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O processo de contratação de um novo colaborador em uma empresa envolve uma variedade de questões burocráticas que devem ser seguidas por etapas.

Pode-se dizer que a principal delas se trata do envio dos documentos admissionais, que requer máxima atenção e cuidado por parte do departamento de Recursos Humanos (RH).

É importante dizer que toda essa papelada é responsável por oficializar a contratação de um novo profissional, uma vez que reúne todos os dados trabalhistas sobre o empregado.

O que são os documentos admissionais e qual o objetivo deles?

Os documentos admissionais se tratam de uma variedade de registros e informações de cunho pessoal e profissional de um novo colaborador, abrangendo uma série de dados como os números do RG, CPF e endereço de residência.

O principal objetivo destes documentos é para formalizar a contratação do novo funcionário, possibilitando que a empresa o identifique e envie as respectivas informações aos órgãos competentes, visando a garantia dos direitos trabalhistas e benefícios de direito do trabalhador.

Neste sentido, é importante ressaltar que os documentos admissionais são fundamentais para assegurar as contribuições previdenciárias e demais direitos trabalhistas regidos por lei, como o Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF), o salário-família, a pensão alimentícia, entre outros.

Quais documentos devem ser solicitados no ato da contratação?

Ao realizar a contratação de um novo funcionário, a empresa deve requerer os seguintes documentos:

Carteira de trabalho e Previdência Social (originais e cópias);
Cópia do RG e CPF;
Título de eleitor para maiores de 18 anos;
Cópia do comprovante de residência;
PIS / Pasep;
Cópia do comprovante de escolaridade (para casos de estágio e jovem aprendiz);
Registro profissional emitido pelo órgão de classe;
Certidão de nascimento (caso o trabalhador seja solteiro);
Certidão de casamento (caso o profissional seja casado);
Declaração de concubinato na CTPS para profissionais que sejam casados, para colocar o cônjuge como dependente;
Certificado de alistamento militar ou reservista, para homens entre 18 e 45 anos;
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO). Aqui, vale ressaltar que esse documento é emitido após a realização dos exames de admissão, que são de responsabilidade e custo do empregador. Eles devem ser repetidos com periodicidades que variam de acordo com idade, condições do colaborador e risco da profissão;
Cópia de certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
Cartão de vacinação dos filhos menores de sete anos;
Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de sete anos para o caso de salário-família;
Atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade (caso haja);
Foto 3×4;
CNH, no caso em que a profissão demande o trabalho com veículos.

No que se refere à empresa, esta é obrigada a preencher os seguintes documentos:

Carteira de Trabalho;
Ficha de Registro de Empregados;
Contrato de Experiência;
Declaração de dependentes para fins do Imposto de Renda;
Registro de Ponto;
Ficha de Salário Família;
Termo de responsabilidade para concessão de salário família

Quais os documentos para a admissão de um estagiário?

Termo de Compromisso de Estágio (TCE) – um tipo de contrato com informações sobre o estagiário, o serviço que realizará, direitos e deveres das partes, período de contratação, valor da bolsa estágio etc.;
Carteira de Identidade;
CPF;
Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
Histórico escolar;
Comprovante de residência.

Quais os documentos para a admissão de um jovem aprendiz?

Carteira de Identidade;
CPF – se for menor de idade, é aceito o documento do responsável;
Carteira de Trabalho;
Atestado de frequência em uma instituição de ensino;
Certificado de conclusão do ensino médio.

Quais documentos não podem ser exigidos na admissão de funcionários?

Certidão negativa de ações trabalhistas, ou seja, um documento que comprove inexistência de processo trabalhista por parte do empregado;
Registros que atestem a presença ou não de dívidas no nome do empregado, como a certidão negativa da Serasa ou do SPC ou cartório de protestos;
Dados sobre antecedentes criminais, exceto em casos específicos determinados pelo Tribunal Superior do Trabalho;
Exames que comprovem esterilização ou gravidez;
Exame de HIV.

Qual é o prazo de entrega dos documentos admissionais?

Não basta somente estar ciente sobre os documentos a serem entregues para oficializar a contratação, pois, como todo processo burocrático que se preze, é necessário respeitar um prazo de entrega.

Neste caso, conforme previsto na Lei nº 5.553, de 1968, a empresa não pode reter os documentos por mais de cinco dias após a entrega, ou seja, todas as informações devem ser registradas e entregues ao funcionário dentro deste prazo.

Já o Artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) completa que, o registro na Carteira de Trabalho e Previdência Social, bem como a respectiva devolução do documento, deve ser feita dentro de 48 horas.

Por quanto tempo os documentos admissionais devem ser mantidos pela empresa?

Os documentos admissionais são extremamente importantes para formalizar a contratação de um novo funcionário.

No entanto, é impossível prever futuros problemas entre a empresa e algum dos colaboradores.

Por isso, a Constituição Federal através da CLT estabelece períodos pelos quais cada documento deve ser mantido com o intuito de serem utilizados se necessário em ocasião futura.

Rescisão de contrato: 2 anos.
Aviso prévio: 2 anos.
Pedido de demissão: 2 anos.
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged): 3 anos.
Recibos diversos (salários, 13º salário, férias): 5 anos.
Controle de ponto: 5 anos.
Cadastro no PIS/PASEP: 5 anos.
Guia da Previdência Social: 5 anos.
Folha de pagamento: 10 anos.
RAIS: 10 anos.
Exames médicos: 20 anos.
FGTS: 30 anos.
Contrato de trabalho: prazo indeterminado.

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Por Laura Alvarenga

A contratação de um profissional acontece em várias etapas, que vão desde a divulgação da vaga, passando pelas entrevistas e testes, até a admissão propriamente dita, e o início da atuação do colaborador na empresa.

Nesse processo de recrutamento e seleção, a entrega de uma lista de documentos para admissão é fundamental para garantir a veracidade e segurança das informações do novo colaborador e também assegurar que a empresa esteja cumprindo com a legislação trabalhista.

Neste artigo, o Tangerino – controle de ponto digital mostra todos os documentos necessários para concluir a contratação, aqueles que não podem ser solicitados pela empresa e também dicas para realizar essa etapa de maneira mais ágil, mesmo que a empresa esteja atuando em home office.

Documentos necessários para a admissão e suas finalidades

Os documentos para admissão de funcionários são fundamentais para garantir a veracidade das informações apresentadas, resguardando empresa e colaborador, além de garantir o cumprimento da lei.

Informações como endereço, número de dependentes, escolaridade, habilitação e até mesmo título de eleitor devem ser comprovadas para que não haja qualquer possibilidade de fraude.

Mas, antes de solicitar a entrega de documentos, é importante que a empresa se atente para uma etapa: a realização do exame admissional, que é custeado pelo empregador, e deve ser feito pelo funcionário.

O exame geralmente é feito por um clínico geral e avalia as condições físicas e mentais do novo funcionário antes que ele assuma a sua função.

Ele serve também para o momento em que o colaborador for desligado da empresa e, com o exame demissional, avalia se houve alguma alteração na sua saúde em relação a quando foi contratado.

Assim, é importante que a empresa repasse ao futuro funcionário, com o máximo de antecedência possível, a lista contendo todos os documentos que devem ser entregues por ele, sendo:

atestado médico admissional, entregue pelo médico no dia do exame admissional;

cópia da carteira de identidade;

foto 3×4;

original e cópia da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);

cópia do cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);

original e cópia da carteira de habilitação (CNH), caso o cargo exija;

cópia do título de eleitor;

comprovantes de votação nas três últimas eleições;

cartão de inscrição no Programa de Integração Social (PIS);

certificado de reservista, caso o trabalhador tenha menos de 45 anos;

cópia do comprovante de residência;

cópia do comprovante de escolaridade;

original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe, se for o caso;

cópia da certidão de nascimento para solteiros ou certidão de casamento para casados;

cópia da certidão de nascimento dos filhos que tenham idade até 21 anos;

carteira de vacinação dos filhos que sejam menores de 7 anos;

comprovante de frequência escolar dos filhos que sejam maiores de 7 anos;

atestado de invalidez dos filhos de qualquer idade, se for o caso.

Nesse processo, há também documentos e formulários que devem ser preenchidos e/ou disponibilizados pela empresa, de acordo com a lista abaixo:

declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda Retiro na Fonte – IRRF para preenchimento pelo funcionário;

declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte para preenchimento do funcionário;

contrato de trabalho, que geralmente é feito considerando o período de experiência, para ser assinado pelo funcionário e empresa, ficando ambas as partes com uma cópia;

ficha para concessão do Salário Família e termo de responsabilidade para preenchimento do funcionário, se for o caso;

preenchimento do livro ou ficha de registro de empregado, feito pela empresa;

preenchimento da Carteira de Trabalho, que é feita pela empresa.

Além dessas informações e documentos para admissão, existem outros que não podem ser solicitados pela empresa, por serem considerados de caráter discriminatório.

Veja abaixo quais são:

exame de HIV;

exames que comprovem gravidez ou processo de esterilização;

registros de dívidas ou não do candidato, como certidão negativa no SPC, Serasa ou em cartório de protestos;

dados de antecedente criminal;

documento comprovando ausência de ações trabalhistas do candidato, ou seja, mostrando que ele nunca acionou a justiça e entrou com uma ação contra uma empresa.

O futuro colaborador deve ficar atento, pois, caso a empresa solicite algum desses itens no momento da contratação, o que pode gerar constrangimento e preconceito, a empresa pode ser denunciada e sofrer uma ação trabalhista, chegando até a ser multada.

Outro detalhe que deve ser observado pela contratante diz respeito ao prazo para que o Recursos Humanos receba os documentos do contratado, que podem ser originais ou cópias autenticadas, e também os devolva.

De acordo com a Lei nº 5.553/68, a empresa tem o prazo máximo de cinco dias para devolver todos os documentos solicitados.

Em caso de documentos como o de identidade, por exemplo, que são de uso constante da pessoa, os dados devem ser anotados e o documento devolvido na hora.

Já no caso da carteira de trabalho, de acordo com o artigo 29 da Consolidação das Leis Trabalhistas – CLT, a mesma deve ser assinada e devolvida ao funcionário em até 48 horas após a entrega.

Dicas para tornar a entrega dos documentos para admissão mais ágil e sem imprevistos

Mesmo se tratando de um processo burocrático, a entrega de documentos para admissão representa uma importante garantia para empresas e funcionários.

Por isso, é preciso planejar e organizar o processo de solicitação, entrega e preenchimento dos formulários necessários, bem como preparar pessoas dentro da empresa, para que entendam cada um desses documentos e possam tirar possíveis dúvidas de quem será contratado.

É também importante contar com alternativas e possibilidades de receber os documentos que não se limitem à entrega presencial.

Para isso, o uso da tecnologia é indispensável.

Veja abaixo detalhes dessas dicas para não comprometer o processo de contratação:

Comunicação clara e feita com antecedência

A comunicação e a capacidade de resposta rápida são, sem dúvidas, fatores que trazem celeridade aos processos, principalmente aqueles mais burocráticos, como é o caso dos documentos para admissão.

Por isso, é muito importante que o recrutador informe ao contratado que ele deverá providenciar tais documentos, dando um prazo para que ele encontre todos e tenha tempo para fazer as cópias.

Por exemplo, há pessoas que não possuem um local onde são guardados todos os seus arquivos e documentos, então, precisam procurá-los com calma.

Caso a demanda por esses dados seja feita de um dia para o outro, poderá interferir no tempo de conclusão do processo de contratação.

Recebimento e conferência dos documentos

Saber informar exatamente quais documentos originais e cópias devem ser entregues pelo profissional é fundamental, assim como o momento de recebê-los e conferir se tudo está de acordo com a lista solicitada pela empresa.

Isso porque, além de faltar algum documento ou o funcionário não possuir um deles e precisar de tempo para providenciar, pode haver informações que estejam desatualizadas, como o comprovante de endereço que, geralmente, deve ser um que tenha data dos últimos três meses.

Assim, um funcionário de Recursos Humanos deve receber o contratado e realizar um check in do que ele entregar, para evitar que falte algo e isso só seja informado posteriormente.

Contar com a tecnologia no processo

A pandemia da Covid-19 mostrou para as empresas que, com o uso da tecnologia, praticamente todos os processos podem ser feitos sem que, para isso, as pessoas estejam presentes fisicamente.

No contexto da contratação de profissionais, desde a seleção dos currículos, as entrevistas realizadas por meio de videoconferência e até mesmo a aplicação de testes psicológicos podem e devem contar com a tecnologia.

E a entrega de documentos para admissão é um desses processos, já que os documentos podem ser enviados e trocados pela internet, com o uso do armazenamento em nuvem e de alternativas como a assinatura eletrônica, por exemplo, que permite a oficialização de um contrato de prestação de serviços.

Ao incluir a tecnologia na rotina da área, as empresas ficam cada vez mais próximas do que é conhecido como RH digital, tornando o dia a dia mais ágil e dinâmico para todos os envolvidos.

O que achou dessas dicas sobre documentos para admissão? Essa é uma importante etapa da contratação dentro das empresas e, quanto mais organizada, planejada e feita com o uso de tecnologias, melhores são os resultados e fluxo dos processos dentro do RH.