A folha de pagamento é o documento que registra os valores que uma organização deve pagar aos seus funcionários, prestadores de serviço e outros que estão envolvidos na rotina da empresa.
Ela reflete as informações sobre as atividades trabalhistas de cada funcionário da empresa. Ela mostra os salários bruto e líquido, e também as informações fiscais, contábeis e trabalhistas de cada um.
Todo mês, a folha de pagamento é elaborada e o holerite é emitido para cada colaborador como um comprovante dos seus ganhos.
O holerite é o documento que contém todas as informações sobre o trabalho do funcionário. Por exemplo, se ele fez horas extras, faltou, recebeu adicional noturno ou outros benefícios, tudo isso deve estar no holerite.
A folha de pagamento é muito importante para o setor de recursos humanos, pois reúne todas as informações técnicas sobre os colaboradores, e também porque é uma obrigação legal.
O art. 225 do Decreto nº 3.048/99 diz que:
“As empresas devem fazer mensalmente a folha de pagamento e remuneração dos colaboradores pelos serviços prestados, e guardar uma cópia da folha para cada parte”.
Afora que você já sabe o que é folha de pagamento, vou te mostrar quais os principais descontos que podem existir nela.
INSS
É comum que muitos trabalhadores tenham dúvidas sobre a finalidade dos descontos na folha de pagamento, incluindo o INSS.
Esse desconto é realizado mensalmente sobre o salário do empregado e é depositado na Previdência Social.
Sua finalidade é acumular os valores pagos, que serão posteriormente reembolsados ao trabalhador na forma de pensão, aposentadoria ou benefícios por afastamento por doença.
Você deseja entender como esse desconto funciona?
O desconto do Instituto Nacional de Seguro Social (INSS) incide sobre a totalidade da remuneração do empregado. Mas o que isso significa?
Isso implica que ele usa como base a soma do salário, horas extras, 13º salário e adicionais para calcular o desconto.
Se o empregado ganhar mais do que o limite máximo (teto), o desconto será limitado de acordo com a tabela vigente para o período.
Consulte aqui os valores de acordo com a tabela da Previdência.
Vale ressaltar que esse desconto é obrigatório e serve para garantir benefícios como a aposentadoria.
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FGTS
Todas as empresas devem depositar o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço até o dia 7 de cada mês. O valor deve ser equivalente a 8% da remuneração e serve para proteger o trabalhador em caso de demissão.
Agora, você deve estar se perguntando se esse valor deve ser descontado do funcionário.
Isso é uma confusão comum, mas a resposta é não.
O valor do FGTS é uma despesa obrigatória para a empresa e não deve ser deduzido do salário do empregado.
No entanto, embora os valores relativos ao Fundo de Garantia do trabalhador não sejam retirados da folha de pagamento, é importante que essa informação esteja discriminada na mesma.
Imposto de Renda Pessoa Física (IRRF)
O Imposto de Renda Retido na Fonte é um desconto compulsório determinado pelo governo federal sobre o rendimento do trabalhador.
Mas não se preocupe, nem todos os trabalhadores têm esse desconto.
O desconto do IRRF depende do valor do salário do colaborador. Você pode verificar a porcentagem descontada de acordo com a tabela no site da Receita Federal.
Vale Transporte e Refeição
Em 1987, a Lei 7.619 estabeleceu que todas as empresas são obrigadas a conceder o benefício do vale transporte a todos os funcionários.
Assim, a empresa deve fornecer o benefício, independentemente da distância que o funcionário percorre de sua residência até o local de trabalho.
O empregador pode descontar no máximo 6% do salário-base, desde que o valor fornecido seja maior. Caso contrário, deve ser descontado apenas o valor que será fornecido.
Uma das dúvidas mais comuns sobre a folha de pagamento é se a empresa pode deduzir algum valor referente ao vale-alimentação, vale-refeição ou assistência médica.
A resposta é sim. Todos esses benefícios podem ou não ser descontados na folha de pagamento.
Contribuição Sindical
De acordo com a legislação brasileira, todos os trabalhadores pertencem a uma categoria profissional específica e, portanto, são obrigados a contribuir anualmente para o sindicato que representa sua categoria.
A contribuição sindical garante que o trabalhador tenha direito a todos os benefícios estipulados na convenção coletiva da categoria, incluindo os reajustes salariais acordados na data-base.
Mas antes de explicar como a contribuição sindical é descontada, gostaria de esclarecer a diferença entre a contribuição sindical mensal e anual.
Contribuição sindical mensal
A mensalidade sindical é uma contribuição que o sócio sindicalizado faz de forma voluntária (conforme o artigo 5º, inciso XX da Constituição Federal), a partir do momento em que opta por se filiar ao sindicato representativo.
Normalmente, essa contribuição é descontada mensalmente na folha de pagamento, de acordo com o valor estipulado na convenção coletiva de trabalho.
Contribuição sindical anual
Já a contribuição anual é realizada independentemente de o trabalhador ser filiado ao sindicato ou não.
Essa contribuição é descontada na folha de pagamento do trabalhador e é prevista nos artigos 578 a 610 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
Geralmente, esse desconto é feito em março e equivale a um dia de trabalho por ano, ou 3,33% do salário.
No entanto, a partir de 2017, essa contribuição se tornou opcional.
A reforma trabalhista entrou em vigor em 11 de novembro de 2017 e trouxe várias mudanças nas leis trabalhistas, incluindo a contribuição sindical.
A partir de 2018, o trabalhador pode optar por pagar a contribuição sindical. Se o colaborador escolher fazer a contribuição, ele deve informar ao empregador e autorizar o desconto na folha de pagamento.
Portanto, a empresa só pode fazer o desconto com a permissão do funcionário.
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Faltas e Atrasos
Uma das informações mais importantes na folha de pagamento são os dados sobre a jornada de trabalho dos funcionários.
No entanto, quando menciono esse tópico, não estou falando apenas das horas extras, mas também das faltas e atrasos.
As faltas não justificadas pelos funcionários podem ser descontadas de seus salários, assim como possíveis atrasos.
É importante ressaltar que esses dias não são utilizados para calcular a base de cálculo do INSS, IRRF e FGTS.
Agora que abordamos os principais descontos, que tal discutir os proventos que fazem parte da folha de pagamento?