As fraudes contábeis podem surgir devido à aplicação incorreta das normas estabelecidas para o registro e acompanhamento dos eventos e transações de uma empresa. Geralmente, esses erros propositais têm o objetivo de reduzir o pagamento de impostos ou desviar recursos para interesses pessoais.
A qualidade dos controles internos e a atitude da administração ao lidar com uma fraude identificada desempenham um papel crucial na criação de um ambiente empresarial que desencoraja a ocorrência de fraudes.
É importante adotar uma mentalidade que reconhece a possibilidade de fraude ocorrer, em vez de presumir que nunca acontecerá devido aos bons controles. Essa atitude ajuda a melhorar constantemente os controles e, assim, minimizar os riscos de fraude.
Durante os processos de auditoria, certas situações se mostram mais vulneráveis à ocorrência de fraudes. Identificar essas situações e saber como evitá-las é essencial para proteger o negócio contra prejuízos. Isso também contribui para aumentar a lucratividade e prevenir problemas, inclusive com fiscalizações, já que essas situações podem resultar em declarações incorretas e penalidades.
Diante deste contexto, vamos apresentar 4 fraudes contábeis mais comuns e entender como se prevenir de cada uma delas.
1. Caixa flutuante
O caixa flutuante é inicialmente um mecanismo contábil legítimo, envolvendo a entrada e saída de recursos em dinheiro. Ele é uma subdivisão do caixa da empresa, destinada a despesas menores e atendendo necessidades específicas de filiais ou departamentos para operações locais.
No entanto, a complexidade do controle pode aumentar, especialmente em grandes empresas com movimentações financeiras significativas. Isso pode abrir brechas para diversas fraudes, incluindo desvios de recursos da empresa para benefício pessoal do fraudador, como reembolsos inadequados.
Uma maneira de prevenir essa situação é através da conciliação bancária e da análise dos comprovantes de receitas e pagamentos.
2. Fundo fixo
Quando se trata dessa situação, estamos diante de um valor designado especificamente para abranger as despesas de um setor ou filial.
Inicialmente, pode parecer que não há grandes preocupações, uma vez que o pagamento só ocorre mediante a apresentação dos comprovantes de gastos. No entanto, existe a possibilidade de que cupons fiscais, notas e outros documentos tenham sido adulterados — inclusive, por meio de conluio com empresas e prestadores de serviços.
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3. Bancos
No Balanço Patrimonial, as contas contábeis de banco são classificadas na seção de Disponíveis. Essas contas refletem todas as transações presentes nos extratos bancários, sendo uma referência fundamental para registrar eventos econômicos no Balanço Patrimonial, já que são informações confiáveis de terceiros.
Um ditado popular entre os contadores diz: “O extrato não mente”.
Apesar da confiabilidade do extrato bancário, essa conta não está isenta de fraudes contábeis. Os noticiários frequentemente apresentam matérias sobre esse tema, muitas vezes focando em fraudes contábeis relacionadas ao uso de serviços bancários online.
Existem duas práticas de fraude extremamente comuns nas empresas, são elas: cartão corporativo e tarifas indevidas.
4. Compras
A origem das fraudes na Petrobras teve sua raiz na gerência de compras e abastecimento, especialmente no processo de desenvolvimento e aquisição de novas plataformas e refinarias.
O esquema seguia um padrão conhecido: compras inflacionadas eram realizadas e, em seguida, propinas eram distribuídas aos fornecedores contratados.
Mas surge a pergunta: Por que esses sobrepreços não afetavam os resultados da empresa?
A resposta é simples: as compras inflacionadas diziam respeito a ativos da companhia (o caso mais notório foi a refinaria de Pasadena), e como contadores experientes sabem, as compras de ativos afetam os resultados por meio da depreciação.
Quando os indícios de fraude nessa área da Petrobras vieram à tona, naturalmente a auditoria da época teve que aplicar o Impairment Test (CPC 01 – Teste de recuperabilidade de ativos). O resultado não foi surpresa: uma perda de cerca de 50 bilhões de reais em 2015.
Essa perda indicou que os ativos estavam supervalorizados devido aos sobrepreços nas aquisições. Deixando de lado as questões políticas envolvidas, casos como esse são recorrentes nas empresas.
Os principais indícios incluem: discrepâncias entre os bens adquiridos e a função do comprador em relação ao seu salário; ou compras feitas sem a formalização adequada de cotações.