Para saber a forma correta de como contabilizar folha de pagamento, o departamento pessoal o divide em proventos, descontos e bases.
É necessário que esse documento informe todos os valores relativos a 13º salário, aviso prévio, férias, IRRF e INSS.
Preparar a folha de pagamento é uma obrigatoriedade da lei, previsto no Regulamento da Previdência Social no artigo 225.
Portanto, requer muita atenção do departamento pessoal para que todos os cálculos sejam feitos de forma correta e se evite processos trabalhistas.
Dessa forma, é essencial que a empresa possua uma equipe que tenha conhecimentos específicos das leis trabalhistas e também de contabilidade.
Quer saber a melhor forma de como contabilizar folha de pagamento? Confira nossas dicas abaixo!
Qual a importância da folha de pagamento para a empresa
A empresa mensalmente tem a responsabilidade de saber como contabilizar folha de pagamento.
E por ser uma obrigatoriedade da lei, esse processo não exige só atenção, mas planejamento para que os documentos sejam montados da forma correta.
E a folha de pagamento tem importância operacional, contábil e fiscal para as empresas.
É sem dúvida uma das obrigações mais importantes da organização quando se refere a gestão financeira. Funcionando como um documento base para possíveis fiscalizações trabalhistas e um comprovante de arrecadação de verbas.
É por meio dela também que é possível planejar gastos e ser um apoio de controle financeiro.
Dando assim, uma visão macro da empresa aos profissionais do departamento pessoal para que sejam feitas promoções, cortes e etc.
Qual a importância da folha de pagamento para o colaborador
Se para a empresa a folha de pagamento é essencial no respeito da lei, para o colaborador ela tem como objetivo ser um documento de controle sobre seus ganhos.
Ela serve como comprovação de renda em financiamentos de imóveis, carros e etc.
Futuramente, esse documento será exigido como forma de comprovação para a solicitação da aposentadoria.
Portanto, tanto por lado da empresa, como da parte do colaborador, ele precisa ser reconhecido como peça-chave em várias questões e deve ser preservado.
O que são proventos, descontos e base
O primeiro passo para entender a melhor forma de como contabilizar folha de pagamento é entender o que são:
- Proventos;
- Descontos;
- Base.
Entender cada um desses itens é essencial para que a folha de pagamento seja dividida da forma correta.
Por isso, vamos falar logo em seguida sobre cada um desses pontos individualmente.
Proventos
Os proventos são os valores que a empresa paga aos colaboradores mensalmente. Ou seja, eles representam os ganhos do colaborador.
Eles são identificados na folha de pagamento pela hora extra, salário, adicionais (noturno, periculosidade e insalubridade) e benefícios, como o salário-família, por exemplo.
Sendo assim, conhecer esses itens é fundamental para ter a referência de como contabilizar folha de pagamento.
Descontos
Como o próprio nome diz, esse item se refere aos descontos realizados pela empresa nos pagamentos de cada colaborador. A base de descontos na folha de pagamento se refere a atrasos, faltas, INSS e IRRF.
E para ter o resultado de como contabilizar folha de pagamento é preciso fazer um cálculo do valor de proventos menos o valor de descontos. Com isso, é possível ter o valor final do pagamento ao colaborador.
Base
A base na folha de pagamento se refere ao valor na qual serão aplicadas as alíquotas.
Isso se torna necessário para o cálculo do tributo que será pago. As bases para o FGTS, INSS, INSS patronal são alguns dos dados presentes na folha.
É importante ressaltar que nem sempre essas informações se referem ao que foi contabilizado, mas são inseridas apenas como uma demonstração do cálculo.
O passo a passo de como contabilizar folha de pagamento
Para que o processo de como contabilizar folha de pagamento seja organizado da maneira correta é necessário se atentar as seguintes informações:
- Definir a categoria dos colaboradores;
- Fazer uma análise das horas trabalhadas;
- Calcular os encargos e impostos;
- Calcular os benefícios legais.
Quando o departamento pessoal se planeja com base nesse passo a passo, ele minimiza as chances de erro na montagem da folha de pagamento. Entenda cada um dos passos:
Definir a categoria dos colaboradores
Determinar a categoria do colaborador, classificando sua função e atividade exercida na empresa é fundamental. Assim, evitam-se os erros de cálculo na folha de pagamento.
Isso porque, as bases de como contabilizar folha de pagamento tomam como referência as convenções coletivas para calcular descontos como FGTS e INSS, por exemplo.
Fazer uma análise das horas trabalhadas
O segundo passo de como contabilizar folha de pagamento sem erros é mensurando as horas trabalhadas de cada colaborador.
Nesse caso, são registradas para o cálculo da folha: horas extras, trabalhadas, descanso remunerado e jornadas de trabalho adicionais.
Além é claro, de ser necessário considerar faltas e atrasos nessa análise. Pois, dessa maneira, é possível realizar o cálculo correto, evitando equívocos com gastos desnecessários ou erros de pagamento.
Calcular os encargos e impostos
O cálculo que determina os descontos de encargos e impostos aparece como terceiro passo de como contabilizar folha de pagamento. Neste caminho se toma como base o FGTS, INSS e IRRF.
É fundamental que o departamento pessoal se atente nesse caso, pois os pagamentos desses encargos asseguram uma situação regular do colaborador com a Receita.
Além disso, permite que futuramente o profissional possa solicitar sua aposentadoria.
Aliás, esse cálculo é que serve como referência para o desconto do Imposto de Renda.
Calcular os benefícios legais
O quarto passo de como contabilizar folha de pagamento está no cálculo de benefícios legais, os chamados descontos, que se baseiam no pagamento de vale-transporte e refeição, adiantamentos, planos de saúde e também da contribuição sindical.
Feito todos esses descontos legais se torna possível calcular o valor líquido a ser pago pela empresa ao seu colaborador.
Saiba como contabilizar folha de pagamento na prática
Tendo como base os proventos e os descontos de um profissional imaginário, organizamos as contas na prática para facilitar o entendimento do assunto. Confira abaixo:
Exemplo
Proventos
Salário: R$ 3000,00
Horas Extras – R$ 300,00
Total: R$ 3300,00
Descontos
Adiantamento Salarial: R$ 1200,00
INSS: R$ 330,00
IRFF: R$ 57,45
Contribuição Assistencial: R$ 30,00
Total: R$ 1617,45
Líquido a receber no mês: R$ 3300 (Proventos) – R$ 1617,45 (Descontos) = R$ 1682,55
A importância de como contabilizar folha de pagamento
Saber como contabilizar folha de pagamento é de fato uma das maiores responsabilidades do departamento pessoal.
Além de ser essencial para o controle financeiro, a folha de pagamento é uma obrigatoriedade da lei e um direito do colaborador.
Portanto, exige muita atenção e principalmente preparo dos profissionais responsáveis por organizar e planejar esse documento.
O monitoramento de todos os pagamentos e descontos evita que a empresa sofra com processos trabalhistas.
Sendo assim, ter as diretrizes de como contabilizar folha de pagamento, e seguindo o passo a passo que ensinamos ao longo do caminho, é possível planejar a folha perfeitamente.
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