Seja ela online ou presencial, a admissão de funcionários é uma das mais importantes rotinas de um Departamento Pessoal. Isso porque, a contratação de um novo colaborador envolve muitos processos, documentos, procedimentos, exames e formalidades legais que devem ser seguidos para garantir a segurança dos colaboradores e da organização, além de assegurar que todas as exigências da legislação trabalhista sejam cumpridas, evitando futuros problemas.

No entanto, as rotinas e procedimentos corretos para a admissão de funcionários ainda geram muitas dúvidas nos profissionais iniciantes e nos estudantes de Departamento Pessoal ou Recursos Humanos.

Portanto, hoje você vai entender exatamente o que é uma admissão e como realizar esse processo de forma simples e efetiva.

O que é admissão?

A admissão de funcionários é um processo indispensável nas empresas para formalizar a contratação de um novo colaborador através de uma série de procedimentos e documentações que autorizam legalmente a prestação dos serviços entre pessoa física e pessoa jurídica.

Admissão de funcionários – Passo a passo

Passo 1 – Solicite a documentação e cadastre o PIS

Cópia do RG e CPF;
Original e cópia da Carteira de Trabalho (CTPS);
Inscrição PIS/PASEP;
Cópia do Título de Eleitor;
Foto 3×4;
Cópia do Comprovante de Endereço;
Cópia do Comprovante de Escolaridade;
Cópia da Certidão de Nascimento, certidão de casamento, certidão de nascimentos dos filhos até 21 anos e reservista (para homens entre 18 e 45 anos), entre outros.

Após solicitar os documentos, consulte o número do PIS e realize o seu cadastro.

Confira 5 documentos que não podem ser exigidos em um processo de admissão.

Passo 2 – Exame Médico Admissional

O exame médico admissional é exigido por lei para os contratados no regime CLT e deve ser feito antes do funcionário iniciar suas atividades na empresa. Agende o exame do futuro colaborador em uma clínica conveniada e envie a data, horário e endereço onde o exame será realizado.

Passo 3 – Qualificação Cadastral

A qualificação cadastral é um procedimento que faz parte do eSocial, cuja função é garantir a credibilidade dos dados no processo de regularização do cadastro profissional no banco de informações da empresa em que ele trabalha.

Faça a consulta da qualificação cadastral no portal do eSocial incluindo nome, data de nascimento, CPF, NIS – PIS, PASEP ou NIT do colaborador.

Passo 4 – Cadastre a Admissão no eSocial

O quarto passo é realizar o cadastro da admissão no portal eSocial.

As empresas enviam as admissões por meio do evento “S-2200” (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso do Trabalhador).

Passo 5 – Assinatura de Documentos

Após realizar todos esses procedimentos é hora de redigir o contrato de trabalho e disponibilizar ao novo colaborador todos os documentos que devem ser legalmente assinados.

Declaração de encargos de família para fins de imposto de renda;
Declaração de salário família – termo de responsabilidade;
Solicitação de Vale-transporte;
Autorização de Desconto de Vale-refeição/Alimentação – Termo de opção de plano de saúde;
EPI – Equipamento de proteção individual;
Regimento interno.

Passo 6 – Registro do funcionário

O último passo para a admissão de um novo funcionário é a formalização, ou seja, o seu registro em si. De acordo com o Artigo 41 da CLT, os dados que devem ser registrados (na Ficha ou Livro Registro de Empregado) são:

– Qualificação civil e profissional do colaborador;
– Dados relativos à admissão no emprego;
– Duração e efetividade do trabalho;
– Férias;
– Acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.
Além disso, outras informações como nome, dados essenciais do funcionário e do trabalho a ser prestado devem ser adequadamente preenchidos no processo de admissão de empregados.