SST para empresas contábeis: Saiba agora como gerenciar as informações dos seus clientes

O SST é um dos eventos que tem gerado bastante dúvidas, principalmente nas empresas contábeis. É esperado que o escritório faça o envio de todos os dados, mas quem vai ajudar no gerenciamento, na verdade é o cliente.

Antes do eSocial, o gerenciamento era:

• Recebimento dos ASOS (Admissional , Demissional e Mudança de função)
• Recebimento dos PPP’s (Perfil Profissiográfico Previdenciário) e lançamento de algum exame periódico.

Entendendo SST para empresas contábeis

Sabemos que não é uma tarefa fácil atender os requisitos em cada fase do eSocial, mas quando pensamos no faseamento de Saúde e Segurança do Trabalho, percebemos o quão desafiador será para os escritórios de contabilidade, que atualmente atendem a diversas atividades de seus clientes.  

E se o seu cliente tiver 1 colaborador na empresa dele, será preciso enviar as informações inerentes a SST desse colaborador.  

Por onde começar?

A primeira coisa que você precisa fazer para se organizar, é receber os dados de seus clientes dentro do prazo, para poder enviar os dados da 4ª fase.  

Caso o cliente decida que é a empresa contábil que será responsável por enviar essas informações, ele poderá apenas fazer uma procuração e utilizar o sistema Fortes Pessoal para envio das informações, assim como vocês já fizeram nas outras fases.

Pontos importantes para o Contador

Abaixo irei dar 6 sugestões para que o contador consiga realizar melhor esse processo.

1) Software

Todo controle deve ser feito por um sistema informatizado para evitar erros e punições.

Você não vai conseguir fazer o gerenciamento de Saúde e Segurança do trabalho sem um sistema para auxiliar nessa gestão. E para contribuir nesta tarefa, o ideal é que sejam sistemas integrados.

A falta de conexão entre o sistema de folha, pode causar diversas inconformidades podendo a empresa sofrer diversas multas por não cumprimento das obrigações legais, sem contar na perda de tempo e retrabalho em lançar novamente os dados no sistema de folha, por exemplo.

2) Conhecimento

Os dados de SST são específicos demais. Então, ter alguém no escritório que saiba tudo sobre SST para que você possa prestar Consultoria e Assessoria aos seus clientes, é bastante recomendado. Mas caso não seja interessante, indiquem aos seus clientes alguém que possa fazer.

Todas as empresas precisarão ter em dia os laudos (LTCAT) e documentos (PPRA, PCMSO, PCMAT), já que grande parte das informações para o eSocial são retiradas desses laudos.

3) Integrações

A integração entre as áreas envolvidas devem estar em completa harmonia com empresas e profissionais do SST, seja ela terceirizada ou própria. O que quero dizer com isso, é que devem ser criados processos para que as informações sejam prestadas em tempo hábil e de forma correta para o eSocial.

Assim como já é feito entre os departamentos fiscal, pessoal e contábil por exemplo, o SST exigirá uma integração entre empresa contábil, empresa cliente e empresa de SST.

4) Organização

Não deixe para depois os exames médicos dos colaboradores! Realize esse controle de forma cronológica, pois sabemos que o eSocial espera receber os dados mediante prazo e este deve ser informado conforme realização do exame, que tem como prazo o dia 7 do mês seguinte à data de quando o exame foi feito.

5) Controle e Gerenciamento

Otimize o gerenciamento de EPI’s e EPC’s. Todo o processo de entrega, substituição e treinamentos, quando lançados em um sistema, otimiza o gerenciamento e envio de informações fidedignas para o governo, afinal é um trabalho diário e será uma forma segura e de fácil acesso para localizar tal registro.

6) Documentação

Por último, mas não menos importante, documentar as obrigações e responsabilidades de cada parte. Quando digo parte me refiro ao escritóriox colaboradores, cliente x gestores.

Neste documento pode constar:

• Detalhes sobre as atividades voltada para a folha;
• Detalhes sobre atividades para a empresa e para a área ou empresa de SST;
• Prazos para coleta e transmissão para o eSocial e quem fará a transmissão.

Assim como também é importante rever o contrato entre escritório e clientes, deixando claro as responsabilidades de cada um.

Se organize o quanto antes! Afinal para as empresas do primeiro grupo o envio dessas obrigações já começam em julho de 2019, não é mesmo!?

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Conteúdo original Fortes Tecnologia