É muito importante manter seus documentos contábeis em ordem e em dia, afinal eles são aqueles que contêm informações que podem afetar a escrituração contábil do seu negócio.
Sendo eles documentos como notas fiscais, extratos de meios de pagamentos, documentos trabalhistas, documentos de recolhimento de tributos, dentre outros e alguns deles devem ser encaminhados obrigatoriamente todo mês ao seu contador.
Lembrando que desses através desses documentos o contador poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS) e elaborar os livros contábeis.
Documentos trabalhistas
O departamento pessoal tem o objetivo de analisar assuntos burocráticos sobre os funcionários de uma empresa, ou seja, o departamento pessoal é um setor que cuida das funções relevantes para o funcionamento operacional das atividades.
Sendo assim, para uma boa relação entre empregador e empregador é necessário a organização da documentação deste vínculo, desta forma, os documentos encaminhados a este setor são os ligados a relação trabalhista.
Para a elaboração da folha de pagamento:
Para que o departamento pessoal possa conseguir elaborar a folha de pagamento corretamente, colocando os devidos descontos e acréscimos é importante encaminhar a seguinte documentação:
- Atestados Médicos;
- Dados para lançar na folha de pagamento;
- Faltas;
- Hora extras;
- Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.
Outro fator importante é que para se organizar é necessário encaminhar os documentos assinados pelos colaboradores como:
- Salários;
- Pró-labore;
- Férias;
- Vale Transporte;
- Vale Refeição;
- Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.
Documentos relacionados a contratação e documentação do empregado também devem ser encaminhados a contabilidade.
Documentos Fiscais
Existem vários tipos e modelos de documentos fiscais no Brasil, e para que uma empresa possa se organizar junto ao fisco é necessário encaminhar documentações, cujo é registrar uma transação de compra e venda de produtos e/ou serviços entre uma empresa e uma pessoa física ou entre empresas. Os documentos principais, são:
- Notas fiscais recebidas que não tenham sejam eletrônicas;
- Conhecimento de transporte;
- Comprovante de pagamento dos impostos como ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.
- Arquivos Eletrônicos: Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais.
É importante encaminhar a documentação corretamente para que a contabilidade possa realizar seu trabalho, afinal descumprir com as obrigações pode levar a sonegação fiscal.
Outros documentos para a contabilidade do negócio
Os seguintes documentos também devem ser enviados a contabilidade, pois são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. São eles:
Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
Extratos bancários;
Extrato de aplicação financeira;
Extrato de cartão de crédito;
Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
- Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
- Boletos diversos;
- Comprovante de aquisição de bens;
- Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.
Nota: é importante conferir com sua contabilidade quais documentos você deve encaminhar, afinal, cada empresa se enquadra em uma situação, sendo mencionados aqui um geral de alguns documentos.
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