Você sabe o que significa um termo de responsabilidade no segmento da Contabilidade e qual sua relevância para o Contador?
Na lista de documentos fundamentais não incluímos o termo de responsabilidade e por isso o faremos aqui.
Veja como é importante saber o que é o termo de responsabilidade, qual sua importância e principalmente os principais cuidados que todo Contador e Escritório de Contabilidade deve ter para se manter protegido de acordo com a Lei.
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O que é um termo de responsabilidade?
Vamos lá primeiro explicar do que se trata este documento. É um documento onde se definem as atribuições e responsabilidades das partes envolvidas. Neste caso específico estamos falando de contadores e clientes.
Chama-se responsabilidade solidária, de acordo com a Lei número 10.406, de janeiro de 2002, voltada para a atividade contábil.
Portanto é um documento obrigatório e fundamental que deverá ser elaborado para cada cliente.
Por que é importante para o contador?
Ao assinar juntamente com o contrato de prestação de serviços um termo indicando que o contador não será conivente com práticas ilegais, ou que tenham a ver com a falta de compromisso do empresário quanto ao cumprimento de suas obrigações, o cliente fica ciente dos termos que nortearão tal relação de negócios.
Isso pode servir como um inibidor de práticas indevidas.
Também faz com que um cliente que deseja manter seus negócios dentro da lei seja mais parceiro da empresa contábil.
Dessa forma, irá procurar com mais frequência o auxílio do contador para realizar as atividades de forma regular.
Uma observação importante é que o termo de responsabilidade, sozinho, não garante uma proteção judicial para o contador. Garanta uma cláusula contratual que informe que, no caso de quebra das condições pré estabelecidas no termo, os serviços contábeis serão suspensos até que o empresário regularize a situação
Ele serve ainda de inibidor de práticas indevidas, ainda que o cliente não faça nada propositalmente, auxilia a nortear suas ações.
Como preparar e quais os cuidados devem se tomar
Quanto ao modelo do termo de responsabilidade, recomenda-se que, mesmo que o contador ou o escritório de contabilidade busque um modelo que ele seja apenas para formatar, pois é imprescindível que o documento seja personalizado em função do perfil de cada cliente com suas respectivas demandas e rotinas.
Os profissionais contábeis que atuam com o segmento de escrituração de micro e pequenas empresas podem aderir à carta de responsabilidade de administração.
Todavia, cabe observar que não basta somente a elaboração e assinatura do termo de responsabilidade como garantia e proteção jurídica para o contador.
Existem algumas observações importantes a ressaltar e alguns cuidados precisam ser adotados.
A seguir vamos listar alguns dos mais importantes itens que devem conter no termo de responsabilidade.
1º. Além dos dados habituais de identificação das duas empresas em questão, tais como CNPJ, razão social, nome dos sócios, etc, é fundamental registrar o período de abrangência do termo, sendo que o ideal seria a renovação do mesmo anualmente.
2º. Cláusula contratual que deixe claro que em caso de quebra de qualquer uma das condições preestabelecidas no termo, os serviços contábeis serão suspensos até que o cliente regularize a situação.
3º. Informar ao cliente que o escritório contábil não se responsabiliza pela perda dos prazos legais para envio de documentações fiscais bem como por informações passadas erradas ou incompletas, que impactem no bom andamento da prestação de serviços contratada.
4º. Que o escritório não se responsabiliza pela má administração dos recursos financeiros do empreendimento e se isenta de todo e qualquer dano causado a terceiros, tais como fornecedores e funcionários.
5º. Por fim, e não menos importante, uma cláusula que desvincula o contador de responsabilidade nos casos de má-fé do empresário ou de qualquer funcionário de sua empresa.
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Modelo de termo de responsabilidade
Os profissionais contábeis que atuam com o segmento de escrituração de micro e pequenas empresas podem aderir à carta de responsabilidade de administração.
Entretanto, para os profissionais que atuam em outras empresas, é preciso seguir algumas linhas do documento e formalizar o termo a utilizar. Assim, é necessário incluir os dados da empresa contábil que está prestando o serviço e os dados da empresa que está contratando o serviço. Entre eles o CNPJ e razão social, além do período de abrangência do termo.