Recusa de Nota Fiscal: Saiba como fazer e evite problemas com o fisco

Uma nota fiscal que você recebeu parece incorreta? Você acha que pode ter problemas com a Receita Federal se receber essa nota fiscal em sua empresa?

Para se precaver de eventuais dores de cabeça, a dica é fazer a recusa da nota fiscal eletrônica.

Mas você sabe como fazer recusa de nota fiscal?

Esse é um procedimento que costuma ser feito quando o destinatário de uma NF deseja anular a operação a qual a nota fiscal emitida se refere.

Parece confuso? Fica tranquilo que a gente te explica tudo direitinho!

Continue a leitura para conferir nas próximas linhas o que é e como fazer recusa de nota fiscal. Assim, você pode ficar tranquilo em relação aos seus processos de negócios contábeis.

Mas antes de descobrir como fazer recusa de nota fiscal, que tal relembrar mais detalhes sobre o que é nota fiscal?

A Manifestação do Destinatário eletrônica e a recusa de uma NFe

A recusa de uma nota fiscal se dá a partir de um procedimento chamado Manifestação do Destinatário eletrônica (MDe). Trata-se de um recurso que possibilita ao destinatário de uma NFe comunicar o órgão fiscal sobre a veracidade ou não das informações presentes na NFe em questão.

Quando a sua empresa recebe uma nota fiscal, todas as informações contidas nesse documento também são responsabilidade sua.

Nesse sentido, se você não se manifestar perante o Fisco quando tais informações estiverem equivocadas, os órgão de fiscalização entenderão que tudo o que está escrito é verdade.

Existem 4 tipos de Manifestação do Destinatário eletrônica.

São elas:

1 – Ciência da Operação

Quando o destinatário emite uma MDe do tipo Ciência da Operação, ele está declarando que está ciente da operação que consta na nota fiscal. Esta Manifestação é de caráter opcional e geralmente é feita para que o destinatário possa fazer o download do arquivo XML da NFe.

2 – Confirmação da Operação

Neste tipo de MDe, o destinatário confirma, de maneira conclusiva, que a operação que consta na nota fiscal ocorreu de fato. No caso de uma operação de compra e venda, a MDe de Confirmação da Operação atesta o recebimento da mercadoria.

A NFe a que esta MDe se refere não pode mais ser cancelada após o envio da Confirmação da Operação.

3 – Desconhecimento da Operação

Se você quer saber como fazer recusa de nota fiscal, este terceiro tipo de Manifestação do Destinatário eletrônica pode ser muito útil, caso o motivo da sua recusa estiver relacionado ao desconhecimento da operação que consta na NFe.

De caráter conclusivo, esta MDe serve para informar ao Fisco que você não tem ciência da operação em questão.

Isso acaba por te isentar de qualquer responsabilidade e problemas relacionados ao conteúdo da NFe, que estará agora devidamente recusada.

4 – Operação Não Realizada

Por fim, outra maneira de como fazer recusa de nota fiscal é a partir da MDe de Operação Não Realizada.

Aqui, o Fisco é informado de que a operação descrita na nota fiscal não aconteceu de fato. Diferentemente do tópico anterior, neste tipo de MDe o destinatário tem conhecimento da operação, mas alega que ela não foi realizada por algum motivo.

Todos esses 3 últimos tipos de Manifestação do Destinatário eletrônica devem ser enviados no prazo de até 180 dias.

Como fazer recusa de nota fiscal por meio da Manifestação do Destinatário eletrônica?

Como você acabou de ver, há basicamente duas maneiras de fazer a recusa de uma nota fiscal: pela MDe de Desconhecimento da Operação e pela MDe de Operação Não Realizada.

A depender da necessidade da sua empresa, a Manifestação do Destinatário eletrônica pode ser feita por métodos manuais ou automáticos.

Se você optar por fazer a recusa manualmente, será necessário acessar o portal da Secretaria de Fazenda do seu estado e se informar sobre como deve ser o procedimento. Isso porque cada SEFAZ costuma ter uma metodologia para conduzir as Manifestações de Destinatário.

No caso da Secretaria de Fazenda do Estado de São Paulo, por exemplo, existe um aplicativo gratuito para MDe.

O passo a passo que você vai ver a seguir de como fazer recusa de nota fiscal tem como base esse app.

1. Abra o aplicativo e clique no ícone de Nota Fiscal Eletrônica;
2. Clique em “OK” na mensagem de atualização automática e depois em “Executar”;
3. Cadastre os dados do destinatário ou escolha um destinatário já cadastrado no sistema;
4. Vá até o menu de Gerenciamento de Manifestação e clique em Pesquisar NF-e para consultar as notas fiscais destinadas;
5. Informe a sua Chave de Acesso;
6. Escolha a nota fiscal que você deseja recusar e o tipo de Manifestação;
7. Assine digitalmente a MDe com seu Certificado Digital;
8. Verifique se a nota fiscal foi mesmo recusada.

Outra maneira, mais simples e ágil, de fazer a recusa de uma nota fiscal é através de um software especializado.

Essa solução automatizada faz toda a comunicação com a SEFAZ e, em poucos cliques, a Manifestação do Destinatário eletrônica é concluída.

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Conteúdo original de autoria NFe.IO