Registro de funcionários: Veja o que diz a lei

No ato da admissão de um colaborador, é necessário que seja seguido um passo a passo essencial para o correto registro de funcionários na base de uma empresa.

Essa rotina tem o objetivo de atender as normas legais existentes, bem como as normas internas da empresa, além de também, propiciar ao novo funcionário segurança ao ingressar na empresa. 

Para que o registro de funcionários seja feito corretamente e a admissão do empregado formalizada, o empregador deverá solicitar ao trabalhador a apresentação de alguns documentos que terão como finalidade, além da sua identificação, seguir todas as leis, normas e obrigações trabalhistas, não só em relação ao próprio trabalhador, mas também nas relações da empresa com as fiscalizações.

Afinal, você sabe o risco de possíveis processos trabalhistas, né? 

Então é muito importante que, desde o primeiro dia de trabalho, seja feito o correto registro de cada um dos funcionários na empresa, para que toda situação legal entre gestor e colaborador esteja em ordem.

Mas para que esse registro de funcionários seja feito conforme ditam as leis, desenvolvemos esse artigo explicando todo o passo a passo do registro de funcionários. Leia mais! 

O que diz a lei sobre o registro de funcionários?

A ficha do registro de funcionários, através de sistemas eletrônicos, livros ou até mesmo fichas, é uma obrigatoriedade da CLT prevista no artigo 41. 

Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.  

A autenticidade das informações e documentos repassados pelo empregado é 100% responsabilidade do empregador ou representante legal.

E é também obrigação da empresa adotar um sistema único, organizado e centralizado, para que não haja possíveis confusões. 

E para que isso aconteça é necessário que os colaboradores possuam um cartão de identificação, o qual deve conter o nome completo do profissional, horário de trabalho, cargo/função e número de inscrição no PIS/PASEP. 

Como fazer o passo a passo do registro de funcionários?

Nos itens abaixo você vai entender a lista de dados completa exigida para o registro de funcionários, conforme previsto no art. 1º da Portaria 3.626/91. 

Defina o tipo de contrato que regerá a relação de trabalho

É a partir da determinação de qual será o contrato de trabalho, que o gestor poderá iniciar o processo.

As duas modalidades que podem ser escolhidas, são: 

• Contrato de experiência

O empregado permanece na empresa por, no máximo, 90 dias, sendo possível haver uma prorrogação dentro desse período.

Ele recebe normalmente seu salário, mas não há uma garantia de que o serviço será mantido após esse intervalo de tempo. 

No caso de ser liberado, o empregado tem direito a 1/4 do 13º salário e o valor proporcional das férias.

Por outro lado, o empregador está desobrigado do pagamento de aviso prévio e da multa de 40% de FGTS por conta da rescisão. 

• Contrato de trabalho

Neste modelo, o contrato de experiência é transformado no de trabalho quando o empregador se sente satisfeito com os serviços prestados pelo empregado durante 30 a 90 dias iniciais.

E a modificação é feita automaticamente. 

Solicite os documentos do contratado

Para que os campos exigidos no registro de funcionários possam ser preenchidos, os seguintes documentos são exigidos para a elaboração do contrato de trabalho: 

• Carteira de trabalho: onde estão descritos os dados do contratante, remuneração, cargo, data de admissão e possíveis condições especiais (no caso de PCD, Pessoas Com Deficiência, há algumas especificações. Se quiser leia mais nesse artigo!)

• Certificado de alistamento militar: apenas para trabalhadores do sexo masculino e com mais de 18 anos

• Cópia de RG e CPF

• Exame admissional: analisa a compatibilidade da saúde do trabalhador em relação à função que exercerá

• Certidão de nascimento ou casamento e declaração de dependentes: tais informações devem ser destacadas para o imposto de renda e podem impactar em benefícios, como por exemplo, convênio médico, odontológico ou salário-família (No caso do salário-família, o empregador deve solicitar a carteira de vacinação dos filhos com menos de 7 anos e comprovante de frequência escolar para as crianças com mais de 7 anos)

• Solicitação de vale-transporte: Se for solicitado, é preciso descontar até 6% do valor do salário do trabalhador e obrigatoriamente fornecê-lo. Nos fizemos também um blogpost exclusivo sobre o pagamento do vale-transporte. Leia aqui!

• Cópia do título de eleitor: só para empregados maiores de 18 anos

• Cópia do comprovante de escolaridade

• Inscrição no Programa de Integração Social (PIS) ou Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep)

• Comprovante de residência: contas de luz e gás, por exemplo

• Foto 3×4 colorida

Elabore o contrato de trabalho

Devem estar presentes as informações de identificação tanto do gestor quanto do colaborador contratado, além dos benefícios que serão recebidos pelo novo funcionário, que varia de acordo com seu cargo e sindicato ao qual faz parte.

Sempre observando a convenção coletiva da categoria, que determina diversos pontos importantes, como piso salarial, carga horária e demais quesitos. 

E se o funcionário estiver de acordo com o contrato de trabalho e as especificações ali descritas, ele deve, obrigatoriamente, assiná-lo junto ao empregador.

A impressão deve ser feita em duas vias, uma para o contratante e outro para o contratado. 

As informações que devem estar especificadas no contrato de trabalho, para o correto registro de funcionários, são: 

• Identificação de contratado e contratante

• Benefícios do novo funcionário a partir de seu cargo e sindicato ao qual faz parte, observando a convenção coletiva da categoria, que determina diversos pontos importantes, como piso salarial, carga horária e demais quesitos.

Possíveis alterações no registro de funcionários

Qualquer alteração que haja em relação às informações presentes no registro de funcionários deve, obrigatoriamente, ser modificadas no contrato de trabalho.

Algumas delas são:

• Nome: Qualquer alteração relacionada ao nome, seja por adição de sobrenome do cônjuge ou decisão judicial precisa ser atualizada

• Data de nascimento: Um erro nessa informação pode impedir que o colaborador saque o FGTS

• Endereço: Como a Caixa envia para o endereço cadastrado as correspondências referentes ao saldo do FGTS, é fundamental que o endereço esteja sempre atualizado e correto no registro de funcionários

• Data de admissão: Qualquer mínimo erro na anotação desse dado pode levar a sérios processos trabalhistas, visto que é a partir deste dado que todos os cálculos rescisórios serão feitos (como o valor do FGTS, por exemplo)

• Número do PIS: Uma vez que este número é escrito errado no registro de funcionários, o vínculo trabalhista é considerado inexistente.

Quais documentos não podem ser exigidos durante o registro de funcionários?

• Testes, exames ou laudos que evidenciem gravidez ou esterilização do funcionário

• Certidão negativa de processo trabalhista ajuizado

• Exame de HIV

• Certidão negativa do SERASA, SPC, cartórios de protestos ou outros similares

• Informações sobre antecedentes criminais

No registro de ponto de funcionários, não são só os futuros empregados que têm obrigações.

Os empregadores também possuem certas responsabilidades. 

O que pode mudar depois do registro de funcionários?

Além das alterações nos dados que citamos nos itens acima, existem também as mudanças relacionadas a rotina de trabalho do funcionário.

É possível que o período de férias do colaborador mude, um adicional noturno seja acrescentado, algum tipo de acidente de trabalho ocorra, enfim, diversas situações que exigem uma alteração no registro. 

• Acidente de trabalho: Os acidentes que causarem algum tipo de incapacidade, seja parcial ou total, do funcionário, devem estar descritos na ficha de registro

• Férias: Para que haja a devida comprovação do período no qual o colaborador vai tirar férias, é necessário que isso também seja anotado na ficha de registro de funcionários. Se você quiser ler um artigo só sobre como calcular as férias dos seus colaboradores, clique aqui!

• Alteração de função: Caso o funcionário mude de função dentro da empresa, essa informação também deve ser devidamente registrada na ficha de registro. Da mesma maneira que as alterações salariais descritas

Como otimizar o registro de funcionários?

Atualmente, um departamento pessoal precisa contar com a tecnologia como aliada para ter mais eficiência.

Fazer o registro de funcionários, pagamento de horas extras, cálculos rescisórios, folha de pagamento e controle de horas dos funcionários manualmente, são práticas do passado.  

Além do risco de falhas humanas, erros graves e um alto índice de retrabalho, a equipe responsável fica atolada com tarefas burocráticas e não tem tempo de se ocupar com ações mais estratégicas.  

Com a transformação digital, nós desenvolvemos um sistema de controle de ponto online capaz de automatizar os processos e cuidar da rotina do departamento pessoal de uma forma ágil, prática, eficaz e segura.

Além de também assegurar um clima organizacional saudável. 

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Fonte: MyWork