obrigações acessórias para empresa inativa

Obrigações acessórias são declarações que devem ser feitas mensalmente, trimestralmente e anualmente, onde deve constar informações sobre a empresa.

Essas obrigações devem ser declaradas ao Governo, na esfera federal, estadual ou municipal, seu principal objetivo é fazer com que o próprio contribuinte, no caso a empresa, declare as informações solicitadas.

Essas informações podem ser sobre receita efetivada, impostos apurados, informações trabalhistas, movimentação dos empregados na folha de pagamento e encargos gerados sobre os salários pagos.

Também existem as obrigações tributárias principais, como o pagamento de tributos em si, como impostos, taxas, contribuição, e outros. Já as obrigações tributárias acessórias, documentará o pagamento de cada tributo para fiscalização.

Vale lembrar que essas obrigações variam de acordo com o modelo tributário da empresa. Agora que você já sabe o que são obrigações acessórias, eu vou te mostrar quais são elas, e quais os prazos.

Obrigações acessórias do Simples Nacional

Começando pelas obrigações acessórias do Simples Nacional, que contém as seguintes obrigações acessórias:

DEFIS

A Defis, é a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, ela deve ser entregue todos os anos até o dia 31 de março do ano subsequente.

Essa obrigação tem por objetivo comunicar e comprovar ao Governo Federal, através da Receita Federal, a empresa do Simples Nacional recolheu, em conformidade com a lei, os devidos tributos no ano-calendário anterior.

Também deve conter na DEFIS, informações sobre a quantidade de despesas que a empresa teve, a distribuição societária dos sócios, quantidade de empregados no período, entre outras.

DAS

O DAS, é o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, que nada mais é, que uma guia de recolhimento que unifica todos os impostos que devem ser pagos por uma empresa optante pelo Simples Nacional.

Incluindo os seguintes tributos:

IRPJ: Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica
IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados
CSLL: Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
Cofins: Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
PIS: Programa de Integração Social
CPP: Contribuição Patronal Previdenciária
ICMS: Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e Sobre Prestações de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação
ISS: Imposto sobre Serviços de Qualquer Natureza

DIRF

A DIRF é a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. Ela é enviada anualmente para as empresas que fazem retenção do imposto (IRRF) e opcionalmente as contribuições retidas de seus fornecedores.

DESTDA

A DESTDA, é a Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquotas e Antecipação, é uma obrigação responsável pelo recolhimento do ICMS das diferenças de alíquotas entre estados e substituição tributária.

O Simples Nacional também deve entregar as seguintes declarações acessórias:

ECD (facultativa);
EFD ICMS/IPI;
Sefip/GFIP;
ECF;
Dirf;
Rais
Caged

Obrigações acessórias para o Lucro Presumido

As empresas do Lucro Presumido possuem mais obrigações do que para as empresas do Simples Nacional, como:

DES

A DES é a Declaração Eletrônica de Serviços, uma declaração municipal utilizada para declarar ao fisco o total de serviços prestados no mês. Vale ressaltar que essa obrigação só é exigida para algumas prefeituras.

DCTF

DCTF ou Declaração de Débitos Tributários Federais, declaração de competência da União, que contém informações relacionadas aos impostos federais, como IRPJ, IRRF, IPI, CSLL e outros.

EFD Contribuições

É uma obrigação federal que deve ser enviada pelas empresas na escrituração da contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, bem como para a escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, incidente nos setores de comércio, serviços e indústrias, no acolhimento de receitas referentes aos CNAEs, atividades, serviços e produtos (NCM) nela relacionados.

SPED FISCAL

É um sistema, que deve encaminhar ao governo federal as apurações de IPI e ICMS. Alguns estados dispensaram a entrega da GIA (Guia de Informações e Apuração). Somente requerem a entrega do SPED FISCAL.

GIA ESTADUAL

Guia de Informações e Apuração de ICMS. Serve para informar ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes a respeito do ICMS. Estão obrigados somente os contribuintes que possuem inscrição estadual.

GIA – SUBSTITUIÇÃO TRIBUTÁRIA

Esta é a Guia de Informações e Apuração de ICMS-ST. Serve para informar ao governo estadual as apurações individuais dos contribuintes a respeito do ICMS-ST. Estão obrigados somente os contribuintes que realizam a venda de produtos sujeitos aos regimes de ST (Convênio ICMS 92/2015).

LFE

LFE é o Livro Fiscal Eletrônico, uma obrigação acessória que se estabelece apenas para as empresas de Brasília, serve para informar a receita todo contribuinte que constam ICMS e/ou do ISS no Distrito Federal.

SISCOSERV

É o Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio.

Obrigações acessórias do Lucro Real

Existem obrigações acessórias do Lucro Presumido que também se aplicam para as empresas do Lucro Real:

DES
GIA
DCTF
EFD Contribuições

Além desta, existem

SINTEGRA

O Sintegra é o Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços, direcionada aos contribuintes que estão sujeitos ao recolhimento de ICMS, e que utilizam o PED.

EFD ICMS/IPI

O EFD ICMS/IPI, é a Escrituração Contábil Digital, essa declaração substitui a escrituração de alguns livros de papel, como:

Registro de Entradas;
Registro de Saídas;
Registro de Inventário;
Registro de Apuração do IPI;
Registro de Apuração do ICMS;
Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente (CIAP) e o de Controle de Produção e Estoque.

Sefip/GFIP

O Sefip/GFIP, Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social, consiste em uma declaração com informações trabalhistas relativas ao FGTS e à Previdência Social, obrigatória para todas as empresas.

CAGED

O Caged, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é responsável por informar as demissões e admissões dos funcionários registrados pelo regime CLT.

ECD

A ECD, Escrituração Contábil Digital, também é uma obrigação federal do SPED, substitui as escriturações que aconteciam via papel para os seguintes livros:

Livro Diário e seus auxiliares;
Livro de Balancetes Diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos;
Livro Razão e seus auxiliares.

ECF

A ECF, Escrituração Contábil Fiscal, substitui a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ) e informa as operações que influenciam na composição da base de cálculo e do valor devido do Imposto sobre a Renda da Pessoa Jurídica, IRPJ, e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, CSLL.

Dirf

A Dirf, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, é uma declaração que informa junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil as retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa.

Rais

A Rais, Relação Anual de Informações Sociais, é responsável por garantir que o governo tenha controle sobre as atividades trabalhistas do país, identificando o trabalhador que tem direito ao abono salarial PIS/Pasep.

DIRPF

A DIRPF, Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, é aplicada aos sócios de empresas que fazem parte desse sistema.

Prazos para entrega das obrigações acessórias

As declarações acessórias precisam ser entregues em diferentes épocas do ano:

Declarações acessórias mensais

GIA, Guia de Informação e Apuração do ICMS:

I – finais 0 e 1 – até dia 16;

II – finais 2, 3 e 4 – até o dia 17;

III – finais 5, 6 e 7 – até dia 18;

IV – finais 8 e 9 – até dia 19.

Sintegra: até o dia 15 do mês subsequente ao período da apuração.

EFD ICMS/IPI: até o dia 25 do mês subsequente ao período da apuração.

DCTF: até o 15º dia útil do 2º mês subsequente ao mês de ocorrência dos fatos geradores.

EFD Contribuições: até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao de referência da escrituração

Sefip/GFIP: até o dia 7 de cada mês, prazo que também serve ao pagamento da GFIP – Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social.

GPS: até o dia 20 de cada mês.

Caged: até o dia 07 do mês subsequente ao mês de referência das informações.

Declarações acessórias anuais

ECD: até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.
ECF: até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira.
Dirf: até o último dia útil de fevereiro de cada ano. Comprovantes de rendimentos gerados pela DIRF devem ser entregues aos beneficiários também até o último dia útil de fevereiro de cada ano para realização da Declaração de Imposto de Renda.
Rais: até o início do mês de março de cada ano.
DIRPF: até o último dia útil do mês de abril.

A empresa que está inativa ou sem movimentação dos negócios também é obrigada enviar obrigações acessórias vinculadas à área trabalhista e previdenciária? A resposta é simples e direta: sim!

É importante que todo empresário saiba que, mesmo que seu empreendimento não tenha mais movimentações ou que a instituição não esteja mais em pleno funcionamento, é primordial manter em dia a entrega das obrigações para o Fisco.

Portanto, as empresas deverão proceder regularmente ao envio das obrigações “Sem Movimento” mesmo que não possuam: i) empregados celetistas contratados, ii) retirada de pró-labore por parte de sócios ou diretores, iii) contratação de prestadores de serviços – tais como estagiários, trabalhadores autônomos e prestadores de serviços mediante cessão de mão de obra e/ou empreitada.

Detalhamos a seguir aspectos importantes de como proceder com o envio das obrigações:

eSocial

Conforme Manual do eSocial, a situação “Sem Movimento” para o declarante só ocorre quando não há informação a ser enviada, para o grupo de eventos periódicos S-1200 a S-1280, em relação a todos os estabelecimentos, obras ou unidades do declarante.

Neste caso, o declarante envia o evento S-1299 como “Sem Movimento” na primeira competência do ano em que esta situação ocorrer. Caso esta situação ocorra antes do início da obrigatoriedade do envio da DCTFWeb, o declarante deve enviar o S-1299 como “Sem Movimento” na competência do início dessa obrigatoriedade.

Os obrigados ao eSocial, que no início da utilização não tiverem empregados, nem quaisquer fatos geradores de contribuição previdenciária, nem de imposto de renda, devem enviar, durante a implementação progressiva do eSocial, o evento S-1000 na primeira fase de envio dos eventos e o evento S-1299 sem movimento na primeira competência em que o envio dos eventos periódicos se tornar obrigatório.

Caso a situação “Sem movimento” do declarante persista nos anos seguintes, o declarante deve repetir o procedimento de envio do S-1299 sem movimento na competência janeiro de cada ano, exceto para empregador pessoa física, cuja informação é facultativa.

Em razão de legislação específica, o Microempreendedor individual – MEI que não contrata segurado está dispensado de enviar os eventos S-1000 e S-1299, com a informação “Sem movimento”. Também está dispensada do envio dessa mesma informação a pessoa física, ainda que tenha inscrição no CAEPF, que no início da obrigatoriedade do eSocial, encontra-se na situação “Sem Movimento”.

DCTFWeb

No período de apuração em que não houver fatos geradores a declarar, a DCTFWeb deve ser gerada com o indicativo “sem movimento”, a partir do preenchimento e transmissão dos eventos periódicos de fechamento das escriturações digitais.

Após a transmissão do eSocial ou da EFD-Reinf sem movimento, o sistema gera automaticamente a DCTFWeb sem movimento, que fica na situação “em andamento”, na tela inicial.

Transmitida a DCTFWeb sem movimento, esta terá efeito até que ocorra nova obrigatoriedade de declarar. Se o contribuinte continuar inativo, deve enviar novamente a DCTFWeb sem movimento no período de apuração de Janeiro dos anos seguintes, enquanto perdurar a ausência de fatos geradores.

É importante esclarecer que o contribuinte pessoa física que entrega a sua declaração por meio de seu CPF é dispensado da apresentação de DCTFWeb sem movimento. MEI só apresenta sem movimento se já tiver apresentado com movimento antes e não precisa renovar anualmente.

Por fim, ressaltamos que, por mais burocrático que nosso sistema possa ser, todas as empresas têm o dever de prestar informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. E tal procedimento deve acontecer de forma regular, respeitando todas as regras, dentro dos prazos pré-estabelecidos. Por isso, é de extrema relevância uma assessoria técnica e especializada na área contábil para que a pessoa jurídica esteja de dentro da lei e evite sérios problemas com a Receita Federal.

Por Vanessa Bastos, supervisora da área trabalhista da De Biasi Auditoria e Consultoria.