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A contratação de um profissional acontece em várias etapas, que vão desde a divulgação da vaga, passando pelas entrevistas e testes, até a admissão propriamente dita, e o início da atuação do colaborador na empresa.

Nesse processo de recrutamento e seleção, a entrega de uma lista de documentos para admissão é fundamental para garantir a veracidade e segurança das informações do novo colaborador e também assegurar que a empresa esteja cumprindo com a legislação trabalhista.

Neste artigo, o Tangerino – controle de ponto digital mostra todos os documentos necessários para concluir a contratação, aqueles que não podem ser solicitados pela empresa e também dicas para realizar essa etapa de maneira mais ágil, mesmo que a empresa esteja atuando em home office. 

Documentos necessários para a admissão e suas finalidades

Os documentos para admissão de funcionários são fundamentais para garantir a veracidade das informações apresentadas, resguardando empresa e colaborador, além de garantir o cumprimento da lei.

Informações como endereço, número de dependentes, escolaridade, habilitação e até mesmo título de eleitor devem ser comprovadas para que não haja qualquer possibilidade de fraude. 

Mas, antes de solicitar a entrega de documentos, é importante que a empresa se atente para uma etapa: a realização do exame admissional, que é custeado pelo empregador, e deve ser feito pelo funcionário. 

O exame geralmente é feito por um clínico geral e avalia as condições físicas e mentais do novo funcionário antes que ele assuma a sua função.

Ele serve também para o momento em que o colaborador for desligado da empresa e, com o exame demissional, avalia se houve alguma alteração na sua saúde em relação a quando foi contratado.

Assim, é importante que a empresa repasse ao futuro funcionário, com o máximo de antecedência possível, a lista contendo todos os documentos que devem ser entregues por ele, sendo:

• atestado médico admissional, entregue pelo médico no dia do exame admissional;

• cópia da carteira de identidade;

• foto 3×4;

• original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);

• cópia do cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);

• original e cópia da carteira de habilitação (CNH), caso o cargo exija;

• cópia do título de eleitor;

• comprovantes de votação nas três últimas eleições;

• cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);

• certificado de reservista, caso o trabalhador tenha menos de 45 anos;

• cópia do comprovante de residência;

• cópia do comprovante de escolaridade;

• original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe, se for o caso;

• cópia da certidão de nascimento para solteiros ou certidão de casamento para casados;

• cópia da certidão de nascimento dos filhos que tenham idade até 21 anos;

• carteira de vacinação dos filhos que sejam menores de 7 anos;

• comprovante de frequência escolar dos filhos que sejam maiores de 7 anos;

• atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso.

Nesse processo, há também documentos e formulários que devem ser preenchidos e/ou disponibilizados pela empresa, de acordo com a lista abaixo:

• declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda Retiro na Fonte – IRRF para preenchimento pelo funcionário;

• declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte para preenchimento do funcionário;

• contrato de trabalho, que geralmente é feito considerando o período de experiência, para ser assinado pelo funcionário e empresa, ficando ambas as partes com uma cópia;

• ficha para concessão do Salário Família e termo de responsabilidade para preenchimento do funcionário, se for o caso;

• preenchimento do livro ou ficha de registro de empregado, feito pela empresa;

• preenchimento da Carteira de Trabalho, que é feita pela empresa.

Além dessas informações e documentos para admissão, existem outros que não podem ser solicitados pela empresa, por serem considerados de caráter discriminatório.

Veja abaixo quais são:

• exame de HIV;

• exames que comprovem gravidez ou processo de esterilização;

• registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC, Serasa ou em cartório de protestos;

• dados de antecedente criminal;

• documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato, ou seja, mostrando que ele nunca acionou a justiça e entrou com uma ação contra uma empresa.

O futuro colaborador deve ficar atento, pois, caso a empresa solicite algum desses itens no momento da contratação, o que pode gerar constrangimento e preconceito, a empresa pode ser denunciada e sofrer uma ação trabalhista, chegando até a ser multada.

Outro detalhe que deve ser observado pela contratante diz respeito ao prazo para que o Recursos Humanos receba os documentos do contratado, que podem ser originais ou cópias autenticadas, e também os devolva.

De acordo com a Lei nº 5.553/68, a empresa tem o prazo máximo de cinco dias para devolver todos os documentos solicitados.

Em caso de documentos como o de identidade, por exemplo, que são de uso constante da pessoa, os dados devem ser anotados e o documento devolvido na hora.

Já no caso da carteira de trabalho, de acordo com o artigo 29 da Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT, a mesma deve ser assinada e devolvida ao funcionário em até 48 horas após a entrega.

Dicas para tornar a entrega dos documentos para admissão mais ágil e sem imprevistos

Mesmo se tratando de um processo burocrático, a entrega de documentos para admissão representa uma importante garantia para empresas e funcionários.

Por isso, é preciso planejar e organizar o processo de solicitação, entrega e preenchimento dos formulários necessários, bem como preparar pessoas dentro da empresa, para que entendam cada um desses documentos e possam tirar possíveis dúvidas de quem será contratado.

É também importante contar com alternativas e possibilidades de receber os documentos que não se limitem à entrega presencial.

Para isso, o uso da tecnologia é indispensável.

Veja abaixo detalhes dessas dicas para não comprometer o processo de contratação: 

Comunicação clara e feita com antecedência

A comunicação e a capacidade de resposta rápida são, sem dúvidas, fatores que trazem celeridade aos processos, principalmente aqueles mais burocráticos, como é o caso dos documentos para admissão. 

Por isso, é muito importante que o recrutador informe ao contratado que ele deverá providenciar tais documentos, dando um prazo para que ele encontre todos e tenha tempo para fazer as cópias. 

Por exemplo, há pessoas que não possuem um local onde são guardados todos os seus arquivos e documentos, então, precisam procurá-los com calma.

Caso a demanda por esses dados seja feita de um dia para o outro, poderá interferir no tempo de conclusão do processo de contratação.

Recebimento e conferência dos documentos

Saber informar exatamente quais documentos originais e cópias devem ser entregues pelo profissional é fundamental, assim como o momento de recebê-los e conferir se tudo está de acordo com a lista solicitada pela empresa.

Isso porque, além de faltar algum documento ou o funcionário não possuir um deles e precisar de tempo para providenciar, pode haver informações que estejam desatualizadas, como o comprovante de endereço que, geralmente, deve ser um que tenha data dos últimos três meses.

Assim, um funcionário de Recursos Humanos deve receber o contratado e realizar um check in do que ele entregar, para evitar que falte algo e isso só seja informado posteriormente. 

Contar com a tecnologia no processo

A pandemia da Covid-19 mostrou para as empresas que, com o uso da tecnologia, praticamente todos os processos podem ser feitos sem que, para isso, as pessoas estejam presentes fisicamente. 

No contexto da contratação de profissionais, desde a seleção dos currículos, as entrevistas realizadas por meio de videoconferência e até mesmo a aplicação de testes psicológicos podem e devem contar com a tecnologia.

E a entrega de documentos para admissão é um desses processos, já que os documentos podem ser enviados e trocados pela internet, com o uso do armazenamento em nuvem e de alternativas como a assinatura eletrônica, por exemplo, que permite a oficialização de um contrato de prestação de serviços.

Ao incluir a tecnologia na rotina da área, as empresas ficam cada vez mais próximas do que é conhecido como RH digital, tornando o dia a dia mais ágil e dinâmico para todos os envolvidos.

O que achou dessas dicas sobre documentos para admissão? Essa é uma importante etapa da contratação dentro das empresas e, quanto mais organizada, planejada e feita com o uso de tecnologias, melhores são os resultados e fluxo dos processos dentro do RH.