O reembolso de despesas é um assunto com grande potencial de atrito, prejudicando a relação entre empresa e colaborador.
Afinal, apesar da determinação legal para que o empregador assuma as responsabilidades das despesas relacionadas à prestação de serviço, nem sempre o reembolso é feito de forma correta.
E, ao contrário do que se pode imaginar, nem sempre isso ocorre de forma proposital. Muitas vezes, problemas relacionados ao reembolso apenas refletem a falta de organização da empresa.
Na verdade, o problema reflete, especificamente, o setor de Recursos Humanos (RH) e o departamento financeiro, que são os responsáveis por fazer a gestão do reembolso de despesas.
Diante disso, fica claro que a empresa precisa aprender como fazer essa gestão de forma eficiente, protegendo a empresa de passivos trabalhistas e aumentando a satisfação dos funcionários.
Para te ajudar nessa tarefa, neste artigo, vamos discutir os seguintes pontos:
- O que é reembolso de despesas?
- O que diz a CLT sobre reembolso de despesas?
- Tipos de reembolsos previstos por lei
- Como otimizar o processo de reembolso de despesas em sua empresa
- Qual o papel do RH na política de reembolso de despesas?
Boa leitura!
O que é reembolso de despesas?
O reembolso de despesas refere-se ao processo no qual as empresas restituem os valores gastos por seus funcionários quando eles realizam atividades ligadas ao trabalho.
Além de ser garantido por lei, o método e o procedimento de restituição dependem da política de reembolso adotada pela empresa.
Em geral, as organizações reembolsam valores relacionados a viagens corporativas, reuniões e eventos, tais como despesas com transporte, alimentação e hospedagem.
Para validar essa restituição, geralmente as empresas também exigem comprovantes, para evitar fraudes. Vale lembrar que o reembolso sempre deve estar associado à jornada de trabalho dos colaboradores, de modo que o tempo disponível à empresa em viagens e eventos, por exemplo, também contam como horas trabalhadas.
O que diz a CLT sobre reembolso de despesas?
A Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) prevê o reembolso de despesas em situações em que o funcionário precisa realizar alguma atividade relacionada ao trabalho fora da sede da empresa.
Para que esse ressarcimento seja solicitado, o ideal é que a empresa elabore uma política de reembolso e defina como a indenização será paga aos colaboradores.
Além disso, a Reforma Trabalhista de 2017 tornou mais flexível a negociação do reembolso das despesas, que deve ser acordada e formalizada entre empresa e funcionário.
Essa negociação pode envolver não só o pagamento de diárias de viagens, mas também o reembolso de despesas gerais, como alimentação e transporte.
Além disso, a lei também garante que a organização possa exigir que os funcionários enviem comprovantes e notas fiscais das despesas para o setor financeiro, facilitando o controle, a fiscalização e o cálculo de gastos.
A empresa ainda pode antecipar o pagamento de alguma quantia para possibilitar a realização de alguma atividade, como viagens, por exemplo.
Mesmo nesse caso, o colaborador deve apresentar notas fiscais que comprovam como o valor adiantado foi gasto.
Lembrando que a empresa também pode adotar uma política mista de reembolso, no qual adianta uma parte do valor necessário para custear as despesas corporativas.
O restante do valor é pago após a conclusão e a comprovação dos gastos.
Vale lembrar que as despesas reembolsadas pela empresa são isentas de imposto de renda, conforme a legislação.
Tipos de reembolsos previstos por lei
Geralmente, as pessoas associam o reembolso de despesas apenas a gastos de viagens. Porém, como visto anteriormente, a restituição de gastos corporativos não ocorre apenas nesse caso.
Confira abaixo todas as situações que, de acordo com a lei, são passíveis de reembolso.
Auxílio em home office
Após a Reforma Trabalhista, funcionários que trabalham em regime home office foram incluídos no grupo de trabalhadores que devem ter suporte da empresa para exercer suas atividades laborais em casa.
Também chamada de ajuda de custo home office, esse foi um passo importante para profissionais que fazem o trabalho remoto, já que suas atividades também exigem gastos com conta de luz e internet, por exemplo.
Além disso, a legislação determina que as empresas devem fornecer os equipamentos e a infraestrutura adequada para que o funcionário trabalhe de forma remota.
De acordo com o Artigo 75-D da Lei 13.467/2017, o auxílio financeiro para manutenção do trabalho home office depende da negociação entre empresa e funcionário.
As duas partes devem chegar a um consenso sobre o valor do auxílio, que deve ser especificado no termo adicional ou no contrato de trabalho.
Reembolso de despesas em viagens a trabalho
As viagens corporativas se diferenciam por serem financiadas e exigidas pela empresa contratante, que geralmente envia seus colaboradores para fazer alguma negociação ou representar o negócio em algum evento.
Além de transporte aéreo ou rodoviário, essas viagens também exigem outros gastos, como hotel, alimentação e deslocamento.
Durante uma viagem a trabalho, é esperado que o colaborador tenha gastos com hotel, passagens e alimentação. De acordo com a CLT, todas essas despesas relacionadas ao exercício de atividades profissionais devem ser reembolsadas pela empresa.
O Artigo 457 da CLT ainda lembra que os valores relacionados a despesas de viagem ou qualquer deslocamento realizado em prol da empresa, como alimentação e hospedagem, não fazem parte do salário dos colaboradores.
Portanto, essas despesas devem ser custeadas pela organização, de acordo com a política de reembolso que ela possui e mediante comprovação de gastos.
Reembolso em gastos com combustível
Embora o reembolso por gastos com combustível não seja especificado em lei, a jurisprudência considera essencial que a empresa restitua esses valores quando for pertinente.
Se os colaboradores se deslocam para visitar o cliente ou prestar algum serviço, a empresa pode restituir esse valor.
Para evitar fraudes, além da nota fiscal, a organização também pode utilizar informações sobre a distância de deslocamento para calcular o valor da despesa.
Outra opção é investir em um cartão corporativo, para que o pagamento de combustível seja encaminhado diretamente para a empresa.
Gastos em prol da empresa
De acordo com a legislação, qualquer gasto realizado a serviço da empresa e em local externo a sua sede pode ser considerado uma despesa passível de reembolso.
Pode ser um valor relacionado a taxa de inscrição de um evento, impressão de documentos, deslocamento para visita de clientes, entre outras situações.
Como otimizar o processo de reembolso de despesas na empresa?
Reembolsar as despesas do funcionário exige que a empresa receba e analise diferentes informações.
Caso haja alguma falha nesse processo, como lançamentos errados e notas ilegíveis, o pagamento pode ser prejudicado, gerando atritos que afetam a satisfação dos colaboradores.
Por isso, o ideal é investir em algumas práticas que otimizam o processo e evitam o problema. Confira algumas delas a seguir:
Crie uma política interna para validar reembolsos
O primeiro passo para otimizar o processo de restituição de despesas é criar uma política de reembolso. Esse documento deve conter todas as informações sobre como o processo de reembolso deve ser realizado.
Na prática, ele funciona como um manual, que orienta os colaboradores sobre procedimentos e regras que devem ser seguidas nessa situação. Para isso, essa política deve conter orientações relacionadas aos seguintes tópicos:
- Quais despesas são reembolsáveis;
- Valores limites para reembolso;
- Prazos para solicitação de reembolso;
- Regras para prestação de contas;
- Procedimentos para que essa solicitação seja realizada;
- Regras para adiantamento;
- Normas para casos excepcionais.
Além desses tópicos, a política de reembolso deve contar com quaisquer informações que facilitem o controle e a fiscalização financeira dessa despesa.
Além disso, as orientações desse manual devem estar alinhadas com o perfil do negócio e as necessidades dos funcionários.
Estabeleça de que forma acontecerá o reembolso
Para evitar fraudes e atrasos, é fundamental que a empresa estabeleça regras para a solicitação e o pagamento da restituição.
Geralmente, além da formalização do pedido, que pode ser feito por e-mail ou por meio de requerimento interno, as empresas também exigem a comprovação das despesas.
Dessa forma, a organização garante mais confiabilidade e segurança ao processo, aumentando o controle financeiro e de despesas com reembolso.
Por isso, esses documentos devem ser armazenados, para que possam ser consultados durante o cálculo da folha de pagamento, na qual deve constar o valor do reembolso.
Também é recomendável que a empresa forneça um recibo de reembolso e colete a assinatura do colaborador que solicitou o processo.
Assim, ela tem maior controle do processo, e ainda garante a própria segurança jurídica em caso de processos trabalhistas.
Formalize para a empresa qual o procedimento válido internamente
Como citado antes, é fundamental que a empresa adote procedimentos que validem a solicitação e o pagamento do reembolso.
Embora esse processo possa ser feito de modo manual, o ideal é que a organização digitalize todas as etapas. Para isso, ela pode exigir que o envio da solicitação de reembolso seja feito por e-mail, requerimento online ou algum software de gestão de RH.
Das três opções, o software com certeza é a mais prática, já que facilita o envio dos comprovantes, a organização desses documentos e o cálculo da folha de pagamento.
Recolha feedbacks e revise constantemente o processo
Depois de construir a política de reembolso da empresa, está na hora de verificar os efeitos práticos que ela causou. Para isso, coletar feedbacks dos funcionários sobre o tema é essencial.
Assim, a empresa pode identificar quais pontos geraram dúvidas, quais procedimentos podem ser melhorados e o que precisa ser acrescentado.
Como resultado, essas informações são utilizadas para revisar a política de reembolso e adequá-la às necessidades dos colaboradores.
Qual o papel do RH na política de reembolso de despesas?
O RH é o setor responsável por fazer a gestão de pessoas e o controle da jornada dos funcionários.
Portanto, cabe a esse departamento organizar a implementação de uma política de reembolso de despesas que seja eficiente e de fácil entendimento.
Entenda a seguir como esse setor desempenha todos esses papéis.
Criar a política interna para reembolso de despesas
O RH é o setor mais indicado para avaliar as necessidades dos funcionários e entender o perfil e as demandas da empresa.
Com base nessas informações, ele deve elaborar uma política de reembolso que assegure os interesses das empresas e, ao mesmo tempo, garanta o bem-estar dos colaboradores.
Tudo isso deve ser feito de forma equilibrada, garantindo o melhor custo-benefício para os dois lados.
Além disso, é importante que o RH consulte o setor financeiro, e verifique quais procedimentos devem ser adotados para facilitar a gestão orçamentária dos reembolsos.
Pode ser que usar um cartão corporativo, por exemplo, possa ser mais eficiente em algumas situações.
Vale lembrar que uma política de reembolso de despesas bem estruturada também agrega valor à imagem da empresa, e contribui para manter os colaboradores engajados e produtivos em prol de uma organização responsável e organizada.
Gerenciar e controlar os reembolsos realizados
O RH também é responsável por fazer a gestão do reembolso de despesas da empresa. Para isso, ele deve implementar um sistema que permita a prestação de contas dos funcionários, a organização e a análise desses documentos.
Além disso, é responsabilidade desse setor adicionar o reembolso na folha de pagamento enviado para o departamento financeiro.
E tudo isso deve ser administrado de modo a otimizar o orçamento para essas despesas e controlar as ações realizadas pela empresa.
Revisar o processo constantemente
Assim como outras políticas adotadas pela empresa, cabe ao RH ajustar as regras e fazer adaptações de acordo com as mudanças da organização e com as tendências do mercado.
Dessa forma, as regras de reembolso de despesas permanecerão atualizadas e prontas para atender as necessidades da empresa.
Conclusão
Além de ser uma exigência legal, o reembolso de despesas pode ser uma ferramenta importante para melhorar a relação entre empresa e colaboradores.
Para isso, a organização, com o apoio do RH, precisa criar uma política de reembolso de despesas bem estruturada, bem como um sistema eficiente para análise e controle dessas despesas.
Nesse sentido, utilizar um sistema de tratamento de ponto, como a PontoTel, facilita o acompanhamento da jornada e o monitoramento das horas trabalhadas pelo colaborador.
Assim, é possível calcular a folha de pagamentos e gerenciar o orçamento da forma correta.
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