Especialmente em tempos de pós-pandemia, cuidar da saúde financeira de uma empresa é essencial para a prosperidade. Os conhecimentos necessários são inúmeros, aprendidos através de estudos teóricos diligentes ou experiência de atuação em mercados competitivos.
Nesse contexto, um aspecto pouco considerado são as ferramentas. Não falo aqui de técnicas, mas de softwares, programas para computador ou outros dispositivos, que facilitam os trabalhos. Suas funções variam desde a automação até a análise de números e dados.
5 ferramentas para gestão financeira de empresas
Baseado na introdução desse texto, eu selecionei as 5 ferramentas mais úteis para a gestão financeira de uma empresa. Os critérios considerados levam em conta o que elas fazem e de que modo podem contribuir para a resolução dos desafios enfrentados por uma organização.
1 – Wondershare MobileTrans
Os smartphones são uma parte essencial do cotidiano da maioria das pessoas, o que inevitavelmente transborda para o contexto profissional e as atividades diárias do trabalho. A maior parte das organizações se vale de dispositivos móveis para a sua comunicação.
Como bem sabemos, tecnologias podem ser imprevisíveis. O Wondershare MobileTrans é um programa para computadores que leva em conta esse risco inerente. Entre outras funções, ele facilita a transferência de dados e mídias importantes entre dois dispositivos.
Além disso, para empresas que utilizam o WhatsApp como ferramenta de trabalho, é possível recuperar backup WhatsApp. Dessa forma, dados importantes (como conversas internas e/ou com clientes e fornecedores) podem ser recuperados sem prejuízos para o negócio.
Sendo assim, vamos focar um pouco mais em alguns desses recursos.
Qual a utilidade do Wondershare MobileTrans para a gestão financeira?
Considerando tudo o que foi falado até aqui, o MobileTrans se mostra a ferramenta mais útil e versátil para a gestão financeira de uma empresa. Os motivos variam, considerando as principais funções do programa e aspectos que mencionamos em tópicos anteriores.
Para utilizá-lo, o primeiro passo é fazer o download no site oficial do programa. Existem duas versões disponíveis, para Windows e MacOS, cabendo ao usuário escolher aquela adequada ao seu sistema operacional. A instalação vem em seguida, demorando só alguns segundos.
Com o programa baixado, você pode conferir as possibilidades dele ao executá-lo, clicando no ícone na área de trabalho. No caso das empresas, o foco vão ser as ferramentas que contribuem para a gestão financeira, de acordo com as necessidades imediatas.
Na página inicial do MobileTrans, algumas funções que podem ser especialmente úteis são a transferência de dados do WhatsApp Business, transferência de arquivos do Google Drive para o WhatsApp e importação e exportação de dados do computador para o celular.
Por fim, é possível também fazer transferência e gerenciamento de contatos do telefone (tanto aqueles com Android, quanto iOS), algo especialmente útil para gestores que buscam organizar os dados de comunicação com fornecedores, clientes e demais colaboradores.
2 – Pacote Office
Colocar o Pacote Office aqui pode parecer trapaça, considerando que ele não é uma única ferramenta, mas um conjunto de várias ferramentas. Apesar disso, a sua importância no âmbito empresarial é tão grande que se torna impossível deixar de mencioná-lo.
O Office é um pacote de softwares pagos desenvolvido pela gigante Microsoft, empresa por trás do sistema operacional Windows. Apesar de não serem ferramentas gratuitas, os seus programas são um investimento mais do que necessário para empresas de grande porte.
Entre outras coisas, fazem parte do Pacote Office o Word (ferramenta de edição de textos), PowerPoint (programa para elaboração de apresentações e slides), Outlook (serviço de e-mail) e o Excel. Este último em especial será melhor explicado em um dos itens posteriores.
3 – WhatsApp Business
No meio profissional, o WhatsApp pode ser usado com diversas funções. Comunicação instantânea é o seu atrativo primário, mas também é possível receber e enviar arquivos e mídias de diferentes formatos, realizar chamadas de áudio e vídeo e armazenar contatos.
Para empresas, o mais interessante é optar pelo WhatsApp Business, versão do aplicativo com foco comercial. Suas funções são diversas, mas ele pode ser especialmente útil para a gestão financeira, com o compartilhamento de planilhas e comunicação direta com gestores.
Considerando a importância dos dados transferidos com o uso do aplicativo de mensagens instantâneas, é preciso ficar atento aos métodos de restaurar o backup do WhatsApp para o dispositivo Android. Nesse sentido, o Wondershare MobileTrans, mencionado no primeiro item, também pode ajudar.
4 – Planilhas eletrônicas
Qualquer profissional que trabalha com números sabe a importância das planilhas eletrônicas. Esses softwares são o “arroz e feijão” da gestão financeira, possibilitando que boa parte das atividades sejam executadas de maneira eficiente e com transtornos mínimos.
Dentre as opções de planilhas eletrônicas, as mais populares são Microsoft Excel e Google Sheets. Essa primeira ferramenta faz parte do Pacote Office, mencionado anteriormente, enquanto a segunda é uma alternativa desenvolvida pela empresa de tecnologia Google.
Independentemente de qual seja a opção escolhida, as planilhas eletrônicas ajudam gestores financeiros em diferentes tarefas. Entre outras coisas, elas auxiliam no diagnóstico da saúde de um negócio, no controle das despesas e no planejamento de estratégias de investimentos.
5 – Serviços de armazenamento na nuvem
Suponhamos que, durante o fechamento de um período de trabalho, as planilhas e documentos mais importantes sejam salvos em um dispositivo de armazenamento físico, como um pendrive. O que acontece se esse objeto for perdido ou danificado em definitivo?
Mesmo quando existem backups, recorrer a eles acarreta na perda de tempo. Os serviços de armazenamento em nuvem surgem para suprir essa demanda, mantendo arquivos importantes salvos no meio digital online, sem os riscos associados com dispositivos físicos.
As opções mais usadas de serviços de salvamento em nuvem são o Google Drive, o One Drive e o iCloud. O segundo é gerenciado pela Microsoft e o terceiro é um serviço disponibilizado pela Apple. Todas as alternativas apresentam prós e contras variados.
Além das ferramentas mencionadas anteriormente, algumas direcionadas ao setor financeiro são a Conta Azul, Gestão Click, Nibo e Quickbooks. O uso de demais aplicativos vai depender de necessidades específicas da organização e dos profissionais que a compõem.
Ferramentas tecnológicas existem para facilitar as atividades humanas, e isso inclui o trabalho. No âmbito empresarial, a gestão financeira pode se valer desses programas e aplicativos para agilizar atividades e facilitar processos, levando ao crescimento da empresa.