Saiba quais são os principais documentos de uma empresa

Uma empresa deve ter à disposição alguns documentos legais em caso de fiscalização. Neste post vamos falar dos 6 principais: alvará de funcionamento, cartão CNPJ, inscrições estadual e municipal, informações sociais (E-SOCIAL), certificado digital e contrato social.

Certamente, no processo de abertura de uma empresa é comum que sejam gerados uma série de documentos, registros, guias e papeladas no geral. Nessa etapa, muitos empreendedores desejam que a abertura seja concluída para se verem livres daquele acúmulo de papel. Entretanto, é um mito pensar que quando a abertura for concluída isso acabará.

Embora um dos processos mais burocráticos tenha acabado, depois da consolidação do CNPJ a empresa passa a lidar com os mais variados tipos de documentos. Afinal, a partir disso, surgem novas demandas, como organizar os documentos da gestão financeira e contábil do negócio. Além de tudo isso, ainda manter em dia os documentos legais que garantem a legalidade da empresa perante a fiscalização.

Quer saber mais? Nesse post vamos explicar quais são esses documentos e suas importâncias.

Documentos contábeis X Documentos legais

No dia a dia da gestão empresarial, a empresa deverá gerenciar muito bem, dois tipos de documentos: os contábeis e os legais.

Primeiramente vamos entender o que são os documentos contábeis. Basicamente eles são os registros que auxiliam, compõem e evidenciam a contabilidade do seu negócio. Em uma analogia simples, eles são um arquivo que carrega o registro de um fato que aconteceu na empresa. Exemplo:

• Para cada prestação de serviços, uma nota fiscal,
• Para todo pagamento feito, o comprovante
• E para qualquer acordo, ter um contrato.

Por outro lado, no caso dos documentos legais, estamos falando daqueles que correspondem ao cumprimento de leis e normas. Isso em toda esfera federal, estadual, municipal, sindical. Os principais documentos legais são:

• Cartão CNPJ
• Inscrição estadual e municipal
• Alvará de funcionamento
• Relação anual de Informações sociais (Informações do E-SOCIAL)
• Certificado digital
• Contrato social

Os documentos legais são de extrema importância para evidenciar que a empresa está regular e apta para realizar suas atividades de acordo com as regulamentações necessárias.

Cartão CNPJ

O cartão CNPJ é a página com o resumo da empresa. Ele é importante, pois carrega as principais informações do negócio, como: CNAE, cidade, razão social, quadro societário entre outros. Além disso, é possível verificar se a empresa está ativa ou com dependências junto à Receita Federal.

Em outras palavras, no mundo empresarial o cartão CNPJ funciona como um CPF. Normalmente ele é necessário para executar qualquer ação com a empresa, como: abrir conta PJ, participar de licitações, emitir nota fiscal, fechar contratos e muito mais.

Tem o CNPJ mas não emitiu o cartão? É simples. Clique aqui e coloque o número do CNPJ para receber o comprovante acima.

Alvará de funcionamento

O alvará de funcionamento é um documento que tem como finalidade mostrar que a empresa tem a permissão de exercer suas atividades naquele local. Isso garante que as normas municipais e de outros órgãos governamentais estão sendo cumpridas.

Em suma, é obrigado ter o alvará de funcionamento qualquer empresa que trabalhe com circulação de pessoas no ambiente de operação. Isso vale para estabelecimentos comerciais, industriais, de prestação de serviços, associações e muito mais.

A ausência do alvará de funcionamento pode ocasionar até no fechamento do estabelecimento. Além disso, grandes multas podem ser aplicadas, podendo até suspender o registro profissional do empresário, bem como ocasionar na apreensão de mercadorias e bens.

Esse é um documento legal muito importante e precisa ser renovado anualmente!

Inscrição estadual e municipal

Toda empresa do ramo de comércio precisa pagar o ICMS (imposto sobre circulação de mercadorias e serviços). Esse é um imposto estadual, logo, para pagá-lo é necessário ter um cadastro junto ao Estado. Logo, ele é considerado um documento obrigatório!

Da mesma forma, existe o ISS (imposto sobre circulação de serviços) que nesse caso é obrigatório para empresas do ramo de prestação de serviços. Dessa forma, as empresas desse ramo se tornam obrigadas a ter um cadastro junto ao município.

Sem essas informações a empresa não conseguirá emitir nota fiscal e consequentemente, a contabilidade não conseguirá gerar as guias para pagamento dos impostos.
Em um processo de troca de contabilidade, por exemplo, esses seriam um dos primeiros documentos legais que o novo escritório solicitaria.

Visto isto, fica claro que é imprescindível ter essas informações sempre disponíveis e em dia.

E-SOCIAL e informações trabalhistas

Aqui entram os documentos legais exigidos para dar esclarecimento das questões trabalhistas e previdenciárias relacionadas à empresa.
O E- Social funciona para fins de fiscalização, prevenindo a sonegação de impostos. Ele é um sistema que centraliza todos os dados das empresas e funcionários com seus dados cruzados por vários órgãos.
Resumindo, é um documento legal para mostrar transparência com o cumprimento das leis trabalhistas.

Certificado digital

Basicamente o certificado digital é uma assinatura virtual do seu nome ou da sua empresa. Com ele, é possível reduzir a burocracia em muitos processos. Além disso, ele garante segurança na troca de informações e mais agilidade por conseguir assinar qualquer documento digitalmente, com validade jurídica.

A princípio, ter um certificado era uma questão de escolha. Todavia, agora não é bem assim.
Todas as empresas que precisam emitir nota fiscal, enviar informações sociais e trabalhistas, passaram a fazer isso obrigatoriamente via certificado digital.

Ou seja, o certificado digital entra na lista de principais documentos de uma empresa por ajudar a cumprir funções básicas do dia a dia.

Contrato Social

Enquanto o Cartão CNPJ funciona como o CPF da empresa, o contrato social funciona como uma certidão de nascimento. Igualmente, nele é registrado todo o projeto da empresa, sua localização, os proprietários, a divisão de tarefas entre os sócios, etc.

Por isso, ele também é um dos principais documentos de uma empresa. Será sempre requisitado para abertura de contas, licitações, solicitação de empréstimos e qualquer outro processo cadastral.

Fonte: Conube

Dica Extra: Já imaginou aprender 10 anos de Prática Contábil em poucas semanas?

Conheça um dos programas mais completos do mercado que vai te ensinar tudo que um contador precisa saber no seu dia a dia contábil, como: Rotinas Fiscais, Abertura, Alteração e Encerramento de empresas, tudo sobre Imposto de Renda, MEIs, Simples Nacional, Lucro Presumido, enfim, TUDO que você precisa saber para se tornar um Profissional Contábil Qualificado.

Se você precisa de Prática Contábil, clique aqui e entenda como aprender tudo isso e se tornar um verdadeiro profissional contábil.