Gerenciar estoque é uma parte essencial para qualquer negócio que lida com produtos físicos. Para manter o controle sobre os itens disponíveis, as quantidades e movimentações realizadas, é fundamental ter uma ferramenta adequada, como a planilha de estoque.
Neste artigo, veremos o que é uma planilha de estoque, qual a sua importância e como você pode criar a sua própria.
Leia também: Alcance A Maximização Do Lucro A Partir De Seu Estoque!
O que é uma Planilha de Estoque?
A planilha de estoque é um documento eletrônico, que registra todas as informações importantes sobre os produtos armazenados em determinado local, seja loja física, um depósito ou um centro de distribuição.
Ela funciona como uma ferramenta de controle, e auxilia as empresas no acompanhamento do status de seus produtos em tempo real, e registra todas as entradas, saídas, e saldo atual dessas mercadorias.
Em uma planilha de estoque, existem várias informações, incluindo:
- Descrição do Produto: Nome, código, categoria, marca, etc.
- Quantidade Inicial: Quantitativo de produtos disponíveis no início do período.
- Entradas: Registros dos produtos que entraram no estoque, além de datas e quantidades.
- Saídas: Registros dos produtos que foram vendidos, retirados, transferidos, com suas datas e quantidades.
- Saldo Atual: Quantidade de produtos atualizada, após todas as movimentações feitas.
- Valor de Custo: Valor de compra unitário de cada produto.
- Valor Total em Estoque: Valor calculado ao multiplicar o saldo atual pelo valor de custo unitário.
Leia também: O Que É E Como Funciona O Giro De Estoque?
Qual a importância da Planilha de Estoque?
Como já dissemos anteriormente, a planilha de estoque desempenha um papel fundamental na eficiência do negócio. Seja a empresa de pequeno, médio ou grande porte, é essencial ter essa ferramenta no gerenciamento dos produtos. Aqui estão alguns pontos, pelos quais ela é essencial:
1. Precisão no controle do estoque
Ao manter uma planilha de estoque atualizada, é possível verificar exatamente quais produtos estão disponíveis a qualquer momento. Com isso, evita-se a venda de produtos indisponíveis, e evitamos problemas posteriores com os clientes.
2. Tomada de decisões estratégicas
Com as informações da planilha, pode-se ter dados importantes na tomada de decisões, e estratégias de vendas, tais como compras de pedidos de reposição, verificar quais produtos possuem baixa rotatividade ou definir quais itens são os maiores geradores de lucros.
3. Controle Financeiro
Como a planilha ajuda no cálculo do valor total dos produtos em estoque, ela se torna essencial para o controle financeiro. Isso auxilia na gestão de ativos, e em uma apuração mais precisa dos relatórios financeiros.
4. Redução de Perdas
Mediante um bom gerenciamento da planilha de estoque, é possível identificar problemas como produtos vencidos, danificados ou roubados rapidamente, e minimizam-se as perdas.
5. Atendimento ao Cliente
A satisfação dos clientes está muito ligada à disponibilidade dos produtos desejados. Sendo assim, a planilha de estoque assegura que você sempre tenha o que seus clientes desejam, quando eles desejam.
Como fazer uma Planilha de Estoque?
A planilha de estoque pode ser feita com uma ferramenta de planilha, como o Microsoft Excel ou o Google Sheets. Aqui estão os passos básicos para criá-la:
Liste seus produtos
Inicie fazendo uma lista com todos os produtos que você pretende rastrear em sua planilha. Crie colunas para nome, código, categoria, marca, etc.
Registre as informações iniciais
Preencha as colunas com informações, como a quantidade inicial e o custo unitário de cada produto.
Registre as movimentações
À medida das entradas e saídas dos produtos no estoque, registre as movimentações na planilha, incluindo datas e quantidades.
Calcule o saldo atual
Utilize as fórmulas da planilha, e calcule o saldo atual de cada produto após cada movimentação.
Calcule o valor total em estoque
Use novamente as fórmulas disponíveis, para calcular o valor total em estoque, e multiplique o saldo atual pelo custo unitário.
Mantenha a planilha atualizada
Tenha sempre a planilha de estoque atualizada, a fim de garantir sua precisão.
Implemente um sistema de controle
Para melhorar a precisão e a eficiência, considere usar um sistema de ponto de venda (PDV) ou software de gerenciamento de estoque.
É importante lembrar que a complexidade da planilha, vai variar conforme o porte da sua empresa e o tipo de empresa. Grandes empresas podem requerer sistemas mais avançados, enquanto pequenas empresas podem iniciar seus trabalhos com uma planilha simples.
Como fazer um controle de estoque simples?
Vamos ensinar agora um passo a passo simples para um controle de estoque, como criar a planilha de estoque no Excel e a fórmula básica para calcular o saldo atual.
Controle de estoque simples
1: Crie uma Planilha no Excel
- Abra o Microsoft Excel ou uma planilha do Google Sheets;
- Na primeira linha, digite os cabeçalhos das colunas. Alguns exemplos são: “Produto”, “Quantidade Inicial”, “Entradas”, “Saídas”, “Saldo Atual”.
2: Preencha a Planilha
- Na coluna “Produto”, faça a listagem de todos os produtos que você deseja controlar em seu estoque.
- No campo “Quantidade Inicial”, insira a quantidade de cada produto que você tem no estoque no início do período.
- Em “Entradas”, informe as quantidades de entrada no estoque, com as respectivas datas. Isso pode incluir compras, produção interna, etc.
- Na coluna “Saídas”, coloque as quantidades de saída do estoque, também com as datas. Nele estão inclusas vendas, transferências, devoluções, etc.
3: Calcule o Saldo Atual
- Na coluna de “Saldo Atual”, utilize a seguinte fórmula na segunda linha (linha 2, já que a primeira linha é para os cabeçalhos):
scss
Copy code
Saldo Atual = Quantidade Inicial + SOMA(Entradas) – SOMA(Saídas)
Quantidade Inicial: A quantidade de produtos que você tinha em estoque no início do período.
SOMA(Entradas): A soma de todas as quantidades que entraram no estoque no período.
SOMA(Saídas): A soma de todas as quantidades que saíram do estoque no período.
- Copie essa fórmula para todas as linhas subsequentes da coluna “Saldo Atual”. Isso calculará automaticamente o saldo atual de cada produto após cada entrada e saída.
Passo 4: Atualize Regularmente
- Sempre atualize a planilha quando ocorrerem movimentações no estoque, adicionando novas linhas para entradas e saídas, conforme necessário.
Lembre-se de que esta é uma abordagem simples para o controle de estoque. Para operações mais complexas ou para empresas maiores, recomenda-se considerar o uso de software de gerenciamento de estoque, que oferece funções mais avançadas, como rastreio de lotes, análises de estoque e integração com outros sistemas de negócios.
Considerações finais
A planilha de estoque pode ser uma ótima ferramenta de gerenciamento, pois oferece controle, precisão e insights essenciais para o sucesso e a eficiência operacional.
Dessa forma, criar e manter uma planilha de estoque é um passo crítico no caminho do gerenciamento eficaz do estoque e, por fim, para o sucesso nos negócios.
Original de Facilite