O profissional da contabilidade tem a obrigação de preencher o Termo de Transferência de Responsabilidade Técnica quando o cliente preferir transferir os serviços contábeis para outra pessoa.
A exigência tem sua importância dupla: para o profissional que está transferindo o serviço, o Termo é a garantia de que atividades ilegais ou antiéticas executadas a partir daquele momento não são mais sua responsabilidade.
Já para o contador que está recebendo o novo cliente, a legislação é explícita ao colocar que o profissional substituído deve comunicar ao atual sobre fatos que deve ter conhecimento para habilitá-lo para o bom desempenho das funções, além de repassar todos os documentos contábeis e informar a respeito da posição da escrituração contábil do cliente.
Além disso, é prudente que o novo responsável técnico procure saber as razões da substituição.
Para realizar a transferência de serviços contábeis para outro profissional ou organização contábil, o CFC sugere que aquele que esteja transferindo e/ou passando à responsabilidade técnica solicite ao cliente, por escrito, o nome, o endereço e o número do registro no Conselho do novo profissional ou organização contábil.
Também no ato da entrega do Termo de Transferência, deve ocorrer a formalização da rescisão do contrato de prestação de serviços. Os documentos entregues ao cliente para repasse posterior ao novo responsável podem ser protocolados, apesar disto não ser obrigatório.
Ao agir com esse rigor normativo, o profissional mostra sua organização e zelo para com o seu cliente, os órgãos fiscalizadores e a comunidade em geral. Lembre-se que o contador que está recebendo o novo cliente deverá elaborar o respectivo Contrato de Prestação de Serviços Contábeis onde estará a extensão de sua responsabilidade técnica.
Quando a mudança ocorrer durante o exercício social, o profissional que está passando a escrita contábil para outro não é obrigado a levantar balanço e confeccionar diário, pois as demonstrações contábeis devem ser encerradas somente ao final do exercício. Entretanto, deve ser confeccionado o balancete mensal.
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O profissional substituído pode reter alguma documentação?
Em alguns casos, o cliente quer mudar de profissional, mas não cumpriu com suas obrigações financeiras. Para tentar garantir o recebimento de seus honorários, o contador então se nega a repassar a documentação.
De acordo com o código de ética da profissão, diz expressamente que “no desempenho de suas funções, é vedado ao contabilista[…] reter abusivamente livros, papéis ou documentos, comprovadamente confiados à sua guarda. Assim, o contador que se sentir lesado tem que recorrer à justiça para poder receber seus honorários, não sendo lícito a retenção de documento.
Quando os documentos são abandonados pelos clientes no escritório, o que fazer?
O profissional da contabilidade deve então comunicar ao cliente/empresário que, de acordo com a legislação em vigor, a guarda de documentos é de exclusiva responsabilidade do contribuinte.
Para evitar um dano por uma responsabilidade que não é sua, no contrato de prestação de serviços o contabilista deve incluir cláusula a respeito da guarda de documentos. Evita assim demandas judiciais e aborrecimentos futuros.
De qualquer forma, em acontecendo o abandono, o profissional deve notificar o empresário, por meio de correspondência com aviso de recebimento ou via Cartório de Títulos e Documentos, solicitando que, no prazo de trinta dias os documentos que se encontram no escritório sejam retirados.
Caso não haja retorno, o profissional da contabilidade deve fazer uma publicação em jornal de grande circulação nos mesmos termos da notificação. Se ainda assim, não houver sucesso na retirada dos documentos e o profissional da contabilidade não queira continuar guardando os mesmos, deve depositá-los em juízo.
Estes procedimentos administrativos e judiciais subsidiam a precaução sobre futuras responsabilidades e eventuais prejuízos.