O controle de estoque é o processo de gerenciar os insumos e produtos de uma empresa, objetivando maior eficiência, que permite maximizar o lucro à medida que minimiza os custos de manutenção do mesmo.
Qualquer empresa que lide com estoque precisará aplicar esse controle de alguma forma.
O grau de relevância da aplicação desses conceitos está intimamente ligado a importância dos produtos para o sucesso do negócio.
Assim, esta prática é crucial para Atacadistas e distribuidores, Produtores de alimentos/bebidas (incluindo cervejarias), Fabricantes e Revendedores, sendo ponto relevante à continuidade de seus negócios.
Todavia, muitas empresas ainda não são eficientes em tais processos, negligenciando a aplicação de metodologias adequadas e boas práticas para executar este controle corretamente.
Neste artigo nós separamos as melhores informações, metodologias, orientações e dicas para que você possa implantar ou melhorar suas práticas de controle de estoque.
Confira!
Mas afinal, o que é Controle de Estoque?
No armazenamento de produtos, seja em uma micro, pequena, média ou grande empresa, o gestor tem à sua frente inúmeros paletes, armários, caixas, enfim, uma infinidade de materiais que se converterão em vendas.
No entanto, se você não souber a quantidade existente de determinada mercadoria, prejuízos poderão acontecer em razão do vencimento no prazo de validade ou até mesmo pela desorganização do que está armazenado.
Adotando um controle de estoque, é possível manusear adequadamente tanto as matérias-primas quanto os produtos do seu ramo de atuação, ou seja, haverá mais informações para auxiliar nas tomadas de decisões, aumentando os acertos.
Com isso, prejuízos são evitados e até mesmo desvios combatidos, tendo em vista que muitas empresas perdem mercadorias quando não possuem uma rígida organização.
Dessa maneira, o controle de estoque é a sistematização do capital de giro da sua empresa, mantendo em movimento as mercadorias, cumprindo prazos e planejando adequadamente as compras e vendas.
Trata-se de um ponto essencial para aumentar a competitividade da sua empresa diante de um mercado altamente exigente e inovador.
Qual a importância de aplicá-lo?
Controle de Estoque é quase que uma obrigação nas empresas, isto porque, mantém todos os processos organizados e todos os setores em produção.
Isto porque, por ser um setor totalmente logístico e estratégico, não há restrição apenas para entradas e saídas de produtos e materiais.
Pois, o armazenamento de estoque, como visto, contém ativos que envolvem diretamente o capital de giro da empresa.
Ou seja, o controle de estoque afeta diversos outros setores, como comercial, financeiro, marketing, produção, setor de compras e etc.
Sendo assim, quando o processo é executado de forma incorreta ou é desorganizado, a empresa pode ter prejuízo.
Portanto, um Controle de Estoque traz as seguintes funcionalidades:
- Otimiza o espaço físico no estoque;
- Organiza as compras;
- Melhor comunicação entre os departamentos – compras, vendas e estoque – da empresa;
- Eficiência na gestão de produção;
- Agrega valor nos produtos/serviços oferecidos pela empresa;
- Reduz problemas e eventuais perdas e prejuízos na empresa.
Além disso, um planejamento de compra de produtos, reposição e contagem do estoque, evita sofrimento com falta de mercadoria para os clientes.
Porém, compras em excesso pode resultar em despesas desnecessárias e mercadorias encalhadas no estoque.
Por isso, ter um monitoramento de estoque preciso e estratégico é algo indispensável em qualquer corporação.
Quais são os benefícios do controle de estoque?
O controle de estoque faz um inventário de tudo o que existe armazenado.
Assim, acontece a otimização dos recursos, mantendo o local bem organizado.
Dessa forma, os colaboradores terão mais facilidade para localizar um determinado produto quando solicitado, agilizando os processos e mantendo a satisfação dos clientes, seja em uma compra física ou online.
O inventário é fundamental para você conhecer quais mercadorias possuem maior demanda, auxiliando em compras assertivas e até mesmo a enviá-las com mais rapidez, como em uma liquidação, de olho nos prazos de validade ou tendências do mercado.
Quem atua com produtos perecíveis, como supermercados, precisa manter um controle ainda mais rigoroso do estoque.
Caso contrário, as perdas poderão representar prejuízos incalculáveis.
Como realizar um Controle de Estoque de forma simples
Quando não se tem um estoque controlado, o negócio perde a oportunidade de crescer e expandir.
Pois, o mesmo ajuda na produtividade da organização, que pode acompanhar todos os ativos da empresa, como mercadoria vendida, matéria prima, produtos, etc.
Para ter uma gestão de estoque simplificada e qualificada, é necessário seguir algumas dicas importantes.
Tenha os fornecedores certos
É natural que um negócio tenha muitos fornecedores, dessa forma se consegue diversos preços e variedades de produtos e matéria prima.
Porém, é muito importante que a empresa foque nos melhores fornecedores.
Ou seja, aqueles que ofereçam qualidade, preço bom e entrega rápida.
Assim, é possível economizar tempo, melhorar a qualidade dos produtos oferecidos e ter preços mais justos e compatíveis aos concorrentes.
Portanto, quando for analisar a cartela de fornecedores, verifique os que tem melhor preço, maior qualidade e bons prazos de entrega e pagamento.
Gerencie o financeiro do estoque
O controle financeiro de um estoque funciona da seguinte maneira: o responsável acompanha tudo o que é comprado e vendido da empresa.
Por isso, é preciso que haja custo efetivo de tudo o que entra no estoque e o custo de todos itens.
Até porque, todo empreendedor ou gestor deve ter noção e saber onde o dinheiro da empresa está sendo investido, e se está sendo bem investido.
Tenha um inventário de estoque
O inventário de estoque ajuda a ter um controle de estoque organizado e eficiente.
Pois, o inventário consiste em calcular o valor total de todos os produtos disponíveis em estoque.
Uma vez que quando se sabe onde está sendo investido o capital, como em insumos ou armazenamento de mercadorias, se planeja de forma muito mais otimizada.
Ou seja, são montadas estratégias mais específicas e concretas, e os produtos não ficam parados por um longo tempo.
Conheça métodos para controle de estoque
Em um Controle de Estoque existem várias metodologias para auxílio do negócio, e é muito importante fazer o uso de algumas delas.
Isto porque, com eles é possível complementar todo o trabalho de monitoramento e gestão do estoque.
Veja a seguir alguns dos métodos:
Método PEPS
PEPS, sigla de “Primeiro que Entra, Primeiro que Sai”, é uma metodologia com o princípio de que as mercadorias antigas devem ser as primeiras a serem vendidas.
Ou seja, segue a ordem cronológica de venda dos produtos, a medida em que eles são adquiridos e vendidos.
Aqui, o cálculo é feito a partir das mercadorias mais antigas para as mercadorias mais novas.
Este, é um dos métodos mais utilizados pelas empresas, pois, controla a validade dos produtos.
Quando a venda ocorre, dá-se baixa no sistema, das primeiras unidades que entraram no estoque.
Assim, é seguida uma ordem de mercadoria por lote, os primeiros que entraram na empresa, são os primeiros que saem.
Método UEPS
Esta metodologia é contrária à passada.
Aqui, a prioridade é a comercialização dos últimos produtos que entraram no estoque da empresa, por isso o nome “Último a Entrar, Primeiro a Sair”.
Nesta estratégia, o cálculo – custo dos produtos vendidos – é baseado no valor dos produtos mais recentes do estoque.
Neste caso, os gestores precisam estar muito atentos à rotatividade dos produtos presentes no estoque.
Atente-se que, empresas que distribuem produtos perecíveis não devem trabalhar com este tipo de método, por conta da validade dos mesmos.
Método do Custo Médio
O Custo Médio, conhecido também como Método da Média Ponderada ou Média Móvel, é um dos métodos mais utilizados e mais eficientes.
Ele funciona da seguinte forma: A cada entrada de um novo produto, o cálculo de custos é refeito.
Basta somar os custos dos produtos antigos com os valores dos produtos novos e dividir pela quantidade total dos itens ainda disponíveis no estoque.
Uma das vantagens deste método é que ele é aceito pelo Fisco, para contabilização e comprovação do Imposto de Renda.
Método Just in Time
O Just in Time (tradução “no momento certo”) é uma metodologia desenvolvida para reduzir custos.
Nele, o estoque é mantido apenas para atender os clientes, ou seja, contém apenas o suficiente para o momento.
Por isso, é preciso muita atenção por parte dos gestores, para que a empresa não seja prejudicada com a falta de produtos e assim, perca vendas e clientes.
Nesse caso, manter uma boa relação com bons fornecedores é preciso, basta verificar se os mesmos podem atender as demandas da empresa com agilidade e precisão.
Método da Curva ABC
A Curva ABC, conhecida também como Análise de Pareto, identifica que 80% do faturamento do negócio resulta de 20% dos itens do estoque.
Esta metodologia cria categorias no estoque.
Desta forma, é possível apontar os produtos com maior e menor importância.
O estoque é dividido respectivamente em grupo A, grupo B e grupo C, sendo eles:
Grupo A = Principais produtos para a empresa, que geram alta lucratividade e alto faturamento, porém, com giro razoável.
Grupo B = Produtos que possuem alto giro no mercado, mas que não alcançam lucros tão altos quanto os do grupo A.
Estes produtos devem corresponder à maior parte do estoque da corporação.
Grupo C = Produtos com menor giro, além de lucros menores e mais restritos, devendo assim, serem mantidos em menor quantidade no estoque.
Evite erros comuns no Controle de Estoque
Como visto no decorrer de nosso artigo, o estoque é uma das áreas mais importantes de uma empresa.
Este fato deve-se ao fato de ele ser o centro de onde sai todas as outras atividades que compõem as mercadorias.
Ou seja, o mesmo quando bem feito, pode ajudar no impulsionamento de todo o negócio, com organização e rentabilidade.
Já um estoque com muitos erros e mal feito, faz a empresa ter perdas financeiras e cria diversos gargalos.
Por isso, quando se trata de controle de estoque, alguns erros que devem ser evitados. Veja a seguir alguns exemplos.
1. Não conhecer sua empresa
O mercado está repleto de empresas, cada uma com características e objetivos específicos.
Antes de tomar qualquer atitude em seu controle de estoque, um gestor deve conhecer toda a sua estrutura empresarial e seus colaboradores.
Não se esqueça de analisar as tendências de consumo e os desejos dos clientes, além de acompanhar como seus concorrentes estão agindo.
Com esses dados, é possível determinar quais são as melhores técnicas e estratégias para fazer seu negócio crescer e prosperar com uma gestão de estoque eficiente e correta.
2. Esquecer-se do cuidado com seu espaço físico
É fundamental armazenar os produtos de uma marca em instalações limpas e bem organizadas.
Um empresário que queira se diferenciar da concorrência, porém, leva em consideração vários outros critérios ao cuidar de seu espaço físico, como:
Prevenção de acidentes
Por mais organizado e planejado que o seu estoque seja, ainda podem ocorrer imprevistos no dia a dia de trabalho.
Imagine quantos problemas um acidente com uma empilhadeira e um de seus colaboradores pode causar para o negócio.
Um bom controle de estoque pode evitar tal situação.
Para que isso seja possível, são necessárias as seguintes medidas: indicar a quais riscos seus colaboradores estão submetidos quando realizam suas funções e promover o uso de equipamentos de proteção individual (EPI’s).
Lembre-se de sempre estar aberto para tirar dúvidas e escutar críticas ou elogios em relação à sua administração.
Como consequência, você pode utilizar esses comentários para aprimorá-la e aperfeiçoá-la.
Iluminação
Um ambiente de trabalho mal iluminado gera diversos riscos para os colaboradores.
Com a visão prejudicada, seus funcionários ficam mais propensos a cometer erros, o que acarreta acidentes e situações indesejáveis.
Portanto, analise suas instalações e veja quais são os melhores pontos a serem iluminados.
Não abra mão de fornecer a todos as melhores condições de trabalho possíveis.
Ventilação
Ambientes de armazenagem mal ventilados ou enclausurados podem ser extremamente prejudiciais à saúde de seus colaboradores.
Além do mais, o risco de incêndios é potencializado nessas situações.
Fique atento a todas as recomendações e normas de segurança.
Faça questão de aplicar um controle de estoque eficiente em seu empreendimento.
3. Não acompanhar seu controle de estoque
O fluxo de entrada e saída de mercadorias em uma empresa pode variar de acordo com as tendências de consumo do mercado e a disponibilidade de seus insumos.
Um bom empresário deve sempre acompanhar de perto todas as movimentações que acontecem em seu estoque.
Ele precisa saber quanto há de cada produto armazenado e, até mesmo, qual é a previsão de consumo estipulada por sua equipe para o próximo mês.
Tenha certeza, ao definir os valores de estoque mínimo e máximo, de que a cadeia produtiva não seja afetada pela falta ou pelo excesso de mercadorias acomodadas.
E lembre-se de ficar atento quando for realizar o pedido de compra.
Além disso, é necessário identificar todos os produtos em suas instalações, para que qualquer colaborador possa encontrá-los com facilidade e agilidade.
Ao analisar tais informações, o profissional consegue prever oportunidades de crescimento e de investimento.
Qualquer atitude mal pensada pode colocar em risco todo o controle de estoque.
Portanto, não deixe isso para depois.
4. Não calcular o custo de manutenção
O custo de manutenção de estoque é a soma dos valores gastos, em uma empresa, para dar continuidade ao armazenamento de suas mercadorias.
Para calculá-lo, é preciso somar quantias como: aluguéis de galpões, contas de água e energia elétrica e aluguel de máquinas ou ferramentas.
Ao descobrir esse valor, um empreendedor consegue perceber quanto de capital seu negócio deixa de investir em outras áreas para manter o estoque.
Quando esse montante atinge valores muito altos, é hora de reavaliar seu gerenciamento de estoque, pois algo está errado.
5. Não capacitar seus funcionários
Os colaboradores de uma PME são extremamente importantes em todas as áreas de sua gestão, e não poderia ser diferente com o gerenciamento de estoque.
Apesar de ser o gestor o responsável por tomar as decisões mais importantes em seu negócio, quem realiza a maioria das atividades existentes em sua estrutura empresarial são os funcionários.
Portanto, a equipe precisa ser bem qualificada para exercer suas funções com eficiência e qualidade.
Lembre-se de fornecer as ferramentas mais modernas que existem no mercado, com o objetivo de aumentar a produtividade do time.
Promova treinamentos e workshops para mostrar aos seus colaboradores quais são as melhores técnicas que propiciam um controle de estoque correto e eficiente.
6. Utilizar meios de gerenciamento obsoletos e manuais
Vivemos em uma sociedade na qual é possível comunicar-se, instantaneamente, com uma pessoa do outro lado do planeta.
Os avanços tecnológicos também chegaram à área do gerenciamento de estoque, e um gerente empresarial precisa utilizá-los para aprimorar sua gestão.
Evite planilhas ou documentos em papel.
Com essas ferramentas tradicionais, é praticamente impossível acompanhar de forma otimizada como anda sua gestão.
Por isso…
é imprescindível a sua empresa adotar um sistema de gestão de estoque, facilitando não só o controle como também o dia a dia dos funcionários, trazendo mais qualidade e agilidade nas vendas, negociações com fornecedores e ganho de competitividade.
Portanto, ao introduzir um programa específico em seu negócio, você poderá integrar todos os setores em uma mesma plataforma, ou seja, o sistema trabalhará ao seu favor.
Na prática, o colaborador digita no programa a quantidade de determinado produto que entrou no estoque e vai fazendo o controle das saídas.
Com isso, quando houver uma sinalização da necessidade de uma nova compra, haverá um aviso sobre o que é necessário adquirir.
Atuando com os dados, o software ainda apresenta relatórios sobre as mercadorias que mais têm vendas, das que estão se aproximando do prazo de validade e até mesmo tendências do mercado.
Registrando os produtos, você poderá auxiliar seus clientes ao demonstrar a trajetória no transporte em uma determinada entrega, levando tranquilidade na relação com o consumidor.
Trata-se de um ganho na logística.
Além disso, o cumprimento dos prazos fica bem mais rigoroso, pois tudo acontecerá de uma maneira harmônica.
Como você contará com informações precisas, as negociações com os fornecedores também melhorarão, pois em determinado momento a conquista de um desconto poderá ser mais expressiva em razão da necessidade de uma quantidade maior de algum produto ou matéria-prima.
Assim, acontece uma otimização do tempo, maior produtividade e organização do estoque, ou seja, haverá mais eficiência no seu negócio, fatores preponderantes para fidelizar clientes, trazendo mais credibilidade à sua marca.
O que fazer para obter um sistema de gestão?
Deve-se contratar uma empresa especializada no setor para destinar uma prestação de serviço de qualidade e com um devido amparo nos primeiros meses de experiência.
Além disso, você terá que capacitar os seus colaboradores do setor, com foco no manuseio do software.
No entanto, muitos profissionais já dominam os programas e sabem muito bem como agir para realizar o controle de estoque.
Vale a pena ainda contar com equipamentos de qualidade.
São investimentos que possuem um retorno financeiro garantido, tendo em vista que a sua empresa estará integrada com o mercado, aumentando os campos de atuação.
Podemos citar ainda os relatórios que os softwares apresentam, desde a produtividade dos colaboradores até a movimentação financeira.
Assim, haverá dados para tomadas de decisões assertivas e sintonizadas na busca real por uma maior lucratividade.
Dessa forma, manter o controle de estoque é uma atitude que não pode fugir da rotina da sua empresa, tendo em vista que o mercado está cada vez mais exigente e com um nível de competitividade bem agressivo.
Assim, nada melhor do que sempre acompanhar as inovações tecnológicas, com o objetivo de fazer melhor e com mais qualidade, sempre em busca da excelência mercadológica.
Tenha um software de qualidade para controle de estoque
Para um controle de estoque apurado e com eficiência aposte nos sistemas de gestão ERP e emissão fiscal da Soften Sistemas.
Os softwares da Soften, além de simples e fáceis, tem qualidade na gestão de todo o estoque da empresa.
Tudo isto somado ao treinamento do módulo e suporte técnico ilimitado, caso haja algum erro ou problema.
Fonte: Soften Sistemas
