Os documentos contábeis têm a função de demonstrar a evolução do negócio ao longo do tempo, além de servir como formas de controle das finanças da empresa. Logo, têm uma grande importância para a gestão empresarial.
Quando tratamos de documentos contábeis muitos podem associar esses elementos exclusivamente à empresa de contabilidade do seu negócio. Mas, não é bem assim que funciona. Praticamente todos são gerados pela própria empresa.
É extremamente importante manter o compromisso e a disciplina na organização e no envio desses documentos periodicamente à contabilidade. A sua ausência ou irregularidade pode tanto prejudicar a gestão financeira, fiscal e contábil do negócio, como sujeitar a empresa a multas e sanções por falta de cumprimento de obrigações ligadas a eles.
Na leitura vamos explicar qual a documentação vital dentro de uma empresa, dicas de como organizar e a sua importância. Acompanhe!
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Documentos contábeis
Os documentos contábeis são todos aqueles que são base para a escrituração e registros obrigatórios, por isso, servem como comprovantes das movimentações realizadas.
Estão envolvidos diretamente com as entradas e saídas de recursos financeiros do empreendimento. Eles não podem conter rasuras e precisam estar no arquivo em uma ordem cronológica conforme os lançamentos realizados nos livros contábeis.
Qual a importância da documentação contábil?
A partir do acompanhamento de documentos contábeis, uma empresa pode evitar prejuízos estando dentro da legislação, evitando multas e sanções. Além de serem úteis por indicarem a evolução do negócio, contribuírem no controle de finanças e na tomada de decisões.
Quais são os documentos contábeis?
Há diversos documentos que servem de base para os lançamentos contábeis. Estão entre os principais:
- notas fiscais de entrada, que se referem à compra de bens e à aquisição de serviços;
- notas fiscais de saídas, referentes às vendas de produtos e à prestação de serviços;
- extratos bancários contendo movimentações financeiras das contas da empresa;
- duplicatas pagas;
- comprovantes de pagamentos de gastos (custos e despesas);
- cópias de cheques emitidos;
- comprovantes de créditos e débitos bancários etc.
Dentre estes, quais os principais?
Certo que todo o documento de uma empresa é importante, todavia podemos listar que os principais são:
Notas Fiscais: Esses são documentos oficiais que demonstram o faturamento da empresa, por isso, as empresas devem fazer a emissão de notas fiscais quando houver a venda de produtos e serviços, caso contrário, pode ser penalizada pelo crime de sonegação fiscal. Esse procedimento foi facilitado com a implantação da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que obedece aos padrões de escrituração fiscal.
Documentos comprobatórios de despesas: na rotina das empresas está o pagamento de diversas despesas, como energia, internet, telefone, aluguel, conta de água, dentre outras. Então, esses pagamentos também devem ter apresentação para a contabilidade e lançados normalmente na escrituração contábil da sua empresa.
Extratos bancários: os extratos das contas bancárias da empresa também são considerados documentos contábeis, visto que através deles são registradas as despesas e as receitas financeiras do negócio.
Documentos trabalhistas: as informações sobre os funcionários da sua empresa e as movimentações na rotina do departamento pessoal, como por exemplo, a folha de pagamento ou os contratos de trabalho também devem ter informação do contador. Fazer a gestão dos documentos trabalhistas reduz o risco de ocorrência de eventuais reclamações trabalhistas.
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Dicas para melhorar a sua gestão contábil
Exercer a boa gestão documental não é fácil, mas é possível aplicar certas técnicas que permitem a condução do processo com eficiência.
Veja algumas dicas de como ter uma boa gestão:
- Priorize os documentos: identifique toda a documentação que tenha importância para a empresa e elimine os que é desnecessário;
- Organize os arquivos físicos: unifique todos os documentos em um único local e defina uma forma de organização, que pode ser por ordem alfabética, por data ou segmento;
- Documentos por categoria: também separe os arquivos de acordo com sua utilidade;
- Responsável pelos arquivos: determine um colaborador que será responsável pela gestão de toda essa documentação;
- Tecnologia é fundamental: digitalize os documentos e use um sistema de gestão para organizar os documentos automaticamente.
A tecnologia ainda traz uma infinidade de benefícios para essa gestão, e com uma boa plataforma o empreendedor elimina trabalhos manuais e burocráticos, diminui a ocorrência de erros e agiliza os procedimentos.
Conclusão
Dessa forma, mantendo a documentação organizada e com tudo registrado dentro da empresa, o empreendedor evita dores de cabeça com possíveis ações judiciais ou problemas com a fiscalização.