº 6.019, de 3 de janeiro de 1974;
• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido pela Lei nº 9.601, de 21 de janeiro de 1998;
• Diretores sem vínculo empregatício, para os quais o estabelecimento/entidade tenha optado pelo recolhimento do FGTS;
• Servidores públicos não-efetivos;
• Trabalhadores regidos pelo Estatuto do Trabalhador Rural (Lei nº 5.889, de 8 de junho de 1973);
• Aprendiz (maior de 14 anos e menor de 24 anos), contratado nos termos do art. 428 da CLT, regulamentado pelo Decreto nº 5.598, de 1º de dezembro de 2005;
• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Tempo Determinado, regido pela Lei nº 8.745, de 9 de dezembro de 1993, com a redação dada pela Lei nº 9.849, de 26 de outubro de 1999;
• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Estadual;
• Trabalhadores com Contrato de Trabalho por Prazo Determinado, regido por Lei Municipal;
• Servidores e trabalhadores licenciados;
• Servidores públicos cedidos e requisitados;
• Dirigentes sindicais.

Como deve ser feita a entrega da RAIS 2020

Em síntese, todas as entidades que possuíram vínculo empregatício no ano base devem entregar a declaração a partir do Programa Gerador de Declaração RAIS (GDRAIS2019). O programa é capaz de gerar o arquivo, verificar erros e transmiti-lo pela internet. É também possível utilizar um arquivo que já esteja em seu computador.

Clique aqui para baixar o DGRAIS2019.

RAIS Negativa

Por outro lado, as entidades que não tiveram qualquer vínculo empregatício no ano base tem a simplicidade de usar o programa RAIS Negativa Web.

Clique aqui para acessar o RAIS Negativa Web.

Obrigatoriedade de Certificado Digital

Em resumo, todas as empresas que precisem enviar arquivos com 11 vínculos empregatícios ou mais só conseguirão enviar as informações utilizando um certificado digital válido no padrão ICP Brasil.

RAIS 2020: Prazo e Penalidades

Em primeiro lugar, não custa lembrar, uma terceira vez nesse artigo, que o período para envio da RAIS iniciou-se no dia 09 de março e vai até o dia 17 de abril de 2020.

Certamente, as empresas que não entregarem a declaração no prazo previsto poderão sofrer penalidades a partir de R$ 425,64.

Portanto, o valor inicial está sujeito a alguns agravantes conforme estabelecido na Portaria nº 14, de 10 de fevereiro de 2006, alterada pela Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009.

Portaria nº 688, de 24 de abril de 2009

Em suma, veja abaixo o trecho relevante.

• Art. 2º O empregador que não entregar a RAIS no prazo legal ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração, se este ocorrer primeiro.

Parágrafo único. O valor da multa resultante da aplicação do previsto no caput deste artigo, quando decorrente da lavratura de Auto de infração, deverá ser acrescido de percentuais, em relação ao valor máximo da multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a critério da autoridade julgadora, na seguinte proporção:

I – de 0% a 4% – para empresas com 0 a 25 empregados;

II – de 5% a 8,0% – para empresas com 26 a 50 empregados;

III – de 9% a 12%- para empresas com 51 a 100 empregados;

IV – de 13% a 16,0% – para empresas com 101 a 500 empregados; e

V – de 17% a 20,0% – para empresas com mais de 500 empregados.

• Art. 3º O empregador que omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata ficará sujeito à multa prevista no art. 25 da Lei nº 7.998, de 1990, a ser cobrada em valores monetários a partir de R$ 425,64 (quatrocentos e vinte e cinco reais e sessenta e quatro centavos), acrescidos de R$ 26,60 (vinte e seis reais e sessenta centavos) por empregado omitido ou declarado falsa ou inexatamente.
• Art. 4º O valor resultante da aplicação dos arts. 2º e 3º será dobrado se o atraso na entrega ou correção do erro ou omissão ultrapassar o último dia do ano de exercício para entrega da RAIS em referência.

Entregue a RAIS com antecedência

Decerto, realizar a entrega da RAIS 2020 com antecedência é a melhor forma de não correr riscos. Afinal, ao iniciar o preenchimento da declaração você pode notar que faltam algumas informações, ou ter alguma dúvida.

Por conseguinte, se esse for o caso, vale super a pena conferir a página de dúvidas frequentes do portal oficial da RAIS. Adicionalmente, você pode obter orientações mais profundas através da Central de Atendimento do SERPRO pelo telefone 0800-728-2326.

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Conteúdo original SPED Brasil