Manter a casa limpa e sem bagunça é o ideal para toda dona de casa. Assim também deve ser na empresa com a documentação em dia, separada por departamentos e pronta a ser consultada quando necessário.
Os documentos contábeis afetam diretamente a escrituração do um negócio e é importante que estejam organizados e que o empreendedor saiba quais documentos devem ser enviados ao contador a cada mês.
Entendendo essa importância, é necessário emitir, armazenar e, em seguida, enviar os documentos ao seu escritório de contabilidade.
É a partir desses documentos que o profissional de contabilidade executa sua função dentro da instituição, mantendo as obrigações legais e, consequentemente, garantindo a sustentabilidade e o desenvolvimento da empresa.
Assim, estabelecer uma rotina organizada no que diz respeito ao envio dos documentos necessários ao setor de contabilidade é crucial para uma boa gestão das movimentações fiscais do negócio.
Na leitura a seguir, vamos te explicar quais é essa documentação mensal. Acompanhe!
Por que é preciso entregar documentos mensalmente?
A documentação solicitada pela contabilidade pode variar, de acordo com os dados da empresa que necessita prestar contas. Por isso, a importância do empreendedor é manter constante contato com o contador. Até mesmo para sanar qualquer dúvida em questões tributárias, fiscais e contábeis da empresa
Dessa forma, é essencial que a empresa possua uma rotina mensal para reunir todos os documentos, e enviar a contabilidade, obedecendo ao prazo estabelecido entre as partes. Isso porque a contabilidade trabalha com prazos, que são estipulados pelas legislações vigentes, e para cada tipo de trabalho executado/solicitado há prazos para serem entregues as documentações necessárias.
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Documentos mensais para o contador
Separamos a documentação por departamentos a fim de ficar mais fácil para você identificar.
Departamento Pessoal
Este departamento é o que requer mais documentos, justamente por tratar de todos os funcionários e sócios de uma empresa. Todas as relações profissionais entre empregador e empregado devem ser documentadas e enviadas para a contabilidade para que ambos os lados fiquem resguardados caso qualquer adversidade venha a ocorrer no futuro.
Os documentos a seguir são aqueles com relação trabalhista, ou seja, relativos aos serviços que seus colaboradores prestam. Serve para você saber quais documentos seus são importantes e que você deve guardar.
- Salários;
- Pró-labore;
- Férias;
- Vale Transporte;
- Vale Refeição;
- Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.
- Atestados Médicos;
- Dados para lançar na folha de pagamento;
- Faltas;
- Hora extras;
- Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.
Departamento Fiscal
Neste departamento é uma prestação de contas ao governo. Seja na venda ou compra, seja na prestação de serviços ou em transferência de produto, cada situação tem um documento específico e um imposto que é necessário calcular. Os documentos principais, são:
- Notas fiscais recebidas que não tenham sejam eletrônicas;
- Conhecimento de transporte;
- Comprovante de pagamento dos impostos ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.
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Departamento Contábil
Por fim, neste departamento cabe todas as contas a pagar e a receber, Isto é, todo o fluxo de dinheiro que entra e sai das contas da empresa. É aqui que fica o principal controle da empresa e onde podemos saber se há algo de errado, algo a ser melhorado ou se está tudo em ordem, portanto, fique bastante atento para não deixar nada de fora.
- Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
- Extratos bancários;
- Extrato de aplicação financeira;
- Extrato de cartão de crédito;
- Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
- Boletos diversos;
- Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
- Comprovante de aquisição de bens;
- Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.
Esses documentos são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. Sendo por meio deles que o contador irá fazer um bom trabalho.
Portanto, através deles que poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS) e elaborar os livros contábeis.
Além disso, é indispensável que o empreendedor mantenha sempre atualizado os dados dos sócios e empregados da empresa.
