Saiba como executar os principais processos do eSocial

Conhecer os processos do eSocial é fundamental para profissionais de departamento pessoal.

Em 2018, o uso do sistema tornou-se obrigatório para todas as empresas. Por isso, é preciso estar por dentro do seu funcionamento para não cometer erros no cumprimento das obrigações burocráticas da organização.

Pensando nisso, montamos um guia básico para você entender melhor como funciona o eSocial e alguns dos seus principais recursos. Para saber mais, continue conosco!

 

O que é o eSocial?

O eSocial é uma plataforma online do governo federal criada para unificar a entrega das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

Por meio do sistema, as empresas conseguem cadastrar funcionários, folhas de pagamento e pagar impostos de forma simplificada, entre outras ações.

O programa integra bancos de dados da Receita Federal, Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência, INSS e Caixa Econômica.

Isso facilita o trabalho do departamento pessoal, que pode resolver as pendências com esses órgãos por meio de um canal único.

O sistema foi implementado em 2014, inicialmente para regulamentar a contratação de empregadas domésticas por pessoas físicas.

Em janeiro de 2018, passou a ser obrigatório para empresas que faturaram acima de 78 milhões de reais em 2016.

Por fim, em julho de 2018, a obrigatoriedade se estendeu para as demais empresas, com tempo de adaptação até janeiro de 2019.

O acesso à plataforma é feito por CPF/CNPJ, código e senha. Dentro da área logada, há opções para entrega de declarações, resumos para recolhimento de tributos e cadastro de dados relevantes sobre contratos de trabalho.

A identificação dos colaboradores é feita via CPF ou NIS (Número de Inscrição Social), independentemente da forma de contratação.

 

Como executar os principais processos do eSocial?

O eSocial permite uma série de eventos, todos muito úteis para o dia a dia da empresa e seus funcionários.

Como a obrigatoriedade do uso da plataforma é recente, a execução de algumas ações ainda gera muitas dúvidas nos profissionais de departamento pessoal.

Neste artigo, listamos alguns dos principais processos do sistema e esclarecemos seu funcionamento. Falaremos sobre:

• alteração de salário;
• alteração de data de admissão;
• exclusão de funcionário da folha de pagamento;
• exclusão de eventos.

Veja abaixo todos os detalhes sobre cada um deles.

 

Alteração de salário

Um dos processos do eSocial mais usados pelo departamento pessoal é a alteração de salário.

Ela é necessária em casos de reajuste na remuneração ou atualização no salário mínimo, e pode ser feita de forma bem simples dentro do sistema.

Antes de mostrar como aplicar essa mudança, é importante explicar a natureza das informações sobre o trabalhador na plataforma. O cadastro do funcionário é composto por dois tipos de dados:

• cadastrais: dados pessoais do colaborador, como nome, endereço e data de nascimento. Estão inclusos também os principais documentos da pessoa, como números do RG, CPF, Carteira de Trabalho e PIS;
• contratuais: informações sobre o contrato de trabalho do empregado, como salário, cargo, data de admissão e horário de trabalho.

Para alterar o salário de um funcionário, é preciso acessar seus dados contratuais. Confira o passo a passo:

1. Faça login no eSocial e acesse o campo “Gestão de Trabalhadores”;
2. Encontre o funcionário desejado na lista e selecione a opção “Dados Contratuais”;
3. Clique em “Alterar Dados Contratuais”;
4. Informe a data de início de vigência da alteração. (Caso o salário do colaborador tenha sido atualizado há dois meses, por exemplo, coloque a data retroativa);
5. Na próxima tela, encontre o campo “Salário base” e preencha com o novo valor;
6. Clique em “Salvar” e pronto! Está feita a alteração.

No cálculo automático da folha de pagamento, o eSocial não considera o dia de vigência da alteração.

Por isso, o novo valor é válido para o mês completo. Caso a empresa queira que o salário seja adicionado à folha apenas a partir da data de vigência, deverá fazer os cálculos manualmente e editar a rubrica “Salário [eSocial] 1000”.

Para evitar esse trabalho, recomendamos que as alterações salariais sejam feitas em datas convenientes.

 

Alteração da data de admissão

Apesar de também ser um dado contratual, a alteração da data de admissão é diferente da atualização salarial.

Nesse caso, é preciso fazer uma retificação. Diferenciar os dois conceitos é fundamental para entender os processos do eSocial:

• alteração: é feita quando o dado inserido estava correto, mas precisa ser atualizado;
• retificação: é feita quando uma informação foi cadastrada por engano desde o início.

A única situação em que é necessário modificar a data de admissão de um colaborador é em caso de erro no cadastro. Logo, a retificação é a ação certa para atualizar as informações. Os passos são os seguintes:

1. Faça login no eSocial e acesse o campo “Gestão de Trabalhadores”;
2. Selecione na lista o nome do funcionário;
3. Clique em “Movimentações Trabalhistas”;
4. Clique em “Retificar”;
5. Escolha a opção “Dados Contratuais”;
6. Selecione “Alterar admissão” e preencha o campo com a data correta;
7. Clique em “Salvar” e encerre o processo.

 

Exclusão de funcionário da folha de pagamento

Ao demitir um funcionário, é preciso excluí-lo da folha de pagamento. Para fazer isso corretamente, a folha do mês ainda deve estar aberta. Certifique-se disso e cumpra os seguintes passos:

1. Acesse a folha de pagamento e exclua a remuneração do funcionário desligado. Basta clicar em “Excluir” na coluna “Remuneração Informada”;
2. A remuneração não aparecerá zerada, e sim voltará a valores padrão, calculados pelo sistema. Não preencha o campo com R$ 0,00, nem encerre a folha neste momento;
3. A seguir, faça o desligamento do colaborador (Gestão de Trabalhadores > Trabalhador > Desligamento);
4. Ao completar o desligamento, se necessário, gere um DAE rescisório (documento de arrecadação do eSocial para recolhimento de tributos);
5. Encerre a folha do mês do desligamento;
6. Gere o DAE mensal.

Aqui, é importante ficar atento à ordem das ações: primeiro, faça o desligamento, para depois fechar a folha de pagamento.

Se na hora de executar o processo a folha de pagamento do mês já estiver fechada, será preciso reabri-la.

Para isso, acesse o menu “Folha de Pagamentos”, encontre o mês desejado e selecione a opção “Reabrir Folha”.

 

Exclusão de eventos

Além de cadastrar, alterar e retificar, também é possível excluir eventos do eSocial. Esse comando é utilizado para tornar sem efeito uma ação enviada indevidamente.

Por exemplo: se você alterar o salário do colaborador errado, basta acionar esse recurso para tornar cancelar a mudança.

No eSocial, há uma lista de códigos usados para nomear cada ação possível. No caso da exclusão de eventos, esse código é o S-3000, e ele pode ser aplicado para a faixa de ações que vai do S-1200 ao S-2400.

As exceções são o S-1299 (fechamento de eventos periódicos) e S-1298 (reabertura de eventos periódicos). Como eles se complementam, não são afetados pelo comando de exclusão.

Excluir um evento no sistema é bem simples: basta selecionar o cadastro desejado e clicar no botão “Excluir”.

 

Como vimos ao longo do artigo, executar os processos do eSocial não é complicado.

No início, pode parecer difícil, devido ao grande volume de informações e possibilidades do sistema. No entanto, após compreender o funcionamento da plataforma, sua utilização é bem tranquila.

Agora, é só aproveitar as dicas para otimizar o trabalho do seu departamento pessoal!

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Conteúdo original via Xerpa