As funções administrativas são divisões que tornam as rotinas mais fluidas, eficientes e integradas.
No entanto, muitos empreendedores podem ter dúvidas sobre como executar esse processo, ou qual a importância de atender a cada categoria nos processos internos.
Nesse caso, vale a pena conhecer mais sobre esse processo gerencial e como ele se divida, para tornar o seu negócio mais completo.
Entenda quais são as funções administrativas e confira dicas para implementá-las no seu negócio de maneira facilitada.
O que são funções administrativas?
Funções administrativas são os processos ou atividades realizados pelos gerentes para alcançar os objetivos organizacionais.
Existem quatro postos básicos propostos pelo teórico Henri Fayol, e que ainda são amplamente utilizadas na prática gerencial.
Essas funções estão inter-relacionadas a fim de elaborar um fluxo operacional integrado e contínuo, para a organização alcançar seus objetivos de forma eficiente.
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Qual o objetivo das funções administrativas?
As funções administrativas visam distribuir as competências e responsabilidades gerenciais em uma empresa.
Isso facilita a compreensão e medição do desempenho do negócio, direcionando ações para ter um maior crescimento.
Além disso, compreender as quatro funções administrativas permite que o gestor tenha uma visão ampla do funcionamento da empresa, possibilitando um trabalho mais eficaz com foco em:
- Controle financeiro aprimorado;
- Maior satisfação do cliente;
- Aumento da produtividade e redução de desperdícios;
- Estabelecimento de um ambiente de trabalho agradável;
- Otimização da cadeia produtiva e de suprimentos.
Esse conhecimento capacita o gestor a mapear o negócio e compreender exatamente como a operação está funcionando.
Assim, identifica pontos fortes e oportunidades de melhoria para criar planos de ação, prever resultados e conduzir uma operação eficiente e contínua.
Quais as 4 principais funções administrativas de uma empresa?
Conheça as quatro principais funções administrativas de uma empresa e como elas devem funcionar a fim de atingir os objetivos:
1. Organização
A Organização é a função que envolve a estruturação dos recursos e das atividades da empresa.
Isso inclui a definição de cargos e responsabilidades, a alocação de recursos, a criação de departamentos e a definição de procedimentos.
Na prática, para o negócio ter um ritmo constante e produtivo, é preciso que suas tarefas, colaboradores e planos estejam organizados, sendo responsabilidade desse setor.
2. Planejamento
Enquanto isso, o planejamento envolve a definição de objetivos, estratégias e planos de ação para atingir os objetivos traçados pela organização.
Nesse caso, demanda a identificação dos recursos necessários, a previsão de resultados e a escolha das alternativas mais adequadas para alcançar as metas.
Além disso, o planejamento também é uma das bases para o desenvolvimento de qualquer negócio, especialmente iniciantes
3. Controle
A função administrativa de Controle cuida da monitorização e a avaliação do desempenho da organização em relação aos objetivos estabelecidos.
Esse gerenciamento envolve a definição de padrões de desempenho, a medição do desempenho e a comparação com os padrões estabelecidos.
Com isso, será mais simples tomar ações corretivas quando necessário, e administrar os recursos e colaboradores.
4. Direção
Finalmente, a Direção é a função que trata da liderança e da motivação das pessoas na empresa.
Nesse caso, é uma responsabilidade interpessoal, que cuida dos objetivos individuais e coletivos, além de incentivar a comunicação para a execução de um trabalho fluído.
Além disso, o treinamento e a avaliação de desempenho também são tarefas dos responsáveis desse setor.
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Como desempenhar melhor as funções administrativas?
Após conhecer mais sobre as funções administrativas, existem dicas que podem ajudar a desempenhar melhor essas tarefas. Confira algumas sugestões abaixo:
Invista na inovação
A inovação e tecnologia são motores do setor empresarial, e deve guiar as tarefas dos responsáveis por cada área.
Isso porque é necessário acompanhar as tendências do mercado, adaptar os objetivos para expandir o negócio e engajar os colaboradores para a realização de um trabalho eficiente.
Por esse motivo, é essencial não utilizar apenas técnicas tradicionais, e trabalhar com a criatividade para executar as funções de maneira assertiva.
Utilize ferramentas
Atualmente, manter uma operação completamente manual faz com que a empresa fique para trás em relação à concorrência.
Por isso, é recomendável utilizar ferramentas desde o início para auxiliar nas tarefas rotineiras, tornando-as mais simples e rápidas.
Além disso, é importante investir em soluções que agreguem valor aos seus processos, como plataformas de gerenciamento, sistemas integrados e softwares de gestão.
Algumas das principais sugestões são soluções empresariais e ferramentas de controle para setores, como o financeiro.
Conte com fornecedores estratégicos
Executar as funções administrativas também depende de elementos externos, como colaboradores e fornecedores.
Por esse motivo, é fundamental contar com parcerias estratégias, que permitam ao negócio crescer e desempenhas suas atividades de maneira assertiva.
Ao escolher fornecedores alinhados e modernos, como a Facilite, torna-se mais simples atingir os objetivos e cumprir com as rotinas internas.
Automatize o que puder
Finalmente, uma das principais recomendações é automatizar todas as tarefas que forem possíveis.
Isso porque rotinas repetitivas e burocráticas podem ser cansativas, prejudicando o desempenho da equipe e dos responsáveis por cada função.
Além disso, a automação de processos também permite que o negócio adote soluções inovadoras e escolha as ferramentas certas.
Um sistema integrado e plataformas que centralizam informações conectam os setores, permitem que todos os gestores tenham conhecimento das rotinas e padronizem o trabalho, reduzindo as chances de erros.
Além disso, permite que os funcionários possam se concentrar em tarefas estratégicas e essenciais para o crescimento do negócio.
O que esperar do futuro das funções administrativas?
No futuro, as funções administrativas provavelmente continuarão a evoluir e se adaptar às mudanças do mercado.
Tecnologias como automação, análise de dados e colaboração tornarão as tarefas mais simples e modernas, além de trazer novas solução para atender às demandas.
Assim, as funções administrativas serão mais automatizadas e orientadas por dados no futuro, e vale a pena começar a acompanhar essas inovações desde o primeiro momento.
Por esse motivo, vale a pena considerar fornecedores tecnológicos de serviços e ferramentas que auxiliem na execução das rotinas.
Abra sua empresa com a Facilite e conheça essas possibilidades para tornar a sua empresa mais completa e produtiva.
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