documentos obrigatórios

Sua empresa conta com serviços de transporte de mercadorias? Então provavelmente já sabe o que significa CIOT (Código Identificador da Operação de Transportes), caso não saiba, neste artigo vamos explicar a importância da sua emissão.
O transporte de cargas é uma parte importante para um negócio prosperar. Este é um serviço fundamental que une a empresa com seus fornecedores e clientes, tornando-se uma atividade essencial na logística e, claro, na cadeia de suprimentos. Os profissionais de transporte são os que garantem que as empresas tenham produtos disponíveis onde e quando os clientes precisarem.
O transportador de carga enfrenta longas jornadas de trabalho na estrada, sendo assim, realizar uma correta gestão desse serviço significará vantagens para o seu negócio ao longo do tempo, bem como deve garantir a satisfação dos transportadores.
Graças às novas tecnologias, as empresas conseguem gerir todas as informações sobre os seus motoristas (atribuições, licenças, tarefas, localização, percursos…). Assim fazendo uso de um software de gestão composto de funcionalidades para organizar e controlar as operações de transporte de cargas é fundamental. Com ele é possível emitir o CIOT e outros documentos fiscais para garantir o cumprimento da lei e evitar multas por irregularidades no frete.

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O que é o CIOT?

Este código de regulamentação gera-se quando o usuário se cadastra na ANTT (Agência Nacional de Transportes Terrestres) e deve constar no MDFe (Manifesto de Documento Fiscal eletrônico). Criado em 2011, o CIOT tem o propósito de tornar mais eficiente e transparente as remunerações dos fretes a transportadoras e motoristas autônomos de transportes de cargas. Essa é uma forma de garantir os direitos desses trabalhadores.
No ano de 2020, o CIOT passou a ser obrigatório para uma série de setores do transporte rodoviário de cargas. Quando a empresa precisa entregar mercadorias, geralmente contrata um serviço de transporte para realizar esse serviço, nesse caso deve fazer o cadastro na ANTT e emitir o CIOT.
O CIOT é obrigatório em alguns casos, por exemplo:

• Quando a empresa lida com um sistema logístico de distribuição de produtos, a terceirização do transporte das mercadorias é uma opção vantajosa.
• Para contratar ou subcontratar empresas que possuam até três veículos ativos e registrados no RNTRC (Registro Nacional de Transportes Rodoviários de Carga) para prestar serviços de transportes de cargas.
• Ao contratar ou subcontratar uma cooperativa de transporte rodoviário de cargas.
  O Código Identificador da Operação de Transporte garante a integralidade do pagamento aos profissionais de acordo com o prazo de recebimento estabelecido. Fazendo uso do CIOT não é preciso usar a antiga carta-frete, que vigorou no Brasil por mais de 60 anos e em 2020 foi extinta. Ela funcionava como um tipo de nota promissória, sendo disponibilizada pelos embarcadores para os motoristas autônomos de cargas.

Qual a importância do CIOT

Para o contratante, a inserção do Código Identificador da Operação de Transportes no contrato firmado com o prestador de serviço fornece mais segurança para os motoristas autônomos. Isso porque, como já citamos, o CIOT fornece a garantia do pagamento pelo serviço de transporte prestado.
Para a empresa que contou com esses serviços é um documento fundamental, já que ajuda a controlar os pagamentos efetuados. O CIOT serve também para comprovar o cumprimento do que foi acordado no contrato, de acordo com a legislação. Ele também protege a empresa de eventuais multas ou cobranças indevidas.

Como funciona o CIOT

O CIOT funciona para formalizar e pagar devidamente o motorista contratado para o transporte de mercadorias. A partir desse código, o fisco tem a possibilidade de fazer o rastreamento das operações e ainda controlar os processos, identificando possíveis irregularidades. 
Esse recurso é uma maneira de garantir a legalidade dos serviços de transportes prestados, bem como o bom relacionamento entre ambas as partes. Há duas formas de cadastro do Código Identificador da Operação de Transportes: CIOT padrão e CIOT agregado. Elas se referem ao método de contratação do serviço pelo contratante.
A seguir, confira como funcionam.

CIOT padrão

Essa modalidade de contratação se enquadra em situações nas quais é preciso realizar uma viagem eventual ou isolada, na qual o frete pode ser negociado a cada transporte. O CIOT padrão tem o prazo de 30 dias de duração, sendo que as viagens devem ser informadas com antecedência de até 90 dias.

CIOT agregado

Aqui o TAC (Transportador Autônomo de Cargas) fornece serviços de transporte ao contratante de maneira exclusiva, porém, por somente 30 dias. Essa é uma das diferenças do CIOT agregado para o CIOT Padrão, que se encerra depois de 90 dias automaticamente. Por outro lado, o CIOT agregado acaba quando aquele que gerou o código realiza os trâmites necessários no sistema da ANTT.

Quando emitir o CIOT?

A contratante do transporte deve se responsabilizar pela geração do CIOT. Contanto Pode-se emitir em operações de transporte de carga, com algumas exceções:

• Quando o transporte rodoviário de carga é fora do território brasileiro;
• No caso de uma pessoa física contratar um Transportador Autônomo de Cargas ou TAC -equiparado para transportar mercadorias próprias sem fins comerciais.
• Ao transportar carga própria realizada com veículos próprios ou de sua responsabilidade, e que se destine a consumo pessoal ou para distribuição de produtos por você produzido ou comercializado.

Como emitir o CIOT?

O contratante não precisa pagar para emitir o CIOT. O Código Identificador da Operação de Transportes pode-se gerar através da Internet ou pela administradora. Mas é preciso ter atenção ao tipo de contrato ao estabelecer e soluções adotadas, pois as administradoras podem adicionar taxas neste processo de emissão.
Geralmente esses valores se referem à utilização de cartão ou soluções adicionais para facilitar as operações. O pagamento do frete pode ser feito através de depósito em conta ou por meio eletrônico.

Qual a diferença entre CIOT e PEF

O CIOT e o PEF são conceitos com características diferentes que estão integrados no processo de operações de transporte. A Agência Nacional de Transportes Terrestres definiu o Pagamento Eletrônico de Frete (PEF) como o meio de pagamento do frete as transportadoras ou motoristas autônomos.
O PEF é feito por uma Instituição de Pagamento Eletrônico de Frete (IPEF), devidamente registrada e autorizada pela a ANTT a atuar nesse tipo de operação. Por outro lado, o CIOT é um código composto de números que se obtém por meio do cadastro das operações de transporte no sistema PEF e IPEF. Esse fator é o que diferencia ambos os conceitos.

CIOT gratuito: passo a passo para gerar

O CIOT pode-se emitir gratuitamente, basta seguir alguns procedimentos. O primeiro passo é selecionar uma empresa que trabalha com pagamento eletrônico e fornecer alguns dados. Isso pode ser feito através da Internet, por telefone ou até mesmo por meio do seu software de gestão empresarial.
Para gerar o CIOT sem custo, você tem duas opções:
1 – Usar o sistema online da ANTT.
2 – Por meio de uma IPEF – Instituição de Pagamento Eletrônico de Frete.
É importante verificar quais são as IPEFs cadastradas na ANTT, que tem autorização para gerar o CIOT. Em seguida, escolha a que preferir. Vale ressaltar que todas as instituições que constam na lista tem a obrigação de a oferecer alternativas gratuitas de geração do CIOT, mesmo que tenham planos pagos com recursos e funcionalidades mais avançadas.

Quem precisa emitir CIOT?

De acordo com a regulamentação estabelecida para a emissão do CIOT, as empresas que devem usar esse código são aquelas que pretendem contratar motoristas autônomos ou prestadoras de serviços de transporte. Portanto, frotas e empresas de transporte de carga precisam realizar a emissão do CIOT e o registro de suas operações. 
De acordo com a lei, o CIOT precisa-se emitir toda a vez que for contratada uma operação de transporte. Geralmente, o contratante faz a emissão do CIOT, porém, o contratado também pode realizar esse procedimento. O não cumprimento da lei gera multas. 

O que acontece se o contratante não emitir CIOT?

Em razão do CIOT ser um documento obrigatório, durante o transporte de cargas, os profissionais envolvidos devem estar portando esse documento para apresentar aos fiscais rodoviários caso necessário. Do contrário, o frete pode-se considerar irregular e o responsável está sujeito a multas que podem variar entre R$ 550,00 e R$ 10.500,00.

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Além disso, não apresentar o CIOT pode gerar o cancelamento do RNTRC (Registro Nacional dos Transportes Rodoviários de Cargas). Assim, a empresa contratante é multada por não regularizar a operação. Como resultado, em muitos casos demandasse o pagamento de um valor maior que a multa, o equivalente a 50% do valor do frete que está sendo transportado.

Conclusão

Agora que você já sabe o que é CIOT, como emiti-lo e a importância para o seu negócio, saiba que é possível facilitar seu gerenciamento e emissão usando um software integrado com um módulo específico para transporte de cargas. 
Com as soluções da Soften, sua empresa poderá emitir todos os documentos fiscais de que necessita e ainda manter o controle das operações de caixa e das finanças do negócio. Além disso, o sistema também faz a gestão da operação de transporte.

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Fonte: Soften Sistemas