Saiba como fazer o controle das contas a pagar e receber

Quando falamos em administração de uma empresa[restrict] devemos pensar na gestão financeira. Ela é tarefa obrigatória de todos os empreendedores, sejam eles de pequeno, médio ou grande porte. Uma boa gestão financeira deve equilibrar gastos e prever lucros, levando em conta o saldo atual de contas a pagar e a receber. Por essa razão, o controle das contas da empresa é fundamental para que o negócio alcance o sucesso.

É comum que os empresários tenham dificuldades em manter esse controle financeiro em dia e gerenciar o negócio de modo eficiente. A atividade exige bastante atenção, por isso, neste post vamos trazer algumas dicas valiosas e essenciais.

Por que fazer o controle das contas da sua empresa?

A desorganização em relação ao controle das contas e a falta de planejamento nesse setor podem ameaçar o crescimento e até a sobrevivência do negócio. Afinal, as contas precisam ser pagas em dia e o caixa não pode ficar comprometido.

O controle possibilita uma visão geral da situação do negócio e permite a compreensão sobre os ciclos de pagamentos e recebimentos. Com o entendimento sobre as principais dificuldades da empresa, é possível negociar prazos com fornecedores, por exemplo.

Através do controle das contas é possível avaliar e realizar comparações entre os movimentos de diferentes períodos. Dessa forma, fica muito mais simples identificar possíveis falhas de gestão financeira, como despesas desnecessárias. Além disso, registrando contas a pagar e a receber, você poderá desenhar alternativas de lucro, planejar melhor o futuro dos negócios e controlar os resultados desse planejamento.

Como fazer o controle das contas a pagar e a receber?

Uma gestão financeira eficaz requer a implantação de controles gerenciais capazes de fornecer um sistema gerador de informações sobre o negócio. Abaixo explicamos melhor como fazer cada um dos dois tipos de controles.

Contas a pagar

O controle das contas a pagar possibilita o entendimento sobre os compromissos assumidos pela empresa que podem representar o desembolso de recursos. Ele deve incluir a compra de mercadorias, insumos para a produção ou gastos com a prestação de serviços, máquinas, salários, impostos, aluguel, etc.

Esse registro deve, portanto, além de levar em consideração os custos fixos, prever uma margem de gastos para os custos variáveis. Como envolve uma grande quantia de dinheiro, é importante que haja um controle rigoroso e rotineiro das operações. Esse controle das contas a pagar deve:

• Monitorar todas as contas que devem ser pagas e os seus respectivos prazos;
• Separar compromissos da empresa por: fornecedor, tipo de pagamento, títulos a pagar e títulos pagos, duplicados em atraso, etc;
• Programar pagamentos de modo que não haja atrasos;
• Estabelecer prioridades em caso de problemas financeiros;
• Se houver atrasos, tentar uma renegociação com os fornecedores para evitar multa e juros.

Contas a receber

A organização e o controle dos valores a serem recebidos são imprescindíveis para que a empresa garanta o recebimento pelo produto vendido ou serviço prestado. Para que o controle seja eficaz, é preciso saber quanto a empresa irá receber e quando determinado valor estará disponível no caixa.

Esse registro fornece informações essenciais para evitar que o negócio seja prejudicado em função de atrasos de pagamentos ou inadimplência. Apenas a partir de um controle das contas é possível identificar atrasos dos clientes e realizar a cobrança em tempo hábil para evitar a perda de tempo que pode prejudicar o caixa.

Além disso, o controle também permite a identificação dos bons pagadores e a possibilidade da criação de uma boa relação com os clientes. Também através desse controle, a empresa poderá entender se é possível ou necessário ser mais ou menos rigoroso na liberação de crédito, por exemplo.

O controle das contas a receber deve possuir os seguintes itens:

• Data e montante dos valores;
• Descontos e juros, se for o caso;
• Nomes dos clientes que pagam em dia;
• Montante dos créditos vencidos e períodos de atraso;
• Acompanhamento da regularidade dos pagamentos;
• Providências em relação à cobrança de valores atrasados;
• Ações programadas para casos de cobranças administrativas ou judiciais.

Plataformas online, planilhas e softwares auxiliam no controle das contas

Existem no mercado tanto fichas de papel quanto planilhas digitais e softwares específicos para a realização do controle das contas empresariais. É importante lembrar que, de qualquer forma, é sempre necessário que haja a verificação dos lançamentos para evitar erros nos registros. Para isso, é essencial que seja feita uma confirmação dos dados através dos documentos físicos.[/restrict]