A tecnologia avança e com ela novas denominações começam a fazer parte da rotina.
A emissão de nota fiscal é obrigatória no Brasil para empresas de todos os segmentos, independente do porte. Além de comprovar que a organização realizou alguma venda ou prestou algum serviço, também é uma forma de controlar o fluxo de caixa e garantir que os impostos estão sendo pagos. Porém muitas dúvidas ainda existem na hora de gerar o documento.
Por exemplo, a emissão de notas fiscais eletrônicas trouxe um universo de siglas para quem trabalha com contabilidade. Aliás, NF-e é justamente a abreviação para Nota Fiscal Eletrônica. E junto com ela ainda veio o DANFE que é o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. E tem ainda a NFS-e que é a Nota Fiscal de Serviços eletrônica.
Mas, será que há diferença entre cada um deles? Há quem acredite que DANFE é a própria NF-e, mas não é bem assim.
Acompanhe a leitura e saiba distinguir cada um.
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O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A NF-e surgiu em substituição das notas de papel e o seu grande objetivo é tornar a fiscalização da Receita Federal mais segura e eficiente, permitindo o acompanhamento das operações de emissão de notas fiscais em tempo real.
A Nota Fiscal Eletrônica é um documento somente digital, ou seja, é emitido e armazenado apenas eletronicamente, sem arquivos físicos.
Fique sabendo que aquele documento impresso que a pessoa recebe quando compra alguma mercadoria é o DANFE e não é propriamente a nota fiscal. Sabia disso? Vamos ao próximo tópico.
O que é o DANFE?
Como dissemos no início do texto, a sigla DANFE significa Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica. Ele é a representação física da NF-e, sendo obrigatório no transporte de mercadorias. Todas as informações contidas no DANFE obrigatoriamente devem constar no XML (eXtensible Markup Language), mas nem tudo o que tem no XML aparece no DANFE. Vamos falar sobre o XML mais abaixo.
No DANFE é possível identificar informações importantes para o transporte, como por exemplo, o emitente, o destinatário, os produtos e valores e a transportadora que fará o frete.
O DANFE não possui valor fiscal, por isso não precisa ir para o arquivo. Mas, o canhoto de entrega de mercadoria ou prestação de serviço, é aconselhável guardar em casos de contestação de entrega. Afinal, o canhoto de entrega é uma comprovação de que o produto foi entregue.
O DANFE não substitui a NF-e, mas, através dele, é possível comprovar a existência da Nota Fiscal Eletrônica através da sua chave numérica. Essa chave é composta por 44 dígitos que permite consultar a existência e a legalidade da NF-e a que está relacionada. Essa chave também é expressa por um código de barras que facilita ainda mais a pesquisa.
As principais informações contidas no DANFE são:
- Dados da Empresa, como CNPJ e Inscrição Estadual;
- Informações do cliente: nome, endereço e telefone de contato;
- Valor, data da venda e horário de saída do produto;
- Nome da transportadora e número da placa do veículo;
- Chave de acesso numérica com 44 dígitos com as informações da NF-e.
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Não confunda NF-e com NFS-e
A nota fiscal de serviço eletrônica (NFS-e), como o nome sugere, é utilizada sempre que uma transação envolve a compra e a venda de serviços. Este tipo de nota contempla o imposto municipal ISS (Imposto Sobre Serviço) e sua emissão pode ser associada a uma pessoa física ou jurídica.
Ao emitir essa nota, o estabelecimento estará formalizando junto à prefeitura local que realizou um serviço.
A principal diferença está na função de cada modelo. A NF-e tem a função de registrar a venda de produtos, já a NFS-e tem a função de registrar a prestação de serviços.
Vamos a um exemplo: uma loja de informática, quando há venda de peças, acessórios e computadores deve-se emitir uma NF-e. No caso de manutenção, consertos ou ajustes deve-se emitir uma NFS-e.