Quem pensa que apenas multinacionais e grandes organizações devem ter um código de conduta empresarial, precisa repensar essa crença.
O documento é indicado para empresas de todos os portes, inclusive para microempresas.
Isso porque é um conjunto de regras e valores que são como diretrizes para os funcionários, prestadores de serviço e demais envolvidos no negócio.
Confira a seguir mais vantagens e aprenda a elaborar o próprio código de conduta da sua empresa.
O que é um código de conduta?
O código de conduta é um guia que aborda valores éticos, missão e demais diretrizes da organização.
Ele também é conhecido como código de ética, e deve ser consultado por todos os colaboradores para que se orientem e tirem dúvidas a respeito de decisões e atitudes a serem tomadas dentro ou em nome da empresa.
Essa ação faz com que os princípios da companhia se mantenham intactos.
Além disso, o código de conduta também reforça a identidade do negócio pois, apesar de a empresa ser pessoa jurídica, são as pessoas físicas que constroem a imagem da organização aos olhos do cliente.
Por isso, é importante definir e esclarecer procedimentos internos os funcionários.
Profissionais de empresas que possuem um código de conduta conseguem saber exatamente a expectativa que a organização tem em relação ao comportamento deles.
Ou seja, essa norma interna beneficia tanto a companhia quanto os seus colaboradores.
Vale ressaltar que o código de conduta é universal para todos os colaboradores da empresa, sejam eles trabalhadores internos, prestadores de serviço ou líderes.
Independentemente do cargo ou função, as regras valem para todos.
O documento também deve ser divulgado para fornecedores, clientes e até órgãos governamentais, caso eles façam parte da comunidade envolvida nos negócios da empresa.
Apesar da importância e das vantagens, não é uma obrigatoriedade da empresa possuir um código de conduta.
A decisão pela criação ou não das normas é uma prerrogativa da organização.
Qual a importância de ter um código de conduta?
Como já abordado anteriormente, o código de conduta é de extrema relevância para o bom andamento dos negócios porque pode melhorar a reputação da empresa, tornando-a mais atraente para os clientes.
Ele também é capaz de lapidar a boa convivência entre os funcionários.
A maioria deles gosta de ter um manual sobre como agir e sobre quais regras seguir na empresa.
Além disso, é imprescindível deixar claro o que pode ser feito e o que é proibido dentro da organização.
As orientações previstas no código de conduta deixam os funcionários mais seguros em relação ao desenvolvimento do trabalho e para propor sugestões e novas ideias.
Isso é o resultado de informações claras quanto ao direcionamento da empresa em relação a projetos e propostas de inovação.
Portanto, esse material será capaz de criar a cultura organizacional que a empresa deseja.
O código de conduta também pode ser apresentado para candidatos a eventuais vagas na companhia.
Pois, assim, eles saberão se a ética pessoal deles é condizente com a praticada pela empresa.
Como elaborar um?
Como pôde ver, um código de conduta pode contribuir para muitos avanços na empresa.
Mas para que ele resulte nos benefícios esperados, é preciso elaborá-lo de maneira correta.
Há empresas específicas de consultoria que podem ser contratadas para a elaboração desse projeto.
Porém, em muitos casos, tal investimento é inviabilizado devido às finanças do negócio.
Mas isso não deve ser um impeditivo para a empresa não ter seu próprio guia de ética.
Aqui, você vai aprender todos os passos para elaborar o código de conduta da sua companhia, desde a linguagem que deve ser usada e os prontos imprescindíveis, até a maneira de divulgá-lo para os colaboradores.
Confira!
Comitê de ética
Primeiramente, é preciso selecionar colaboradores-chave que farão parte de um comitê de ética.
Sugere-se formar um grupo com profissionais do setor de recursos-humanos, do departamento jurídico, principais executivos e CEO.
Todos os membros do comitê deverão ter conhecimento prévio dos valores da empresa, assim como a missão.
Eles serão os responsáveis por elaborar as normas do código.
Desta forma, a criação das regras será baseada na essência que a empresa já possui e com a riqueza da visão de diferentes colaboradores.
Conteúdo
O comitê de ética deve abordar primeiramente temas que são fundamentais para um código de conduta.
Entre eles, estão: regras de governança, confidencialidade de informações, proteção de dados, conflito de interesses e o conjunto de normas morais da empresa, como valores, por exemplo.
Depois de criar a base do código de conduta, é preciso elucidar as regras referentes a outros temas específicos da empresa.
Podem ser orientações sobre o atendimento aos clientes, recebimento de presentes, contratação de familiares etc.
Por último, é preciso elaborar condutas a respeito da rotina e da cultura que o empreendedor deseja ter na empresa.
Orientações sobre o uso do celular no horário de trabalho, ao acesso às redes sociais, vestimenta ou uniforme– conhecido também como dress code –, entre outros assuntos.
É importante que o comitê aborde o maior número possível de temas que possam gerar dúvidas ao colaborador.
Na hora de escrever as regras, é preciso ter em mente que o texto deve ter frases curtas e objetivas.
A mensagem deve estar clara para todos os colaboradores, de todos os cargos e qualificações.
Em alguns casos, vale a pena incluir exemplos no documento.
Além disso, os verbos do texto devem estar escritos no imperativo, já que se tratam de regras.
O código de conduta deve abordar também as sanções que serão aplicadas em caso de não conformidade com o regulamento.
Discussão
Depois de previamente elaborado, todos os pontos do código de conduta devem ser analisados minuciosamente.
Os profissionais convidados a fazer parte do comitê de ética devem debater cada ponto, a fim de que evitem falhas ou duplos sentidos ou que prejudique alguém, por exemplo.
É importante também consultar um advogado para que ele analise o código de conduta e avalie a legalidade do documento.
Divulgação
Com o código de conduta pronto, é hora de divulgá-lo, por meio de comunicação interna.
Para isso, é preciso que os trabalhadores saibam não só que o documento existe, mas tenham conhecimento do seu teor.
É indicado que o material esteja acessível para todos os colaboradores no sistema interno da empresa, conhecido como intranet.
Além disso, vale a pena deixar o código de conduta impresso em lugares estratégico da organização.
Sempre que um novo funcionário for contratado, ele deve ser orientado quanto ao código de conduta.
Porém, sabe-se que com o passar do tempo, as informações são esquecidas.
Por isso, é importante também que a divulgação das normas seja feita periodicamente.
Neste caso, não é necessário retomar o código de conduta completo, mas partes específicas dele.
Monitoramento
Mesmo depois que o código de conduta for inserido no dia a dia da empresa, é preciso que os membros do comitê de ética façam revisões e atualizações.
O acompanhamento é necessário, pois, muitas vezes, novos desafios éticos podem surgir, assim como novas legislações.
Além disso, é de responsabilidade do comitê fazer o monitoramento e avaliação de situações de desvio de conduta.
Pronto, agora sua empresa já pode ter um código de conduta!
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Fonte: Azulis
