Software de Gestão e documentos eletrônicos: a importância de um sistema unificado

A maioria das empresas utiliza algum sistema de ERP. Ele é a espinha dorsal dos negócios da empresa. Sua função é a de centralizador, gerenciador e comunicador entre diversos setores e atividades da empresa.

Quando integrado ao sistema de emissão de documentos eletrônicos, o ERP tem condições de unificar informações fiscais importantíssimas. Dá agilidade à empresa, elimina o uso de interfaces manuais, otimiza o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização.

Além disso, o ERP auxilia o processo de tomada de decisão, elimina a redundância de atividades e reduz o tempo dos processos gerenciais. Proporciona um melhor controle das operações da empresa, adequa as informações ao cumprimento das legislações federais, estaduais e municipais vigentes. Mas o melhor de tudo isso é que ele promove a união entre todas as contas da empresa com todas as pendências ligadas ao fisco. Isso facilita a geração e armazenamento de documentos, poupando tempo e recursos operacionais. Reduz ainda o trabalho e retrabalho do departamento de contabilidade da empresa, com a certeza do cumprimento dos deveres legais.

Raramente uma empresa funciona sem um sistema desses, dos mais simples aos de desenvolvimento próprio, mais caros e mais complexos, todo negócio funciona com módulos separados e funções que são acrescentadas posteriormente a ele. Isso demanda um centralizador capaz de se comunicar com todos esses objetos independentes.

Sendo uma plataforma onde todas as informações devem se conectar e integrar, é de se esperar que todos os sistemas críticos da empresa estejam vinculados a ele. Não é diferente com as plataformas de emissão de documentos eletrônicos. Plataformas de emissão, armazenamento e gerenciamento de documentos eletrônicos são sistemas críticos da empresa, pois a área de contabilidade precisa prestar contas de tudo que entra e sai da empresa, principalmente para o governo.

Sistemas assim têm conexão direta com a Secretaria da Fazenda e, através disso, se mantêm sempre atualizados e em dia com as obrigações fiscais de uma empresa – algo que não só determina sua legalidade, mas seu próprio funcionamento. Esses sistemas têm a capacidade de se conectar a qualquer ERP já existente, ou mesmo se integrar a um que esteja em desenvolvimento, como mais um módulo de comunicação que poderá ser gerenciado pela mesma plataforma com que a empresa já trabalha. A importância disso é manter a coesão e integridade dos dados, tornando-os integrados a todos os outros setores, evitando erros, e mantendo o propósito do ERP de ser a espinha da empresa, o concentrador de toda a gerência.

Utilizam três ferramentas para essa conexão: através de arquivos TXT que são trocados entre plataformas, APIs focadas em se comunicar com a plataforma existente e pela troca de informação com o próprio banco de dados. Cada um desses tipos de conexão atende a uma demanda específica ou um tipo de cliente. Empresas que utilizam linguagens proprietárias, ou muito antigas, podem ter integração via arquivos de texto, ou mesmo APIs. Isso faz com que os sistemas legados da empresa não se tornem um investimento ultrapassado e obsoleto, poupando dinheiro de novos investimentos.

O descarte de plataformas existentes, ou mesmo a migração, pode comprometer dados que muitas vezes são cruciais. Além disso, há a perda do investimento inicial, dos profissionais que atuam com aquela ferramenta, e do tempo gasto em migrações, que só consomem dinheiro, tempo e quando terminam, já estão ultrapassadas, graças à velocidade com a qual a tecnologia avança.

O software de emissão e armazenamento de documentos não demanda novos investimentos naquilo que já existe. Isso reduz demais os custos, além de afetar positivamente setores da empresa, como a contabilidade, que agora ganha em agilidade e confiabilidade. O contador talvez seja o que mais se beneficia desse processo, mesmo que seja o TI responsável por isso. Os gestores também se alegram com a queda de custo e o aumento da produção. A importância dessa integração está no simples fato de que ela atende a demandas que são obrigatórias e necessárias, mas de maneira mais simples e muito mais barata.

(*) Adão Lopes é CEO da Varitus Brasil
Matéria: CIO