Sistema de Gestão: Entenda o paralelo entre despesas e investimentos

Redução de custos: muitos gestores enxergam os custos de uma nova tecnologia apenas como despesas dentro de seus negócios.

Porém, é possível ter uma interpretação diferente desse movimento de modernização da organização.

Por conta dos benefícios das soluções digitais, a redução de custos pode se transformar em um poderoso investimento para sua empresa.

Pense na estrutura de uma empresa que trabalha com distribuição no setor e bazar, papelaria ou eletro.

São vários processos acontecendo simultaneamente e podem ocorrer falhas ou perdas de desempenho em diversos pontos.

Se fosse possível reduzir essas situações, os custos também diminuiriam drasticamente – gerando um ótimo retorno financeiro.

Portanto, é preciso criar a visão de que a redução de custos é um investimento para a empresa.

Neste artigo vamos entender por que essa é uma visão estratégica que você deveria adotar o mais rápido possível.

Redução de custos: o paralelo entre despesas e investimentos

Qualquer empresa possui diversas saídas financeiras do seu caixa ao longo dos dias, certo? Porém, é fundamental diferenciar quais delas são apenas despesas e quais delas podem ser entendidas como um investimento – que gera benefícios no futuro.

Enquanto pagar a conta de luz é apenas uma despesa operacional, colocar esse mesmo dinheiro em um fundo de investimento poderia gerar um retorno positivo em alguns meses.

Mas nem sempre fica tão claro assim quando estamos falando de um investimento.

Imagine que uma distribuidora de bazar, papelaria e eletro invista na implementação de um sistema de gestão.

Inicialmente, essa decisão traria um custo para os cofres da empresa.

Porém, em longo prazo, a redução de custos proporcionada pela melhoria dos processos internos compensaria essa despesa inicial e geraria uma lucratividade maior.

Sistema de gestão: redução de custos como investimento

Acabamos de ver que um sistema de gestão pode ser encarado como um investimento que ajuda na redução de custos.

Mas como isso acontece na prática?

Ao usar um sistema de gestão, é possível ter acesso a muitos benefícios que – direta ou indiretamente – causam uma redução de custos.

Veja quais são os principais desses benefícios:

1. Menores custos de TI

Um sistema de gestão integra diversos processos e informações em uma única plataforma.

Dessa forma, não é preciso investir em diversas soluções – reduzindo a carga de trabalho do setor de TI para manter tudo funcionando corretamente.

2. Acessibilidade e produtividade

Um sistema de gestão fornece acesso em tempo real a várias plataformas.

Os funcionários acessam dados por meio de telefones, tablets e desktops.

Isso lhes dá uma flexibilidade incrível para desenvolver o seu trabalho com mais agilidade – além de melhorar a comunicação interna.

Você já teve que lidar com atrasos na conclusão de tarefas internas pela dificuldade que os funcionários possuem em acessar às informações que necessitam? Esse é um problema que pode ser eliminado – aumentando a produtividade da empresa.

3. Atualização constante

Um bom sistema de gestão apresenta atualizações constantes.

Isso evita um tempo de inatividade dispendioso ao atualizar sistemas internos.

Além disso, ainda reduz os riscos que existem nos processos fiscais e de contabilidade.

4. Escalabilidade

O crescimento de uma organização é sempre ótimo.

Porém, pode levar a outras situações que precisam de um pouco mais de atenção.

Com o aumento no volume de transações, ferramentas paliativas podem não dar conta do recado – gerando a necessidade de uma nova despesa.

Um sistema de gestão robusto, como o software Mainô, facilita esse todo esse processo.

Você contrata serviços definitivos ao tamanho das suas necessidades como empresa.

Dessa forma, pode aumentar os limites do seu plano conforme a sua organização cresce, garantindo uma redução de custos, evitando multas por infrações fiscais, perda de prazos, por falhar na gestão de estoque entre muitos outros fatores que podem onerar o seu orçamento.

5. Backup dos dados

Uma distribuidora de bazar, papelaria e eletro precisa lidar com um grande volume de dados: informações contábeis, dados de clientes, mensagens internas, entre muitos outros.

E é de grande importância evitar que essas informações sejam perdidas – afinal, isso geraria muitos prejuízos.

É por isso que um sistema de gestão alocado em nuvem – neste artigo você 5 vantagens de um software em nuvem–  garante o backup dos seus dados de forma muito mais segura e ágil.

6. Integração de informações

Imagine que você emita uma nota fiscal de uma venda e seus controles de estoque e financeiro sejam atualizados automaticamente.

Essa integração das informações é possível com um sistema de gestão.

Assim, você garante dados sempre atualizados e reduz a complexidade dos processos internos.

7. Segurança

Um software interno desprotegido ou mal gerenciado pode criar problemas de segurança.

A perda de informações ou ataques de hackers podem causar prejuízos financeiros graves para uma empresa.

Mas esse risco se torna muito menor quando você usa uma solução digital.

Além da segurança das suas informações, você também ganha mais segurança em relação às obrigações contábeis.

Afinal, todos os dados ficam armazenados na plataforma e diversos processos podem ser automatizados para garantir que você nunca mais perca os prazos.

Fonte: Mainô