Saiba como fazer para organizar os documentos de uma empresa

É importante que o empresário compreenda que a organização e guarda correta dos documentos e arquivos desempenha papel fundamental na atividade de uma empresa, ou seja, é um dos processos essenciais e que devem levar em consideração alguns fatores. No post de hoje, falaremos sobre como organizar documentos de uma empresa de forma eficiente.

Inicialmente, o empreendedor deve lembrar que, assim como todos os procedimentos de sua empresa, a cultura da organização e a guarda dos documentos deve ser sempre cultivada e todos os funcionários devem compreender a necessidade e importância deste processo.

Atualmente, com a maioria dos processos ocorrendo de forma computadorizada — como, por exemplo, emissão e recebimento de notas fiscais, boletos, documentos bancários, certidões, entre outros —, houve uma facilitação e uma consequente diminuição física dos documentos, mas mesmo assim é preciso saber como organizar documentos contábeis.

 

Como organizar documentos eletrônicos?

Para arquivos eletrônicos, podem ser criadas pastas com o tipo de documento ou ainda por fornecedores e clientes, dependendo da atividade da empresa. Para estes arquivos, além de backups, que são cópias de segurança em pen drives ou hard drives (HDs) ou, ainda, cópias de segurança nos servidores da empresa, o empresário pode optar por arquivar os documentos em nuvem, ou seja, em servidores que não existem fisicamente, mas que podem arquivar diversos documentos ao mesmo tempo.

Aqui, cabe uma observação: que é preciso observar os protocolos de segurança dos servidores, que são as formas que este possui de limitar o acesso a documentos sensíveis ou que possuam alguma restrição.

A organização em nuvem facilita o acesso, pois permite ao empresário acessar os documentos pela internet, sendo esta tarefa possível de qualquer parte do mundo, agilidade hoje exigida no mundo dos negócios.

 

E como organizar arquivos contábeis físicos?

Quem já não passou por uma situação em que tinha certeza que pagou um boleto e não conseguia achar o comprovante? Aqui, deve-se enfatizar a questão da cultura da guarda dos documentos.

Saber como organizar notas fiscais é importantíssimo para a sua empresa. Uma vez recebidas, podem ser guardadas em pastas por tipo de fornecedor ou pelo nome deles; boletos devem ser anexados às notas fiscais para que se tenha uma dupla conferência dos valores, posteriormente os comprovantes ou extratos que comprovam o pagamento devem estar junto aos respectivos documentos.

Além de você ganhar em organização, também acaba ganhando em produtividade, pois um documento perdido pode gerar um enorme desperdício de tempo de um funcionário buscando por algo que poderia ser facilmente encontrado.

 

Documentos funcionais

Outro tipo de documento bastante importante é ligado aos funcionários, que vão desde currículos recebidos até exames admissionais e de rotina, documentos pessoais, bem como contracheques, comprovantes de pagamento de férias e décimo terceiro, rescisões, entre outros relativos à parte de pessoal.

Estes devem ser separados por nome de cada funcionário e devem ter uma pasta para cada, que deverá ser arquivada em ordem alfabética para facilitar a busca quando necessário. Não se esqueça de organizar e guardar também livros-ponto, de preferência já por ordem cronológica.

 

Procedimentos para documentos empresariais

Os documentos relativos à constituição da empresa, como o Contrato Social e as alterações contratuais, o cartão do CNPJ, bem como cadastros junto a órgãos governamentais devem ser guardados na empresa e devem estar acessíveis para eventuais fiscalizações, auditorias ou dúvidas.

Posteriormente, estes documentos deverão ser organizados em envelopes e, dependendo do seu tipo, podem ser utilizados até para comprovações de imposto de renda. A organização dos documentos deve ser feita desde o momento da abertura da empresa.

 

Documentos diversos

Em casos de documentos específicos, é preciso que estes sejam guardados por um determinado intervalo de tempo:

• Comprovantes de pagamento de tributos da Previdência Social: deverão ser arquivados por prazo de, no mínimo, 30 anos. Estes documentos podem ser guardados de forma eletrônica, mas obrigatoriamente o documento em papel deverá ser arquivado.
• IPTU: o Imposto Predial e Territorial Urbano deverá ser guardado pelo prazo de 5 anos.
• Financiamentos ou consórcios: deverá ser guardado até a quitação do bem que foi adquirido, como um veículo ou um imóvel.
• Notas fiscais: caso exista algum problema com o bem ou, ainda, furto ou roubo, será necessário mostrar a nota fiscal de sua compra. Além disso, para trocas ou ressarcimento do valor em casos de defeitos, também é necessário que seja apresentada a nota fiscal. Em alguns casos, eles podem ser exigidos posteriormente ao prazo de garantia para que sejam reparados vícios ocultos, que são aqueles que podem aparecer após anos de uso.
• Aluguel e condomínio: a guarda destes comprovantes deve ser feita até o término do contrato de uso do imóvel.
• Água, luz, telefone, gás e outras contas de consumo: deverão ser guardadas por até 5 anos.
• Aquisição de um imóvel: todos os documentos desde a proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento deverão ser guardados até a data de lavratura e registro imobiliário da escritura.
• Contratos diversos: devem ser conservados até que o vínculo entre as partes não mais exista.

Na guarda de documentos, devem ser observadas as 3 esferas governamentais (Municipal, Estadual e Federal) e os diferentes tipos de legislação como comercial, previdenciária e fiscal, entre outras, além de suas atualizações.

É necessário compreender a organização e guarda dos documentos bem como o entendimento dos prazos que estes documentos devem ser guardados para que o empresário tenha as informações sempre que necessário, evitando desperdício de tempo em busca de documentos, bem como problemas de não pagamento ou ainda de pagamentos em duplicidade.

Investir em uma boa organização e saber como organizar documentos contábeis significa investir em sua empresa e evitar multas pesadas pela simples ausência física de um documento no momento da fiscalização

 

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