Pequenas e médias empresas são um dos pilares para o crescimento da economia, mas com recursos e orçamentos apertados, muitas enfrentam desafios na gestão de suas finanças. Uma das maneiras de otimizar a organização dos dados financeiros é a digitalização, concentrando os documentos em um local seguro e que possa ser acessado por integrantes da equipe. Com os sistemas certos em vigor e que estejam dentro do orçamento, as pequenas empresas podem otimizar seus sistemas de contas para que possam receber e realizar pagamentos com precisão e rapidez.
De acordo com a pesquisa da BizSugar, 36% das PMEs gerenciam suas finanças manualmente ou no papel, um método que consome muito mais tempo e com mais predisposição para erros. Segundo pesquisa da Zoho com 400 empresas brasileiras, 19% considera o custo alto na contratação de softwares, o que impossibilita a adoção.
Os maiores desafios enfrentados pelas pequenas empresas
Muitas empresas usam métodos manuais, como documentos ou planilhas para criar e gerenciar faturas, mas esse processo consome tempo. Por exemplo, um usuário pode ter que salvar vários documentos na área de trabalho e enviar anexo por e-mail. Além disso, os métodos manuais limitam os sistemas de pagamento flexíveis. Ao receber um pagamento dos clientes, a empresa terá que atualizar manualmente todos os cadastros, o que demandará tempo e esforço. Já o uso de um sistema permite que a empresa se conecte a uma plataforma de pagamentos que atualiza entradas e saídas automaticamente.
Manter-se atualizado com as leis tributárias e as regras fiscais específicas, especialmente com novas conformidades e alterações, pode ser um desafio com processos manuais ou quando a empresa simplesmente não têm recursos. O uso de um software de faturamento que atualiza novas porcentagens de imposto e quaisquer outros requisitos regulatórios economiza muito tempo para as empresas e evita multas onerosas cobradas pelo governo.
Com tantos problemas para controlar, as empresas podem se sentir sobrecarregadas. Abaixo estão 4 maneiras de as empresas simplificarem suas finanças e começarem a aliviar as cargas de custo e tempo, agilizando seus negócios.
1. Digitalização
Ao mudar de métodos manuais e baseados em papel para softwares na nuvem, as PMEs colherão os benefícios de reduzir o tempo gasto na criação de faturas, eliminando erros. Softwares de faturamento online permitem que as transações comerciais sejam atualizadas e disponibilizadas a qualquer momento, o que permite que as empresas tenham trilhas de auditoria completas de suas contas a receber. Também permite que as empresas criem tarefas como a emissão de reembolsos, otimizando o tempo que leva para enviar orçamentos. Ter itens atualizados, registrados e acessíveis permitirá eficiência e informações mais precisas, um requisito crítico ao lidar com finanças.
2. Automação
Com a digitalização, as empresas podem automatizar recursos recorrentes, como lembretes de pagamento e faturas recorrentes. Para dar um passo adiante, pagamentos de clientes e registro de despesas recorrentes também podem ser automatizados para eficiência. Com o trabalho remoto, muitas empresas têm lutado para manter a colaboração tão forte quanto era pessoalmente e os métodos manuais apenas aumentam as dificuldades de colaboração. Ao usar uma plataforma que inclui recursos de colaboração integrados, como seções de comentários e guias de transações, os funcionários podem trabalhar em conjunto e aumentar a produtividade.
3. Recursos colaborativos
Outra questão é o desafio de garantir privacidade, onde membros específicos da equipe tenham acesso a determinadas informações financeiras confidenciais, enquanto outros não. Para isso, as ferramentas de finanças permitem que as empresas definam o acesso baseado em funções específicas para definir o que cada pessoa pode ver e modificar.
4. Aprimorar as experiências do cliente
Criar um processo de faturamento ideal só aumentará a fidelidade do cliente. Alguns sistemas de faturamento incluem um portal para o cliente, o que permite terem uma visão clara de seu histórico de pagamentos, com todas as suas faturas que foram pagas e visualizar as faturas que ainda estão em aberto. Além disso, um portal do cliente pode ser utilizado para aprovar orçamentos, adicionar comentários e responder às perguntas dos clientes para eliminar e-mails e ligações desnecessárias.
Para crescer e escalar, as pequenas empresas devem modernizar todos os aspectos de seus negócios e apesar de muitos desses pontos possam parecer atraentes, nem todas as empresas têm recursos para digitalizar suas operações financeiras. Buscar uma solução que se alinhe às necessidades do seu negócio permitirá a inovação e o crescimento em maior escala.
Por Jonathan Melo, diretor de marketing da Zoho Brasil
