O gerenciamento de tempo de trabalho é uma das chaves da produtividade. Este é um assunto que tem muito a ver com organização, identificação das demandas e estabelecimento de estratégias que façam com que atividades sejam desempenhadas com calma dentro do período estipulado.
Por meio desta ferramenta, é possível alcançar o equilíbrio dentro das organizações, alinhando foco, produtividade e o recurso mais escasso e valioso nos dias de hoje: o tempo.
Neste artigo, será possível conhecer as vantagens de adotar uma boa gestão do tempo em sua empresa e quais são as ferramentas disponíveis que podem ajudar suas equipes a trabalharem com mais foco e eficiência.
Por isso, o assunto foi separado de acordo com os tópicos a seguir:
- O que é gerenciamento de tempo de trabalho?
- Qual a importância do gerenciamento de tempo de trabalho?
- Desvantagens em não realizar o gerenciamento de tempo de trabalho
- Como organizar o gerenciamento de tempo de trabalho na empresa?
- Ferramentas para gerenciamento de tempo de trabalho
Boa leitura!
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O que é gerenciamento de tempo de trabalho?
O gerenciamento de tempo de trabalho é uma forma de gestão que pretende adotar processos, práticas e ferramentas que organizam as atividades, processos e tarefas que precisam ser feitos a fim de alcançar os resultados necessários.
Por meio dessa organização e sistematização das tarefas, o objetivo é tornar possível o cumprimento do trabalho dentro do tempo estipulado, sem que haja momentos de correria, pressão por conta de prazos apertados ou estresse.
Por exemplo, em um setor jurídico, para que haja um gerenciamento de tempo e trabalho de forma satisfatória, é preciso mensurar qual é o número de contratos que cada profissional será capaz de analisar com qualidade, quais são aqueles funcionários que ficarão responsáveis por atender a reuniões externas e internas e, dessa forma, sistematizar o trabalho alinhando tarefas e prazos.
Por que realizar gerenciamento de tempo de trabalho?
Realizar o gerenciamento de tempo de trabalho é importante para que a equipe desempenhe seu papel com equilíbrio e fluidez. Ao realizar a organização do tempo, o recurso disponível é realocado de forma correta e as tarefas são feitas mais tranquilamente.
O gerenciamento de tempo de trabalho também torna a divisão de tarefas entre os membros da equipe mais justa, causando menos sobrecarga aos profissionais envolvidos na tarefa e, consequentemente, a entrega tende ser feita com mais qualidade.
O clima organizacional também é impactado pelo bom gerenciamento de tempo de trabalho, já que o trabalho, quando organizado, é desempenhado com mais fluidez, assertividade e de uma forma mais calma.
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Qual a importância do gerenciamento de tempo de trabalho?
O gerenciamento de tempo de trabalho faz com que a equipe, acima de tudo, consiga trabalhar com mais eficiência, pois é esperado que o trabalhador, dessa forma, desempenhe seu papel com mais foco, já que as tarefas são divididas de forma mais justa.
Garantia do fluxo de trabalho
O fluxo de trabalho, dessa forma, é beneficiado. Com o tempo bem organizado, é possível definir prioridades, separar pausas e acertar o tempo necessário para realizar cada tarefa, sem que haja várias tarefas precisando ser executadas de uma vez só.
A pressão excessiva que ocorre quando os prazos estão estourados ou prestes a estourar e que atrapalha o desempenho e a qualidade do trabalho se torna menos recorrente, já que o fluxo de trabalho está bem estabelecido.
Aumento da produtividade
O aumento da produtividade também pode ser percebido. Afinal, o gerenciamento do tempo organiza e sistematiza as tarefas, tornando mais fácil o cumprimento destas e o consequente alcance dos resultados.
O processo de priorização das tarefas também resulta no melhor aproveitamento do tempo investido no trabalho. Tal estratégia confere inteligência, eficiência e eficácia à execução das tarefas.
Cumprimento de prazos
Com um bom gerenciamento do tempo, os prazos são alcançados com mais facilidade, já que há espaço para se realizar cada tarefa com organização e de acordo com o tempo estipulado para terminá-la com qualidade.
Uma boa dica, quando se fala em gestão de tempo, é nunca subestimar o tempo necessário para uma tarefa. Isso garante que a atividade seja bem feita e que não haja estresse para completá-la por ter separado menos tempo do que ela necessita.
Desvantagens em não realizar o gerenciamento de tempo de trabalho
O não gerenciamento de tempo de trabalho pode trazer desvantagens para o dia a dia, tanto para o funcionário quanto para a empresa. Há uma perda em controle, organização e, como consequência, produtividade.
A procrastinação da equipe e a desorganização interna são algumas dessas desvantagens, que serão exploradas a seguir.
Procrastinação da equipe
Procrastinar é um dos maiores vilões da produtividade. E isso acontece por vários motivos: falta de engajamento, falta de clareza sobre o que deve ser feito e como uma tentativa de evitar situações desconfortáveis, como trabalhar sob pressão e com pressa.
Por isso, organizar o tempo, montar uma rotina e separar o tempo necessário que cada demanda precisa é essencial para que a procrastinação não seja um impedimento para a realização de cada tarefa.
Desorganização interna
A desorganização interna é outra desvantagem daqueles que não gerenciam seu próprio tempo. Sem um bom gerenciamento, as tarefas podem sair de controle e causar uma sensação de sobrecarga aos funcionários e à equipe.
Para melhorar esse aspecto, vale entender os objetivos da empresa e saber como priorizar aquilo que é importante, urgente e que vai fazer diferença nos resultados. Dessa forma, fica mais fácil começar a organizar o tempo e as tarefas.
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Como organizar o gerenciamento de tempo de trabalho na empresa?
O dia a dia corporativo é corrido, e parar para gerenciar o tempo de trabalho, às vezes, pode ser uma tarefa difícil. Assim, para deixar essa gestão mais fácil, é importante utilizar ferramentas e práticas que facilitem o controle.
Prazos, cronogramas, prioridades e ferramentas que façam o controle do tempo e apresentem relatórios que podem gerar indicadores são muito importantes.
Crie cronogramas de equipes
Criar cronogramas é uma forma muito eficiente de gerenciar o tempo. As informações, quando estão no “papel” e se tornam visuais, são mais fáceis de serem assimiladas. Os funcionários, quando sabem como e quando fazer suas tarefas, tendem a se engajar mais e realizá-las com clareza e calma.
Defina prazos e meça entregas
Definir prazos também é uma ótima forma de controlar o tempo. A partir dessa informação, é possível remanejar as prioridades e organizar o dia de acordo com as demandas. As entregas, quando são medidas, também trazem informações interessantes para a gestão da equipe.
Elas são indicadores de tempo que medem a eficiência da equipe e mostram a média de tempo necessário para que cada tarefa seja executada. A partir desses dados, é possível propor mudanças e novas estratégias para deixar a equipe ainda mais eficiente.
Estabeleça prioridades internas
“Quando tudo é urgente, nada é urgente”. Essa é uma frase bem comum no mundo corporativo. A velocidade comunicacional e o ritmo que a sociedade impõe nos dias de hoje faz parecer que tudo “é para já”.
Mas nem sempre é assim e, como já se sabe, não é possível fazer tudo de uma vez. Por isso, estabelecer prioridades internas é um grande passo para poder organizar e gerir o tempo da melhor forma possível.
Ferramentas para gerenciamento de tempo de trabalho
Há muitas ferramentas de gestão de tempo e produtividade disponíveis no mercado, gratuitas ou não, que auxiliam o gerenciamento de tempo de trabalho. Elas organizam e sistematizam o fluxo e produzem pushes que, na maioria das vezes, funcionam como lembretes das tarefas. Tudo isso em um ambiente virtual com interface fácil e amigável.
Google Agenda
O Google Agenda é outra ferramenta gratuita que pode ser utilizada para o gerenciamento de tempo de trabalho. Ela apresenta muitas vantagens, como sincronização com e-mail, calendário com agendas e lista de tarefas e eventos, ajudando o usuário a se organizar com relação a suas reuniões, compromissos e afazeres.
Relatórios
Os relatórios também são muito eficientes para atestar a produtividade de uma equipe e colaborar com o gerenciamento de tempo de trabalho. Absenteísmo e horas extras, por exemplo, podem ser avaliadas por meio deste tipo de documento.
Controle de ponto eletrônico
O controle de ponto eletrônico, nesse sentido, pode auxiliar na obtenção desses relatórios e informações. Alguns sistemas podem controlar a frequência dos funcionários e apresentar as informações necessárias em tempo real, por meio de dashboards de fácil entendimento.
Assim, sistemas como o da PontoTel ajudam os profissionais de RH/DP a acompanhar o tempo de trabalho dos colaboradores, uma vez que o gestor é capaz de acessar o horário de entrada, pausa e saída de cada funcionário. Isso torna possível entender melhor o desempenho das equipes e facilita as rotinas do RH.
Conclusão
Neste artigo, foi possível entender a importância do gerenciamento de tempo de trabalho para sua empresa, quais são suas vantagens e quais as consequências se ele não for desempenhado.
Você notou durante a leitura que uma boa organização do tempo colabora, inclusive, para um ambiente menos estressante e um clima organizacional positivo.
Ao longo do texto, também foram apresentadas algumas práticas e ferramentas que deixam o gerenciamento de tempo de trabalho mais fácil e o trabalho mais organizado. Elas automatizam o controle, trazem informações e indicadores importantes para o andamento do negócio.
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