Saiba como trabalhar de forma eficaz em home office

O trabalho home office se tornou o fenômeno do momento, principalmente em época de isolamento social, onde quase 80% da população mundial se concentra em casa. Na maioria das vezes os profissionais não conseguem garantir a boa produtividade longe da empresa, escritório ou dos seus superiores e de sua equipe, mas trabalhar em casa pode ser mais eficaz do que as pessoas imaginam, basicamente se o profissional aplicar disciplina, regras e muito foco na sua rotina.  Separamos algumas dicas para você usar no home office, com objetivo de manter ou até mesmo aumentar seu rendimento de trabalho. 

– Equipamentos adequados 

O trabalho home office é 100% remoto, para o profissional que foi direcionado ao trabalho em casa pela empresa ou para aqueles entusiastas que planejam iniciar como micro empreendedor, antes de tudo eles precisam providenciar equipamentos de qualidade para execução do seu trabalho, como um computador de mesa ou um notebook que tenham um processador rápido para envio dos arquivos. É necessário se atentar quais serão as atividades desempenhadas pelo profissional, por exemplo, se for um designer que trabalhe com softwares para criação de projetos visuais ou audiovisuais, ele precisará de uma máquina mais potente para manipular suas criações, com um melhor sistema operacional, um bom processador e uma memória RAM acima dos 16GB, também é recomendado uma memória externa – HD – para trabalhos como edição de vídeos, por exemplo, já que é necessário editar, copiar e colar vários vídeos ao mesmo tempo. Um bom monitor e mouse, podem ajudar na sua performance, investir nesses periféricos fazem toda diferença no seu trabalho.  Lembra-se de ter uma boa conexão com a internet, evite instabilidade e lentidão durante o contato com sua equipe de trabalho e seus clientes. 

– Separe um espaço para o trabalho

Afim de que seu trabalho continue fluindo bem é adequado ter um local em sua casa com boa iluminação, uma mesa para seus equipamentos e materiais de escritório. Desconsidere o fato de você trabalhar no sofá ou na sua cama, simplesmente por estar em casa, uma das vantagens de trabalhar em casa é que você poderá escolher o local e mobília mais convenientes. Investir numa boa cadeira funcional, além de te ajudar na postura da sua coluna e evitar lesões, também, te ajudará na concentração e na condição do seu trabalho. Esse local pode ser em seu quarto, em um quarto livre da casa ou até mesmo na sala, desde que seja o mais silencioso possível.    

– Crie rotinas e planeje seu dia 

Da mesma forma que no seu ambiente de trabalho existem regras e rotinas, na sua casa não pode ser diferente, elabore um planejamento mental ou se achar necessário escreva como será seu dia e sua semana. Traga a rotina do escritório para dentro de casa, estabeleça horários (início, intervalo e fim), respeite-os, um intervalo de descanso é essencial para você se restabelecer e descansar um pouco sua mente. Se alimente bem e lembre-se de beber água regularmente. Evite trajes desleixados e pijamas, não precisa usar terno, mas vista-se para se sentir mais profissional e melhor psicologicamente, também está preparado pra uma vídeo conferência de última hora, por exemplo. Faça uma agenda semanal com todos os compromissos e tarefas que terá para cada dia da semana, respeitando por prioridade e data marcada, durante seu expediente anote os próximos compromissos, risque os quais foram concluídos e os que precisarão reagendar.  

– Faça um acordo com sua família 

Uma das grandes desvantagens do home office são as distrações domesticas, caso você more ou tenha o tempo comercial sozinho em casa não precisa se preocupar tanto, caso ao contrário, alinhe com os atores da sua casa que estará trabalhando em casa e precisará que eles respeitem esse tempo, qualquer interrupção desnecessária atrapalha a linha de raciocínio e prejudica sua entrega. Não misture atividades profissionais com as atividades domesticas, assim você terá mais efetividade no seu trabalho.  

– Mantenha uma boa comunicação com sua empresa

Sabemos que um dos principais fatores para o sucesso da empresa é a comunicação entre seus integrantes, para a operação fluir e andar bem, todos os colaboradores, clientes e fornecedores precisam estar bem alinhados entre eles. No trabalho home office a comunicação precisa ser ainda mais forte e explorada, sabendo que haverá a distância física que dificultará o alinhamento e aprovação das demandas, por exemplo. Mantenha sempre a comunicação com sua equipe, com seus gestores e com seus clientes, através ligações, e-mails, grupos de mensagens etc. Sistematize reuniões periódicas via (vídeo conferência ou call) para discutir e alinhar pendências com as partes envolvidas, seja para planejar uma tarefa e novas ideias com seu time ou seja para aprovar um projeto junto ao seu cliente.  Como já foi mencionado uma boa conexão com a internet será importante para manter este relacionamento. 

– Explore e atribua das ferramentas digitais 

No mundo digital, existe centenas de ferramentas úteis e fáceis de usar que você pode aprender a operacionaliza-las junto às suas tarefas de trabalho. Instale em seu desktop ou notebook todas as ferramentas necessárias para melhor desempenho do seu serviço, o Pacote Office oferece as principais ferramentas para criação de artigos, relatórios e apresentações, (Skype, Hangouts Zoom) são excelentes para vídeos chamadas, Telegram e Whatsapp são bons para mensagens instantâneas, Dropbox e Wetranfer são opções para envio de arquivos pesados para um destinatário, Trello e Project para gerenciar projetos com equipes, google agenda é interessante para seu cronograma e lembretes de compromissos. O importante é você conhecer as diversas ferramentas, escolher as quais são mais relevantes e atendem na sua rotina. Além disso, adote das ferramentas que são usadas pelos membros da sua organização. 

– Tenha acesso a rede servidora da empresa

Para ter acesso aos dados da empresa que você trabalha, primeiramente você precisa de uma autorização oficial da mesma. Alinhe com ela a necessidade de acesso a rede servidora de arquivos da empresa em sua casa, ter acesso a esta rede é bastante importante e útil para o processo do seu trabalho home office. A interatividade, a rapidez às informações e ligações aos arquivos corporativos são fatores que você pode usufruir, você praticamente terá a empresa em sua casa. Mas salientamos que você será um dos responsáveis pela preservação e cuidado dos arquivos desta entidade. O técnico de informação – TI -, através de outro computador, instalará e configurará remotamente o sistema de ligação entre o servidor e sua máquina, assim você estará conectado à empresa. 

– Seja o seu próprio foco 

Motivação é um sentimento que vem de dentro das pessoas para fazer algo e atingir um objetivo, as emoções que a pessoa sente determina o grau da sua motivação, também como outras pessoas podem incentivar e apoiar a manifestação da motivação de outra pessoa, até o ambiente em que a pessoa vive influencia na sua motivação. Trabalhando isolado em casa, distante do time e dos gestores, o profissional, algumas vezes, se sentirá desmotivado e consequentemente perderá seu foco na entrega do seu trabalho. Esteja atento aos sinais que seu corpo emite, aprenda a controlar suas as emoções e sentimentos, combata a auto sabotagem. O autoconhecimento e o autocontrole são umas das habilidades que as empresas vêm mais observando e valorizando dos profissionais nos últimos anos. Cogite sua concentração, seu foco, mantenha sua energia positiva alta, trabalhe com alegria e empenho, visualize mentalmente sua tarefa e crie um ambiente favorável, buscando sua conclusão. Faça as coisas pensando no seu crescimento, no desenvolvimento das pessoas ao seu redor. Lembre-se que as tarefas têm prazos, entregue-as como foi planejado e acertado com a empresa ou com seu cliente. 

Dica extra do Jornal Contábil: Se prepare e se especialize em Departamento Pessoal Gostaríamos que conhecessem nosso treinamento completo e totalmente na prática de departamento pessoal e eSocial para contadores.

Aprenda todos os detalhes do departamento pessoal de forma simples e descomplicada. Saiba tudo sobre regras, documentos, procedimentos, leis e tudo que envolve o setor, além de dominar o eSocial por completo. 

Essa é a sua grande oportunidade de aprender todos os procedimentos na prática com profissionais experientes e atuantes no segmento, clique aqui acesse já!