O papel do contador abrange muitos processos e funções importantíssimas. Na maioria das empresas, principalmente as enquadradas no regime tributário do Simples Nacional, o contador é o responsável pelos departamentos fiscal, pessoal e contábil, ou seja, pelas rotinas contábeis da empresa.
Ressalta-se que o papel do contador é fundamental na gestão de qualquer empresa, seja qual for seu regime tributário e sua natureza jurídica: Empresário Individual, Sociedade Empresária Limitada, Sociedade Anônima, etc. Contudo, a única exceção diz respeito ao MEI (Microempreendedor Individual).
A rotina contábil envolve todas as análises financeiras e abrange a realização de balanços, demonstração de resultados, controle de caixa e análise de lucros e prejuízos. Ou seja, envolve tudo o que é importante para o bom funcionamento de uma empresa e está muito relacionada às tomadas de decisão dos responsáveis pela gestão. Não importa de qual porte seja a empresa.
Para explicar quais são as rotinas básicas que uma empresa inscrita no Simples Nacional precisa ter, acompanhe conosco a leitura a seguir.
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As rotinas contábeis do Simples Nacional são pensadas para diminuir as burocracias para as micro e pequenas empresas, mas mesmo com isso, elas requerem bastante atenção do empreendedor e do contador.
Ainda que o recolhimento de impostos seja feito em uma única guia mensal, os negócios que optaram pelo Simples Nacional não estão dispensados de suas obrigações acessórias, que são informações comprobatórias essenciais ao Fisco.
Diariamente é preciso registrar todas as operações da empresa e há muitas declarações mensais e anuais que precisam ter seu envio dentro do prazo para não gerar o recebimento de multas e penalidades.
Além do mais, é preciso estar atento à emissão e arquivamento de notas fiscais, escrituração fiscal e contábil, guarda de documentos e outras tarefas fundamentais para que o seu negócio esteja com a contabilidade em dia.
As rotinas contábeis no Simples são aplicadas para micro e pequenas empresas (ME e EPP) e precisam ser direcionadas a um contador experiente. mas atente para o detalhe que o MEI (Microempreendedor Individual) possui seu próprio regime tributário dentro do Simples (SIMEI) e está dispensado da maioria das obrigações. As obrigações diárias são:
A principal rotina contábil de empresas optantes pelo Simples Nacional é a emissão de nota fiscal eletrônica a cada venda. Nesse caso, existem três tipos principais de notas fiscais:
Ou seja, é obrigação da empresa emitir a nota correspondente à operação e arquivar os documentos fiscais. Geralmente, o próprio gestor ou responsável pelo financeiro emite as notas fiscais por meio de um software emissor e o contador utiliza os documentos para calcular impostos e emitir declarações.
As empresas do Simples também devem manter o registro e controle de seu negócio através da escrituração fiscal e contábil, que é de responsabilidade do contador. Isto ocorre através dos Livros a seguir:
Todo mês, as empresas do Simples Nacional precisam emitir o DAS (Documento de Arrecadação Simplificada) e pagá-lo dentro do vencimento. Essa guia de recolhimento unifica todos os impostos devidos pela empresa, e deve ser apurada após o dia 10 e paga até o dia 20 do período.
Estes são os tributos incluídos no DAS, dependendo da atuação da empresa:
Faz parte das rotinas contábeis do Simples Nacional enviar mensalmente as informações trabalhistas pelo eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).
O sistema foi criado para simplificar a legislação trabalhista, e inclui as seguintes obrigações a serem enviadas pela empresa:
Cada tipo de informação deve ter seu registro por meio dos eventos disponíveis no sistema, para manter a empresa em dia com as leis da CLT.
Toda empresa que opta pelo Simples Nacional tem o dever de enviar algumas declarações mensais e anuais sobre a sua situação financeira e fiscal que constituem obrigações acessórias.
Alguns exemplos de declarações mensais são:
Algumas declarações anuais são:
A manutenção de uma rotina contábil correta e eficiente já é meio caminho para que as obrigações se cumpram com o mínimo de falhas. O que não pode acontecer é todas as etapas acabarem se tornando algo rotineiro, que recebe menos atenção pelo fato de se repetirem.
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