Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos

Mesmo que a maioria não entenda muito sobre este assunto você já deve ter ouvido falar sobre a importância da emissão de nota fiscal, que tem o objetivo de permitir que o governo tenha controle das transações comerciais que acontecem no nosso país.

Uma vez emitido a nota fiscal, o imposto a ser pago é determinado e calculado o valor da alíquota, além de ser utilizada como garantia no caso de devoluções.

A nota fiscal é obrigatória conforme a Lei 8137/1990, os MEIs são os únicos liberados da emissão obrigatória quando realizam uma venda ou prestação de serviço para Pessoa Física.

Para o estabelecimento que não faz a emissão, caso tenha o responsável considerado réu primário, deverá pagar uma multa equivalente a até 10 vezes o valor da nota.

Essa reincidência pode ser facilmente constatada depois de percebida a ausência da primeira nota fiscal.

Na matéria de hoje vamos compartilhar os tipos de notas fiscais utilizadas no Brasil, para que você entenda melhor cada uma delas e faça o uso de forma assertiva evitando problemas com o governo.

Quais são os tipos de notas eletrônicas?

É fundamental conhecer os tipos de nota fiscal eletrônica para o seu negócio.

Nota Fiscal Eletrônica de produtos ou mercadorias (NF-e)

Esta documentação substitui o modelo tradicional, pois, trata-se de uma versão digital, emitida e armazenada eletronicamente, limita-se a registrar a venda de produtos físicos, com cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria Serviços) e IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) e deve ser expedida junto às Secretarias Estaduais da Fazenda.

Ela é utilizada em casos de circulação de mercadorias, geralmente, este tipo de nota fiscal é utilizado entre pessoas jurídicas.

Ao emitir a NF-e para o comprador, para atestar a operação, a empresa deve enviar um documento Auxiliar da Nota Fiscal (DANFE) junto com o produto.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

Este documento é voltado para os serviços de transporte de carga entre estados ou municípios, sua tributação é feita pelo ICMS.

Este documento substitui o formato manual, que era usado até 2012, o arquivo digital é emitido em XML e deve haver a comprovação por meio de assinatura digital e autorização da Secretaria de Estado da fazenda.

Com ele as empresas conseguem obter maior rapidez ao processar faturas, reduzem os custos com frete e transporte e há menor possibilidade de erros entre a nota e os produtos que estão sendo efetivamente transportados, já que o objetivo é evitar duplicados e eliminar as faturas.

Nota Fiscal Eletrônica de Serviços NFS-e

Este documento é primordial para a confirmação de prestação de serviço de uma instituição para outra ou para pessoa física, a sua emissão na maioria das vezes, engloba pequenas e médias empresas.

Esse modelo de nota fiscal deve ser despachado junto à prefeitura em que está registrado o CNPJ da organização prestadora de serviço.

Este documento se diferencia por necessitar apenas da Inscrição Municipal, que gera o DANFSE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e tem como característica ser um modelo mais flexível.

Este modelo é usado para serviços de assinatura, ou, para produtos digitais.

(CF-e) Cupom Fiscal Eletrônico.

Este documento digital, validado por uma assinatura digital do contribuinte e uma autorização recebida do Fisco. Suas vantagens são:

• Permite que o cupom seja impresso em qualquer tipo de impressora ou até mesmo enviado eletronicamente;

• Dispensa o uso do ECF e de todo processo de lacração e autorização de uso;

• Diminui obrigação acessórias para os contribuintes;

• Combate a sonegação de impostos, promovendo uma concorrência mais leal;

• Dispensa de Redução Z Leitura X, Mapa Resumo, Lacres, Revalidação, Comunicação de ocorrências, Cessação, etc;

• Transmissão de forma on-line (NFC-e) ou com pouco tempo de atraso em relação à emissão do documento (SAT-MFE);

(MF-e) Módulo Fiscal Eletrônico

Este Módulo Fiscal Eletrônico foi desenvolvido para suprir a legislação fiscal que determina as novas regras de emissão de Cupom Fiscal Eletrônico (CF-e) o Ceará, em substituição ao Emissor de Cupom Fiscal (ECF).

Este aparelho MFE é bem parecido com o SAT, que é utilizado no estado de são Paulo, entretanto o MFE possui algumas peculiaridades que são impostas pela SEFAZ/CE como, por exemplo:

• Bateria;

• GPS para localização do equipamento;

• GPRS para conexão de internet por meio de chip 3G/4G.

Trata-se de uma aplicação fornecida pela SEFAZ-CE que obrigatoriamente acompanhará o MFE e operará em conjunto com o Software Básico. Ele é responsável por:

• Repassar para o Software Básico todas as funções chamadas pelo Aplicativo Comercial ou Software de Ativação;

• Realizar a comunicação com o PDV por meio do serviço Comunicados MFE pela porta USB;

• Coletar informações operacionais e fiscais do MFE através da função “Consultar Status MFE”

• O componente de Segurança será disponibilizado na plataforma Linux.

Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)

Este documento é para fazer integração de movimentações mais complexas, pois, ele vincula diferentes documentos a uma única unidade de carga. Isso quer dizer que o MDF-e serve para somente uma operação.

Ele é válido para empresas que fazem o transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal e são encarregadas pelo frete com mais de um CT-e.

(NFAe) Nota Fiscal Avulsa

Este documento é usado por não contribuintes do ICMS, que não são obrigados a emitir NFe. 

Geralmente quem utiliza esse tipo de nota são Microempreendedores Individuais (MEI), micro e pequenas empresas.

As regras para a emissão podem variar de estado para estado, mas é preciso se cadastrar de forma online para receber a autorização. 

Basta solicitar nota por nota no portal da Sefaz.

Mesmo que ela seja emitida eletronicamente, a NFAe tem a validade garantida pelo papel e é necessário fazer o seu armazenamento físico.

Nota Fiscal Complementar

Este documento serve para corrigir valores tributários e deve ser somada à nota original para validar a operação fiscal.

Este é um dos tipos de notas fiscais usado para justificar situações de erro. A legislação autoriza sua aplicação em casos como:

• Classificações falhas;

• Erros no lançamento de impostos oriundos de cálculos;

• Variações na cotação da moeda para exportações;

• Reajustes de preços de produtos ou serviços.

É preciso emitir a nota fiscal eletrônica complementar quando o documento fiscal original registrar uma quantidade ou valor inferior ao da efetiva operação e ainda declarar os motivos dessa nova emissão.

NF-e Nota Fiscal Denegada

Quando o usuário fazer a assinatura digital do arquivo XML da NFe, precisa enviá-lo para a Sefaz (Secretaria da Fazenda e Planejamento).

Quando uma nota fiscal é enviada para a avaliação da Sefaz é submetida a determinadas regras de validação, podendo ser aprovada, denegada ou rejeitada.

Quando falamos que a nota fiscal foi denegada isto quer dizer que houve irregularidades do emissor ou do destinatário e ela não pode ser faturada.

E não é possível corrigir uma nota denegada, nem fazer seu cancelamento ou inutilização.

A Sefaz avisa que a nota foi denegada apenas no final da validação e por isso a numeração não pode mais ser utilizada, cancelada ou inutilizada, levando em consideração que a nota fica gravada nos seus registros.

Nota Fiscal Rejeitada

Uma maneira de fazer isso é rejeitar imediatamente um documento fiscal emitido de forma errônea, com dados inconsistentes, incoerentes ou incompletos.

O emissor é avisado automaticamente e tem a oportunidade de corrigir o erro na hora.

A validação da NF-e poderá resultar em:

• Uma nota fiscal pode não ser rejeitada sozinha, segundo o manual “a existência de um erro em um NF-e implica na rejeição de todo o lote”. E isso acontece por que a validação do Schema XML é realizada em toda mensagem de entrada;

• Denegação de uso – a NF-e será armazenada no Banco de Dados com esse status nos casos de irregularidade fiscal do emitente;

• Autorização de uso- a NF-e será armazenada no Banco de Dados;

• Rejeição a NF-e será descartada, não sendo armazenada no Banco de Dados, podendo ser corrigida e novamente transmitida;

Principais fatores que levam a uma nota fiscal rejeitada:

·  Códigos 207 e 208: CNPJ inválido;

·  Código 213: Inconsistência com Certificado Digital;

·  Código 220: Fim do prazo de cancelamento;

·  Código 229 a 234: Problemas com a IE (Inscrição Estadual);

·  Código 327: CFOP inválido para devolução de mercadoria;

·  Código 539: Duplicidade;

·  Código 602 e 603: Discrepância com PIS e Cofins.

NF-e Nota Fiscal de Exportação

A nota Fiscal de exportação é o documento que oficializa perante a Secretaria da Fazenda a saída as mercadorias para fins de exportação, dando base para fazer todo o registro de escrituração fiscal e contábil da empresa.

É necessário fazer o Cadastro da Invoice antes que iniciar o preenchimento dos campos da Nota Fiscal de Exportação, nesse cadastro contém informações da moeda em operação, dos produtos, quantidade, valor e etc.

Nota fiscal de Remessa

Este documento é emitido quando há circulação de mercadorias sem o objetivo de venda, garantindo a não incidência de impostos.

No geral todo produto precisa circular para fora da fábrica ou da loja, ainda que não tenha sido vendido de fato.

Um exemplo: É quando se envia uma mercadoria para a loja onde será vendido. Nesse transporte é necessário que a nota fiscal de remessa esteja emitida e de posse da transportadora.

É preciso emitir a nota fiscal em outros momentos também, os mais comuns são:

1. Transferência de unidade;

2. Mercadorias para exposições e feiras;

3. Produtos para testes;

4. Consignações;

5. Amostras grátis;

6. Produtos em conserto ou manutenção;

7. Doações;

8. Brindes.

Essas são todos os tipos de nota fiscal eletrônica usadas no brasil que é a melhor forma de fazer vendas de produtos e serviços de acordo com a regras e tributações do nosso governo.

DICA EXTRA JORNAL CONTÁBIL: Imaginou aprender 10 anos de Prática Contábil em poucas semanas?

O nosso parceiro Viver de Contabilidade criou um programa completo que ensina tudo que um contador precisa saber no dia a dia, Rotinas Fiscais, Abertura, Alteração e Encerramento de empresas, tudo sobre Imposto de Renda, MEIs, Simples Nacional, Lucro Presumido, enfim, TUDO que você precisa saber para se tornar um Profissional Contábil Qualificado.

Se você precisa da Prática Contábil, clique aqui e entenda como aprender tudo isso e se tornar um verdadeiro profissional contábil.

Por Laís Oliveira